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交通轨道行业中项目过程管理的应用

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2014年06月13日    作者:郭景裕    来源:才智

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  随着我国轨道交通产业的迅速发展,带动了世界范围内广泛的参与与竞争,对轨道装备业的要求越来越高,项目管理的难度愈来愈大,引入国际先进的管理理念和方法,是不断提高项目管理效率和企业核心竞争力的关键要素,也是保持企业持续稳定健康发展的基础。本文从项目的启动、计划、执行、控制和收尾等五个过程入手,分析项目流程功能与定位、对应关系与接口、关键节点与控制,应用过程方法实施项目管理,通过减少或消除非增值活动来改进组织的效率,达到满足客户的需求目标和目的。


  1.矩阵式组织结构与流程分析


  1.1矩阵式组织结构特点


  项目组织结构在组织工作中乃至整个项目管理中的作用,随着项目组织规模的扩大和业务关系的复杂而日益显著,目前企业采用的职能式组织架构、项目式组织架构、矩阵式组织架构是三种最基本的项目组织结构模式,以矩阵式组织架构为例,研究如何合理有效的进行分工,职责和权限的划分及分工之后的配合与协作关系,是保证项目既定的工作目标和计划中获得最大效率的基础。矩阵式项目组织的特点,是在同一组织架构中把按职能划分部门和按项目划分部门相结合而产生的一种组织形式,矩阵式组织架构具有职能式组织结构的强大技术和管理支持,人员使用较为灵活,具有专业化分工和资源配置效果高等特点;又具管理层分工明确的优点。当项目团队组建后,项目组、职能部门和项目团队成员各自职责和权限的界定,层次分明,有利于组织工作高效的运行。


  1.2项目组织和职能部门的沟通与协调


  项目管理需要更多的协调和沟通,重点解决好两个方面的问题。一是生产制造资源的配置问题。由于职能部门不仅为一个甚至多个项目服务,同时要完成职能部门范围内的工作任务,当这几者之间在人、机、料、法、环、测等资源配置发生冲突时,项目经理与职能部门领导必须对这些冲突迅速做出反应,进行沟通和协调;二是人际关系的协调问题。由于项目经理和职能部门领导管理职能的交叉,项目成员的双重身份,以及不同的领导对项目成员的影响力、控制力不同,人际关系变得复杂,这也需要很好的沟通和协调。


  1.3项目组织流程关键角色定位与作用


  在矩阵式组织结构中,通过组织层次的划分,组织目标也随之呈梯形状的分化。因此,客观上要求每一管理层次都应有明确职责分工。一般项目组织的管理层次分为三层,即项目领导组(决策层),他的作用主要是确定方向、策划未来,激励项目团队、协调重大或重要项目的活动,营造一个良好的内部环境,在组织的所在层次上建立共同的价值、目标、信念等理念。项目组(管理层),负责项目管理的策划、明确职责和权限,确立目标并保证项目的实施和完成,根据确定的目标值评价其绩效状况。职能部门(执行层),负责归口业务运作,提供职能化的技术和管理支持,工具模板的应用,以主人翁的责任感去解决各种问题。


  2.项目管理业务流程的识别与管理


  2.1内外部顾客的识别与接口


  项目组织依存于顾客,理解顾客当前和未来的需求,是满足顾客要求并争取超越顾客期望的基础。顾客是接受产品的组织或个人。供应商、采购者是企业的外部顾客,生产经营活动中前一个过程输出的部门、岗位或员工是企业的内部顾客。因此,在识别并理解顾客的需求和期望的基础上,不断加强与顾客的沟通,根据顾客的满意度及结果,采取相应的对策与措施,建立和深化与客户的关系,增加客户的满意度。


  2.2项目过程的识别与管理


  将项目管理活动和相关资源作为过程加强管理,可以提高项目管理期望的结果,提高实现目标的有效性和效率。在项目管理中,通常将一组输入转化为输出的相互关联和相互作用的活动称之为过程。例如:企业产品设计和开发过程、生产制造过程、质量售后服务过程等。利用资源和管理,将输入转化为输出项的应用的过程,改善相互作用,就是“过程方法”。为了取得项目管理的预期效果,必须系统的识别项目管理的业务过程,明确项目决策层、管理层和执行层的职责和权限,识别项目组与职能部门之间,以及职能部门内部活动的接口,加强与改进资源配置和技术、工具方法等各种要素,其目的是获得持续改进的动态循环,促使项目管理过程的效率和整体业绩得到显著的提高。


  2.3持续改进不断优化


  项目管理实施过程方法控制,持续改进,不断地优化是提升整体业绩的永恒目标。从管理层面说,积极倡导持续改进的管理理念、组织价值观并形成一种制度,从执行层面讲,加强对员工持续改进方法和工具的应用,将持续改进列为常态化管理,并制定可测量的定量指标和奖励办法,对积极参与改进的员工进行表彰,形成员工奋发向上的工作氛围。


  3.项目管理过程方法的应用


  3.1过程关键节点的确定


  实施项目过程方法管理,通过识别项目实施的关键过程、过程的后续发展和持续改进,促使项目组织以顾客为关注焦点,不断提高顾客满意度。项目管理包括三个过程,一是项目领导组过程,包括重大问题的决策、资源配置、管理效率等;项目实现过程,包括项目启动,设计与准备、验证与制造、质保与售后服务等;支持过程包括项目组、相关职能部门对项目过程管理的推动与实施等。项目管理过程如下图1所示。


图1 项目管理过程


  3.2过程管理控制


  在推进项目实现过程中,项目组在加强管理与协调,职能部室在提供职能化支持等方面,应重点把握好对过程的接口和相互作用的过程控制,解决好顾客要求是否得到好评和满足、过程重点是否减少或消除非增值活动、持续改进作了哪些工作、是否获得过程绩效和有效性方面的结果,在客观测量的基础上,持续改进过程。过程管理控制如下图2所示。


图2  过程管理控制图


  3.3项目管理过程方法的应用


  有效控制项目实现过程,按照项目的启动、计划、执行、控制和收尾等五个过程,梳理项目整体管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、采购管理、风险管理、沟通管理、人力资源管理等 9个知识领域,应用 WBS(工作分解结构)、DPS(详细项目进度 )、网络图、资源平衡、决策树等一系列项目管理方法和技术,通过项目管理过程,有效控制项目范围、增强项目的可控性,制定出项目的任务组成,并合理安排各项任务的先后顺序,有效安排资源的使用,特别是项目中的关键资源和重点资源,从而保证项目过程的顺利实施,完成项目时间、成本、绩效、客户接受等关键指标,最大程度达到预期的目标,不断提高项目管理的效率和效益。

责任编辑:weiwei

标签:轨道 过程 交通
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