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综合项目管理信息系统概述

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2014年06月15日    作者:包晓春    来源:项目管理评论网

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  一、综合项目管理信息系统的概念


  管理信息系统(MIS)是企业在管理领域中应用计算机在数据处理系统的基础上发展起来的面向管理的集成系统。它是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。综合项目管理信息系统也是一种管理信息系统。


  综合项目管理信息系统是指以项目管理为核心的、以解决项目管理综合业务为宗旨的、给组织提供综合项目管控的集成管理信息系统。综合项目管理信息系统从广义的角度可以理解为包含项目管理软件的集成应用系统或项目管理解决方案,从狭义的角度也可以理解为涵盖多个项目管理业务领域的应用软件。综合项目管理信息系统软件是管理软件而非工具软件。


  目前市场上一些项目管理软件系统(如P3、EXP、MS Project等)为项目团队或企业提供了较为专业的项目计划、合同费用等辅助管理功能,但是还不能算做综合项目管理信息系统,只能算做项目管理工具软件。这是因为一方面由于软件涵盖的业务领域较为单一、业务集成度低,另一方面软件的平台化功能(如表单、流转、综合报表、事务处理等)较弱、操作专业性要求高,尚不能满足组织综合项目管控的需求。


  二、综合项目管理信息系统对项目导向型企业的作用与意义


  综合项目管理信息系统的出现是项目管理软件在组织中应用的必然产物,综合项目管理信息系统软件是项目管理软件的提升。综合项目管理信息系统的出现为项目导向型企业的管理信息化带来美好的前景,为组织的项目任务管理带来了综合解决方案,为组织的项目任务与运营任务的有机协调与管理带来很好的示范效果。


  综合项目管理信息系统的出现,使项目管理技术及软件从具体项目的应用提升到企业组织层面的应用,并为利用项目手段落实企业战略管理、实施精细化的绩效管理提供了有用的管理辅助系统。


  综合项目管理信息系统可为组织的不同层面(决策、管理、作业)、层级提供决策支持、信息共享、工作协同、数据采集等信息化体验及支持。综合项目管理信息系统一般包含项目信息门户(Project Information Portal,PIP)、项目总控信息系统(Project Control Information System,PCIS)、项目管理信息系统(Project Management Information System,PMIS)的功能。


  三、与传统MIS及其他管理系统的差异


  传统MIS往往根据企业的管理需求定制开发,因而企业的MIS系统往往随着组织的变迁、IT技术的进步而被弃用。随着商品化管理软件的发展形成了各种门类的管理系统(如ERP、CRM等),这些管理软件一般均以流程、数据为中心开展管理。目前,各种组织在开展MIS建设时,往往选择一些管理软件进行集成。


  综合项目管理信息系统有别于其他管理系统的关键在于以“任务”(项目、工作包、作业、管理事务、事件)为中心,采用项目管理技术支持组织的项目管理及组织的项目化运作。


  四、综合项目管理系统的基本结构


  1.分层金字塔交错结构


  对于任何组织,组织管理至少分为三个层次,即决策层、管理层、作业层。决策层为了实现战略管理,需要管理系统提供决策支持,需要综合汇总信息,对管理问题及其关联事项深入挖掘。对于管理层,由于业务管理的专业性要求,往往按职能进行专业管控,需要信息系统提供专业应用与管理支持。对于作业层,需要根据任务特点,记录任务执行过程信息,按照业务管理需求记录填报各类表单。对于组织构成来说,肯定是金字塔结构;信息量也是越到低层,总体信息量越大。因此,综合项目管理信息系统也是分层金字塔结构;组织中不同层面的人员均需围绕企业的任务开展工作,管理、作业间存在纵横交织的关系,因而综合项目管理系统的结构是分层金字塔交错结构。


  2.功能结构


  综合项目管理信息系统从使用者的角度看,总是具有多种功能,这些功能之间又有各种数据关系,形成一个有机的系统。一般管理信息系统在核心系统的基础上均有若干子系统或功能模块构成,这些子系统或功能模块是可以分拆和组合的,因而综合项目管理信息系统的结构也具备功能结构。


  3.过程结构


  过程是逻辑上相关的活动的集合,企业的项目活动、运营活动均可用过程加以描述。企业的项目获取(经营)过程、项目实施策划过程、物资采购过程、合同管理过程等均是典型的业务过程。这些过程相互衔接,构成了一个过程网络。过程网络是否优化,关系到企业的效率;过程的一致性决定了产品质量的一致性。因此,管理活动的一个重要方面就是对企业过程进行优化重组(BPR)与标准化。


  一个优秀的综合项目管理信息系统应该能够充分反映企业的业务过程,使之清晰准确,并能对之进行优化,能够消除手工业务过程中的瓶颈,提高业务过程的效率。它通过实施严格的过程并保留质量记录,使企业获得更大的竞争优势。


  五、综合项目管理系统的基本特点


  综合项目管理信息系统以项目管理为核心开展综合业务管理。一般综合项目管理信息系统具备PIP、PCIS和PMIS的有关功能。有关PIP、PCIS、PMIS的概念及内涵可参考有关资料,从总体上来说,综合项目管理信息系统具有集成性、任务协同、合同/费用管控、辅助决策、全面记录的特点。


  1.集成性


  由于项目管理过程牵涉企业管理的方方面面,因此综合项目管理信息系统均以项目管理为中心包含多种管理业务,业务的集成度较高。综合项目管理系统软件要么自身具备相应的业务管理功能,要么通过系统集成实现专业的业务管理软件与系统紧密集成。


  2.任务协同


  任务协同是综合项目管理信息系统的一项显著特点,其主要表现为项目执行的主体计划(通常使用网络计划技术编制)与管理业务流程有机结合,使得企业围绕项目运作的各项业务在时间上能够整合,能够真正实现工作协同。使用网络计划技术进行项目计划管控与综合协调,可使企业的业务管理流程的启动与终止、资源(金)需求的预测与协调更加科学。


  3.合同/费用管控


  合同/费用管控是综合项目管理信息系统的另一项显著特点,通过结合项目的费用估算、预算、合同、实际的综合管控,可解决项目导向型企业的经营目标与项目履行的有机结合问题及大型工程建设的投资管控问题。通过各种不同类型合同的有效管理,使企业(大型工程)的收入与成本得到很好的管控,促进客户关系的改善与企业信誉的提高。


  4.辅助决策


  综合项目管理信息系统一般具有企业多项目、项目群及项目组合管理功能,通过项目监控与预警、项目问题跟踪、项目组合分析等功能,可为决策层提供辅助决策参考。


  5.全面记录


  综合项目管理信息系统一般具有围绕项目业务过程全面记录功能,这些信息数据的积累,可为业务过程的优化、企业知识的积累提供基础。全面记录也为通过综合项目管理信息系统进行业务过程的追溯、信息检索带来了便利。


责任编辑:李静

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