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试论PMO的设计流程

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2014年05月30日    作者:焦丽丽    来源:企业导报

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  由于人们对项目管理办公室的定义尚未达成共识,对项目管理办公室的重要性认识不足,因此在实施项目管理过程中存有不少的问题,为此给企业造成了不必要的财产损失。为此,本文旨在辨析项目管理办公室的基本内涵,分析其在提升企业竞争力方面的重要作用,并简要探讨项目管理办公室(PMO)的运作方法。


  一、PMO概念分析


  关于项目管理办公室的基本内涵,不同学者有着不同的认知与理解。一般来说,人们有以下几种观点:第一种观点认为,它是指执行项目文档的收集,督促项目经理按照项目管理制度执行项目;第二种观点认为,它类似于项目经理部,将所有的项目经理集中于这一个部门内,在项目执行过程中该部门成员担任项目经理的角色;第三种观点认为,它类似于项目控制部,要求所有的项目控制、计划审批等都通过项目管理办公室来实现。虽然人们对项目管理办公室的争议从未间断过,对PMO 及其模式的定义从未形成共识,但是人们一直普遍认为项目管理办公室是组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,是组织内部项目管理最优实践的中心,是组织提高项目分析、设计、管理和检查等方面能力的关键资源。


  二、PMO作用分析


  项目管理办公室在实施项目管理过程中,可以建立组织的项目管理的制度与标准,在组织内部增强沟通,平衡资源的使用。具体来说,项目管理办公室的作用可以从以下几个方面分析:(1)作为项目管理的支持者。PMO 为项目管理提供咨询顾问、技术服务与知识管理,管理支持、行政支持和培训支持等支持服务。这种角色以低调和辅助者的身份出现,容易得到项目经理的认可与赞同,不容易引起太多的反对和权力竞争,作为PMO 的刚刚起步阶段,这种方式容易得以实施和执行。(2)作为项目的控制者。在这种情形下,PMO 拥有很大的权力,他相当于代表公司的管理层,对于项目进行整体的管理和控制,保证项目的顺利执行,以实现项目的目标和组织的目标。这时PMO 的工作可以包括:资源的分配、计划的审批,项目的检查和分析等。PMO 为组织的项目分配所需要的资源,确保组织资源在项目中使用的最优化;对每一个所支持项目的项目计划负责,进行项目计划的审核,保证项目计划的可行性和最优化;要持续监控各个项目,确保项目按照计划执行,并能够成功完成。(3)作为项目战略的管理者。在这种情形下,PMO 需要制定整个公司的项目管理制度和构架项目管理的体系。其主要包括:为组织开发和选用适用的项目管理方法论、流程和工具,并形成统一的标准;建立组织的项目管理文化,证明项目管理的价值,形成项目管理的统一认识,并在组织内部推行项目管理的标准等。


  三、PMO设计流程


  项目管理办公室的设立具体可分为如下三个步骤:(1)做好PMO 设立之前的准备工作,旨在了解组织或企业的发展现状,明晰建立PMO 的远景、使命与目标。其主要工作包括:评估组织当时与未来所处的环境,了解组织在项目管理上的资源现状;建立组织的远景和使命;明确PMO 在组织内的实施目标与目的;开发PMO 的商业模式。(2)开发PMO 的战略和操作计划,其主要工作是建立PMO 组织,明确组织的目标和项目管理制度。这一步的主要工作包括:定义PMO 的组织结构和招募员工的要求;定义项目管理的方法论框架;定义PMO 的运作流程;建立检查的流程和绩效评估的标准;开发培训需求。(3)最后一步是建立PMO。这一步的主要工作包括:招募员工;选择或开发项目管理的方法论,包括项目管理的流程、组织设计、项目管理的方法论、项目管理的制度等;执行PMO 的流程和程序。在建立好了PMO 之后,要让PMO 按预定的权限和流程进行运作,在运作的过程中,应该注意以下事项:第一,应该使项目管理在组织内部具有连贯性和稳固性,不能够只是作为口号的宣传或者是阶段性的工作突击;第二,能够在项目经理和决策层之间,站在中立者的角度,客观的审视项目存在的优势与不足;第三,能够平衡其作为项目控制和项目支持角色之间的关系。因此,PMO 不应该作为政策的强制执行机构出现,来管制项目的执行,应提供给项目经理一些可以使项目成功的经验,预见性的去发现一些项目管理中的问题,来配合项目经理成功完成项目。

责任编辑:王兴钊

标签:PMO
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