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论项目管理中良好沟通的策略

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2014年06月03日    作者:曾瑛    来源:审计与理财

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  在项目管理中,沟通不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通,良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面,这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。


  一、建立良好的沟通体系


  一般而言,在一个比较完整的沟通管理体系中,应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。项目管理培训项目沟通计划是项目整体计划中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽视。很多项目中没有完整的沟通计划,导致沟通非常混乱。有的项目沟通也还有效,但完全依靠客户关系或以前的项目经验,或者说完全靠项目经理个人能力的高低。然而,严格说来,一种高效的体系不应该只在大脑中存在,也不应该仅仅依靠口头传授,落实到规范的计划编制中很有必要。因而,在项目初始阶段也应该包含沟通计划。


  在编制项目沟通计划时, 最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响,比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告, 那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响,因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户,而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好,都需要细致分析,种种情形都要考虑到,分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求, 这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。


  二、进行积极有效的沟通


  在涉及到沟通管理的目的就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目组内部的信息畅通。在这个过程当中,项目经理责无旁贷的成为信息传输的中心和中转站,同时又要避免成为信息流通的瓶颈。笔者认为项目的沟通主要包括与业务部门的沟通、与部门领导的沟通、项目组内成员之间的沟通、与外联公司的沟通和与其他兄弟部门之间的沟通等等。


  (一)与相关业务部门的沟通


  与相关业务部门的沟通一般从项目前期阶段就开始了,在这工作当中,有以下几点需要注意:


  1.充分分析相关业务部门的需求,以及需求的重点部分,沟通做到有的放矢。


  2.让对方在一定程度上了解项目组的现实情况,有困难一定先提出来,增进双方的相互理解。


  3. 在需求沟通中,业务的专家地位可能不很明显,项目组在有条件的前提下可以更加深入的参与业务需求讨论,甚至引导需求,即技术引导业务。


  4.在项目过程当中形成前期积极进行需求挖掘,中期合理安排客户体验,后期协调验证测试的良性循环。


  5. 如果沟通效果不理想,要及时上升问题的高度,寻求各级相关领导和职能部门的协助,合理的借用外部力量达到项目组的既定目标。


  例如某项目:时间非常紧,任务也很重,而且需求不明确,配合公司由于商务问题不能及时支持,可以说困难重重。但从项目开始到结束,项目组在项目经理的领导下与业务代表时刻保持着紧密的沟通,对于存在的各种问题从不拖延解决, 每天将项目各阶段的进度情况发与项目干系人了解,保证各方面信息的一致性。项目组成员包括业务人员短期内成为了一个团结而紧密的团体,业务人员也能够了解项目组成员为此付出的努力,并打下了良好的客户基础。


  (二)与部门领导的沟通


  与部门领导的沟通在项目管理过程当中是不可避免的,由于目前中心的矩阵结构管理模式中,职能部门的权限要大于项目经理的权限,所以项目经理在项目管理中一定会不断的和各职能部门经理打交道, 同时项目经理还要定期的向本部门领导汇报项目情况,寻求项目支持。笔者认为与部门领导的沟通有以下几点需要注意:


  1.寻求支持的邮件一定要简练的描述清楚问题的关键所在,需要领导哪方面的具体支持,最好根据具体问题给领导1~3 个选择,并指出项目组倾向于哪个选择,原因是什么,而不是把问题直接扔给领导。


  2.一定要清楚各级领导的权限和角色,解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导,避免信息同时发布多个领导,造成领导之间的沟通成本加大,影响问题的解决效率,增加领导协调解决问题的难度。


  3. 对于有些问题,不要一味的向领导妥协,不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作,这既是对工作的负责,也是对领导、对项目组的负责。


  (三)与项目组成员之间的沟通


  对于项目经理来说, 规模较大的项目主要是与各应用的专业经理以及架构师之间的沟通。


  《南昌卷烟厂除异味设备改造项目》在系统测试阶段,开发经理和测试经理关于提交的测试问题数量存在争论,开发经理认为测试部门提交问题重复,且数量过多;而测试经理认为项目办对于测试部门给出了测试标杆值,他是按照这个来执行的,而且他认为开发经理一味偏袒开发人员,且拒绝修改的问题答复过于简单。


