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丁荣贵

江苏靖江人,工学博士。现任山东大学管理学院教授、博士生导师,山东大学项目管理研究所所长;教育部“新世纪优秀人才”、欧美同学会会员;兼任国际项目管理协会(IPMA)“国际卓越项目管理奖”评估师、美国项目管理协会(PMI)“全球项目管理学位认证委员会”中国委员、中国建筑业协会工程项目管理专家委员、山东省干部教育培训名师、《项目管理技术》杂志编委。

集成项目管理与职能管理

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2014年09月10日   

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  说起项目管理,人们常常会将其与职能管理进行比较来说明其优点。尤其是“项目管理将站到21世纪管理舞台的中央”、“项目管理将横扫职能管理”、“一切都将成为项目”等来自名家的说法更容易使人产生一种感觉:职能管理已成昨日黄花,已经过时了。其实不然。项目管理与职能管理就像是一枚硬币的正反面,只有将它们集成起来才是对企业有价值的。


  项目经理在管理项目过程中必须牢记在心的是什么呢?回答这个问题恐怕每个人都有不同的答案,但是,我不知道“效率”这个词会不会出现在这些答案中。一提起项目,人们很容易想起“独特性”、“临时性”、“风险”等,而“效率”却常常被冷落了。即便是在管理研究界,人们也是在广泛强调“学习型组织”、“以人为本”等,“效率”这个被泰勒等人所欣赏的词汇似乎已成了老古董。然而,项目经理的首要责任是“将项目正确地完成”而不是去“完成正确的项目”,后者是项目发起人或客户的责任。也就是说,判断项目成果能否产生效益的是项目发起人或客户的事,对项目经理而言重要的是“执行”,是保证高效率地完成项目。“效率”应该成为项目管理的一个关键词,对于多项目管理来说更是如此。


  如果企业只需要完成单个项目,要提高该项目的效率是较易办到的,它主要属于项目管理的范畴。但是,随着环境变化速度的加快、企业创新意识的增强和竞争程度的加剧,企业在完成日常工作的同时还必须不断发起新的项目,要同时提高多个项目的效率就不那么容易了,决定项目效率的很多因素超出了项目管理的范围。


  多项目的效率取决于各项目对企业资源的调度和使用效率。要提高企业整体的项目效率,必须集成好职能管理和项目管理,而不能将着力点局限在项目管理方面,因为资源的培育和提供是由职能管理完成的,而资源的调度和使用则是由项目管理完成的。


  在所有的企业资源中,最能影响项目效率的是人力资源和知识资源。


  人力资源对项目的重要性不言而喻。既能提高员工的满意度又能降低人力资源成本是所有企业都期望的。然而,在企业同时有多个项目时,人手不够与人手浪费现象却常常并存,其中由于不恰当的人力资源使用方式造成的浪费是普遍存在的,也是亟待解决的。


  两年前,美国一家著名公司到中国来挑选一家承担软件外包项目的企业,我作为一家重点软件企业的管理顾问参加了谈判。美方问的一个简单问题我至今仍记忆犹新:“贵公司的系统分析员一小时的工资是多少钱?”众所周知,在企业中,我们一般只知道每个岗位一个月的工资是多少钱,而很少能够细致、精确到一小时的工资为多少钱(当然,钟点工是另外一回事)。正因为如此,在我们的软件开发项目中,常常是项目组成员既承担了系统分析的任务,又承担了系统设计的任务,还可能承担了编程、测试、安装等任务。这些“复合型”人员尽管大部分时间是在做编码,但由于他们的级别属于系统分析员或设计员,我们可能仍然需要按照系统分析或设计人员的水准付酬。此外,项目组成员被“铆”在项目中难以脱身的现象比比皆是,即使项目结束了,项目组成员也常常被迫去处理那些项目的遗留问题。这些都说明了我们在对有限的人力资源的使用上是很奢侈的。


  要提高人力资源的使用效率,必须对企业人力资源进行专业分工并定义其能力等级,只有这样才能够让他们去做他们该做的事。定义、划分和培育具备各种专业技能的人员是职能管理的责任,而不是项目管理的责任。当然,项目管理需要就完成项目需要何种人力资源、何时需要、需要多少、何时释放等问题提出准确的计划。只有职能管理和项目管理有效地集成起来,才能够使项目所需人力资源“来得了,干得好,走得成”,项目的人力资源使用效率才能提高。


  与人力资源的重要性广为人知相比,知识资源还没有得到应有的重视。怎么让项目组成员迅速进入角色、迅速发现问题、迅速拿出解决方案、迅速提交项目成果是企业而不仅仅是项目经理们要考虑的问题。速度的敌人是变化,而变化的克星是知识。要提高以上几个方面的速度,企业必须善于从不同的项目中寻找共同点,并将处理这些共同点的经验和方法提炼、固化为企业知识。


  在同一企业中,尽管项目之间各不相同,但有许多项目在较高层次上是相似的。如果企业能够花费较大的气力去编制涵盖这些同类型项目内容的标准WBS,那么,这样的WBS就成了企业的一种知识资产。根据项目的实际情况对标准WBS进行裁剪就可以迅速得到具体项目可以采用的WBS。不仅如此,这些WBS中的项目工作说明书也同样是企业的知识资产。如果这些工作说明书能够定义得很清楚,那么新加入项目组的成员就能够据此迅速确定其工作内容和明确其工作标准。这些企业知识形成以后,项目经理们就能够迅速界定项目范围、可靠进行项目预算,就能够弥补他们在新项目方面经验的不足。这些知识资产不仅提高了项目效率,也提高了项目的可靠性,降低了项目风险。


  除了WBS外,企业需要积累的知识还包括项目的风险档案、项目经验/教训库、项目管理工具、项目管理流程等。积累这些知识同样需要职能管理与项目管理的密切协作。如果只是依靠项目管理,得到的知识将是个案的;如果只是依靠职能管理,这些知识将无从获得。


  要提高项目效率,需要集成项目管理和职能管理,需要项目经理和职能经理都为此尽到责任。如果你是项目经理,相信你会同意这一点。现在需要做的是尽快说服你所在企业的职能经理们也承认这一点,让他们也愿意承担起这个责任。


责任编辑:师冬平

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