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实现战略目标最佳途径--企业级PMO

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2014年05月30日    作者:佚名    来源:中国工程项目管理网

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       1.背景概述


  如今,各个企业在全球范围内寻找合作伙伴、运作项目,顾客们希望更加迅速、便宜地得到高质量的商品,竞争无疑是激烈的。成功的公司,如EDS、IBM、朗讯、Bechtel、惠普及Asea Brown Boveri等公司都认识到它们的市场份额与未来增长依赖于有能力的项目管理。这些公司多年来一直致力于研究新的项目管理方法和培养项目经理,目前又将重点转移到项目办公室上来,使之保持稳定一致并使项目管理成为其竞争优势。但目前我们国内很多企业由于一些不通用,不规范的项目管理方法在满足企业新产品迅速上市的目标方面越来越缺乏效率,越来越多的企业开始学习和引进国际先进的项目管理思想,并开始逐步打造自己的项目办公室来持续改进自身不规范的项目管理方法与国际接轨。


  2.面临的难题


  企业中目前普遍存在每个部门都在用不同的方式讨论进度只会使项目更糟糕,以前做项目比较小只和自己部门打交道可能还意识不到这样的问题,但随着项目的变大需要各个协作共同完成的时候,这个问题就变得越来越突出。这时我感觉需要系统的学习一下项目管理体系,后来我有幸参加了项目管理方面的一些培训,直到最后通过美国的项目管理专家(PMP)论证才真正领悟到问题所在。一个企业要使自己的产品快速占领市场,就必须依靠先进项目管理方法来实现其战略目标,而企业级项目办公室正是实现这个方法的最佳途径之一。


  3.如何迎接挑战


  一个运行良好的项目办公室能确保企业使用一个合理的,结构化的项目管理方法。但鉴于国内企业的实际情况,我们在实施这种项目管理方法的时候不得不面对这样的挑战:时间和资源都是有限的,我们不可能在短时间来个质的飞跃,只能通过改进原有的项目管理来解决,这样做确实压力很大,毕竟集中精力考虑如何开发新产品常常会无法关注其他过程的变更。所以在项目办公室成立之初,如何解决这些问题呢?


  我认为问题的答案是:主动做好计划,以满足短期利益和业务需求。关键是要保持实施起来简单、关注价值实现,按计划组织;要在战术上集中,从关注短期影响、业务需求以及最小业务需求开始。但项目办公室的目标不仅仅是实现短期利益和业务需求这样的战术目标,同时必须站在战略高度上考虑长期解决方案,这些方案致力于培养持久的组织成熟度,为组织带来长期的利益,借助可重复性的过程保证每一次都能够满足产品迅速上市的需要。


  这些目标对于我们的项目办公室可谓是任重而道远,必须依靠科学的项目管理方法来完成。我认为要实现这些战术和战略目标可以通过四个阶段逐步推进的方法来实现:


  阶段一:基础建立


  阶段二:执行短期计划


  阶段三:实施长期解决方案


  阶段四:支持和改进


  4.解决方案讨论


  阶段一:基础建立


  在这个阶段,我们首先给我们的项目办公室确定工作范围和工作职权,必须得到公司上层管理层的强力支持才能实现。在得到高层的支持后,必须对企业现有的资源和能力进行一个恰当的评估,然后基于项目管理成熟度的方法,确定企业内部的项目基准线,来计划将来的任务和活动。然后组织一系列由关键项目干系人参加的工作会议,专门组织分析企业现有的能力,面临的挑战、问题和目标,并形成一系列的评估报告,确定企业的现状以及未来的战略。同时撰写一份包含短期计划和长期解决方案的发展计划。最后根据发展计划确定项目办公室的职能和人员,准备沟通策略,申请启动资金,从而使项目办公室具有开展工作的资金和能力,完成项目办公室的本阶段目标。


  阶段二:执行短期计划


  在这个阶段,项目办公室的主要任务是实现短期计划,并开始项目指导。短期计划和项目指导两项工作可以向企业项目办公室带来立竿见影的问题。短期计划是为满足当前需要的解决方案,专门解决项目干系人相关的问题,然后立即实施这些工作,它能够满足较高优先级的利益。短期计划可能工作如下:


  1.项目清单(包括新产品开发计划,信息技术项目,业务增长项目等)


  2.项目管理方法体系的配置


  3.总结报告和考核体系


  4.项目回顾


  5.针对项目的培训会


  6.对新项目和紧急项目的支持和指导


  7.项目控制组的项目计划


  8.预备项目的确认和配置


  9.项目文档模板


  我认为在这个阶段最重要是项目指导,项目指导是最能体现项目管理价值的优秀方法,一般在项目启动和项目需要紧急支持的时候实施,通过一系列的项目指导和其他项目支持工作,使我们项目的短期计划走上轨道,也为下个阶段实施长期的项目解决方案做好准备。


  阶段三:实施长期解决方案


  企业的项目管理能力变得成熟会带来持续的增值,在这个阶段项目办公室的工作主要是改进和理顺,培训人员,建立一个更加持久,项目获得成功必备的支撑体系。在这个阶段,开发长期的解决方案,继续项目指导,培训项目经理和项目人员,逐步健全项目办公室的职能。在这里,一些关键因素必须注意:


  1.过程/体系方法的持续改进


  2.培训课程的开发


  3.项目绩效考核体系的开发


  4.有效的资源管理


  5.有效项目管理工具的推广


  6.项目经理的培养和认证


  7.项目资料管理体系的开发


  8.项目变更的改进


  9.模板的持续改进


  这个阶段我们的主要任务主要是开发和整合各种项目相关体系为主,以实现适合企业的各种体系、标准、培许和项目支持活动的长期战略计划。


  阶段四:支持和改进


  在这个阶段,项目办公室持续运转,为企业提供支持。他们指导日常活动,优化项目管理活动,必要时扩大工作范围,开展各种项目培训和项目指导活动,项目干系人也可以提供对项目办公室工作和活动的反馈,使其不断的优化和改进。


  5.预言成功


  建立企业级的项目办公室不需要复杂的计划。面对紧迫的时间和有限的资源、激励的市场竞争和业务需求,使项目办公室在成立之初不得不设计一个方案来考虑短期效益和业务需求,同时做好长期解决方案的基础工作。关键是实施起来简单可行,关注价值实现和按计划组织,不要面面俱到。直接的努力结果就是建立一套适合企业的结构化,一致化的项目管理方法,并使企业内部对项目执行结果得到一致理解,这样我们的项目才能从根本上得到改进。

责任编辑:王兴钊

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