  从这个案例当中, 笔者认为关键在于项目经理接收到各方面信息之后,不要急于做出结论,因为这个结论很可能是以偏概全或者根本就是错误的,要对信息进行有效的确认。同时在沟通过程当中项目经理要做到立场的合理切换,有时候要站在项目的立场上、有时候站在专业经理的立场上。最后一点就是要坚持项目管理过程当中的公正、公平原则,对项目所涉及应用不偏不倚,只谈问题的解决不谈其余的个人问题。


  三、使用有效的沟通方法


  要增加沟通成功的可能性, 使项目工作能按计划正常的开展,就必须注意使用有效的沟通方法。


  沟通方法分为以下几种:


  1.书面、口头;


  2.会议、邮件、视频、电话;


  3.正式、非正式。


  书面沟通一般在以下情况使用: 项目团队中使用的内部备忘录, 或者对客户和非公司成员使用报告的方式,如正式的项目报告、年报、非正式的个人记录、报事帖。书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动,一般在描述清楚事情的前提下尽可能简洁,以免增加负担而流于形式。口头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论等。这一方式简单有效,更容易被大多数人接受,但是不像书面形式那样“白纸黑字”留下记录,因此不适用于类似确认这样的沟通。


  在实际操作当中,没有一定之规,项目经理应该根据具体情况,采取不同的方式,最终目标就是要达到最好的沟通效果。从目前使用频率最高的会议、邮件、视频和电话几种沟通方式来讲,笔者认为如果问题紧急,那么视频或者直接面对面沟通是最有效的。如果需要一个切实的承诺,那么邮件沟通无疑是首选。


  四、有效沟通的原则


  (一)尽早沟通


  在项目管理中,很多人也知道去沟通,可效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和原则需要掌握,尽早沟通、主动沟通就是其中的两个原则,实践证明它们非常关键。


  曾经碰到一个项目经理, 检查团队成员的工作时松时紧, 工期快到了和大家一沟通才发现进度比想象慢得多,以后的工作自然很被动。尽早沟通要求项目经理要有前瞻性,定期和项目成员建立沟通,不仅容易发现当前存在的问题,很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕,可怕的是问题没被发现。沟通得越晚,暴露得越迟,带来的损失越大。


  (二)主动沟通


  沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中,我们极力提倡主动沟通,尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密的联系,更能表明你对项目的重视和参与,会使沟通的另一方满意度大大提高,对整个项目非常有利。


  (三)保持畅通的沟通渠道


  沟通看似简单,实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面,比如说,当沟通的人数增加时,沟通渠道急剧增加,给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”,也就是信息丢失。产生过滤的原因很多,比如语言、文化、语义、知识、信息内容、道德规范、名誉、权利、组织状态等等, 经常碰到由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解产生差异。


  如果要想最大程度保障沟通顺畅, 当信息在媒介中传播时要尽力避免各种各样的干扰, 使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接收到之后,双方必须对理解情况做检查和反馈,确保沟通的正确性。如果结合项目,那么项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道, 建立沟通反馈机制,任何沟通都要保证到位,没有偏差,并且定期检查项目沟通情况,不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。


  五、结束语


  总之,沟通是人际之间传递信息的过程,它对于项目取得成功是必不可少的。要做好项目每个阶段的工作,达到预期的效果,就必须在项目组内部以及项目组与外部环境之间建立沟通渠道,快速准确的传递信息从而达到各成员的协调一致; 使项目成员明确各自的职责,了解他们的工作对实现项目目标所做的贡献;通过广泛和深入的沟通,找出项目管理的问题,预估项目过程当中的依赖和风险,制订相应对策和解决方案,并跟踪控制问题的解决情况。因此,良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。

责任编辑:王兴钊

标签:软技术
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