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项目干系人分析的“四步法”

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2014年06月11日    作者:卢毅    来源:项目管理技术

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  0 导入案例


  某市财政局局长在参加了一次信息化专题研讨会以后,开始反思本单位的信息化问题:自己对局里的信息化一直很重视,每次开会都将信息化挂在嘴边,每年信息化预算和实际投入都非常大,财政局里各部门也都积极加入到了信息化建设中来。局里对信息化人才队伍也非常重视,三年前就成立了信息中心并负责信息化的工作。但目前信息化的结果却不尽如人意,各部门都分别立项建立了本部门的信息系统。财政局的收支两条主业务流程在多个独立的系统里却无法顺畅地实现,分散的信息不利于掌握全局。局长决定由某位排名较靠后的副局长负责信息化整合工作。这位副局长分析了整个项目情况后,先从某部门提拔了一位“不怕死”且有足够能力的人做信息中心副主任,由他负责信息化的具体推进工作。然后通过招投标选择了一家信息化建设合作伙伴,来完成内部信息系统整合这个艰巨的项目。假如你就是这个项目的乙方项目经理,你将如何开展工作?


  1 无遗漏地识别出项目干系人


  很多人如果有机会做这个项目的乙方项目经理,很可能接手这个项目后,马上就会着手开展一系列工作:项目启动、编制计划,然后按照项目计划执行,中间做些项目控制工作,最后就等着项目收尾和收款了。其实,中国的项目一般都特别复杂,每个项目都会涉及很多的项目干系人,每个干系人又会顾及项目对自己产生的不同程度利害影响。因此,必须从只关心做事转移到非常关注项目干系人。项目管理的首要任务就是全面识别出项目干系人及其角色!项目一开始绝对不是忙着启动和编制计划,一切项目管理活动首先着眼于干系人!只有从项目干系人识别开始分析,才有可能将项目做成功。

 

  作为项目干系人分析的第一步,需要先仔细识别出本项目的全部干系人。项目经理需要对项目干系人有一个全面的了解,在心中有一张完整的项目干系人结构图,以后无论是启动、计划还是执行、问题处理和收尾,都需要系统全局地思考问题,切忌头痛医头、脚痛医脚。

 

  在项目干系人识别中,对甲方项目干系人的识别和分析更是重中之重,在本文中将重点集中在对甲方干系人做重点分析。通过对上面案例分析,可以画出一张甲方项目干系人结构图,如图1所示。

 

  图1 甲方项目干系人结构图

 

  在识别出项目干系人之后,还需要分析干系人之间的关系和历史渊源,如果不做这进一步的分析,会在项目过程中遇到不小的麻烦。比如在上述案例中,信息中心主任就是局长三年前提拔起来的,而且和局长的关系非常不错,只是业务能力有些不足而矣。信息中心主任很担心这个整合项目一旦由信息中心副主任做成功了,对自己今后会有很大的影响,从心理上就希望项目做不好,从行动上也倚仗局长处处对项目设置障碍。有几个部门领导对系统整合也不太支持,认为不仅剥夺了自己本部门系统的建设权,而且以后业务运作都处在领导监控之下,自然就不怎么好好配合项目了。

 

  通过以上对干系人的识别和初步分析,我们可以看出,如果不能对项目干系人进行无遗漏地识别,仅仅关注项目具体事情和计划,项目出了问题可能都不清楚问题出在哪里了。项目干系人结构图为项目经理描绘了甲方项目干系人的全景,为进一步对干系人进行分析,为更好地把握项目管理打下了一个很好的基础。


  2 按重要性对干系人进行分析


  在全部识别出了项目干系人及其角色之后,经验丰富的项目经理马上就会想到他们的重要性是不一样的,他们在项目的不同阶段对项目目标达成的影响程度是有很大差别的。按照一般项目的干系人分类方法,项目的甲方干系人主要有如下几类:出资人、决策者、辅助决策者、采购者、业务负责人、业务人员、技术负责人、技术人员、使用者等,他们的不同身份会因甲方组织的情况不同和项目的不同,将对项目产生不同程度的影响,这就需要具体情况具体分析了。

 

  作为项目干系人分析的第二步,就是需要分析出本项目干系人的重要程度。在上面提到的案例中,只要细加分析,不难理出项目干系人的重要程度,具体分析结果可以参看图2所示。不同的人可能会得出不同的顺序,最后管理的重点也就不同了,这就更说明这一步分析的重要性。

 

  图2 甲方项目干系人重要性排序图

 

  通过上面的分析,我们可以看到甲方项目干系人在本项目中的不同重要程度。对比较重要的干系人,我们要对他们的全部需求做比较详细的分析,以便能更好地获得他们的支持。比如本案例中最重要的局长,说出来的需求是将信息系统整合好;没说出来的需求是最好不要否定他三年前提拔的信息中心主任,否则有领导决策错误之嫌;另外就是局长也有一些无意识的需求,如果我们能分析出来,并能以可接受的代价替局长考虑更周全,那就会让局长感动,项目也就好做多了。副局长和信息中心副主任说出来的需求也是将信息系统整合成功,但他们未说出来的需求就有些不同了。副局长未说出来的需求是希望很快能出政绩,为自己排名靠前争取更大的机会,为以后接任局长提供更大的胜算。信息中心副主任由于刚刚提拔上来,未说出来的需求自然是新官上任的第一把火要做好,这为在信息中心站稳非常重要,他自己也会全力协助推进项目的,他的“不怕死”的性格特点将会起到很大的作用。而其他人员如各部门人员和信息中心技术人员就不必花同样的力气去分析了,因为项目经理的时间和精力毕竟有限,需要重点处理好与重要干系人的关系,让他们满意甚至感动,这对项目成功将增加很多几率。

 

  此外,还需要注意的就是有些干系人虽然不那么重要,对推进项目也起不到什么实质性的作用,但项目经理也不能忽略他们的一些需求。他们一旦对项目起反作用,利用在一些重要干系人身边并影响他们对项目的判断,后果也同样严重。所以,项目经理在分析重要项目干系人的同时,一定也不要忽略了一些不怎么重要的干系人可能的影响。

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