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一种全新的工程项目管理信息化模式

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2014年09月25日    作者:张勇 李凌楠 谢爽    来源:管理工程学报

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  1 工程项目管理信息化的现状分析

 

  传统的单靠人工管理或单机的管理方式信息传递速度慢,容易导致了在工程中资金、人力、质量、进度等方面的严重失控,已不能满足项目管理的需求,工程项目管理必须实现信息化以进行相应的调整。借助有效的信息技术,可以将技术管理中的网络信息技术、商业环境中的客户关系管理、运作管理中的变革管理、项目规划中的战略协调等项目管理内容有机的结合在一起,使工程项目管理充分考虑业主的要求,与工程公司的发展战略相匹配。因而,MIS、ERP、价值工程、系统工程和模拟等信息技术及其他各种项目管理软件在项目管理中获得了越来越广泛的应用,成为了提高企业效率和竞争力的有效手段。将工程项目管理与信息技术相结合,用计算机辅助工程项目管理,将使工程项目管理的效益大大提高,并促进了工程项目管理的标准化和规范化;用网络技术进行工程建设管理方面的信息交流,并将促进工程项目管理水平的提高,推动了工程项目管理研究的深入。为此,工程公司必须建立起学习性组织,强化项目经理及工程公司员工的学习和培训,使之具备与信息管理相关的技术素质。

  2 目前我国在工程项目管理信息化开发建设中的特点分析

 

  目前国内工程项目管理信息化的集成开发仍然处于摸索尝试的阶段, 虽然项目管理软件开发商众多,但是成功建立一个既符合国际惯例的,又适合中国工程项目管理特点的系统案例不多,若单纯从国外引进该类软件,也存在只能用其个别功能的状况。

  目前工程项目企业信息化的特点是:各工程项目企业大都以其原单项业务(计划进度、预算成本等) 处理软件为切入点,从管理层与业务处理层入手开发项目管理软件集成系统。大部分中小企业还没有建立起集成系统,正在寻找功能、价格合适的软件系统。一些单位急于达标,在没有做好技术准备、员工培训的情况下匆忙开展信息化,结果往往使信息化成为“面子”工程。而一些企业也在从自身管理的需要或业务处理的需求出发,各自进行管理与业务处理两个层面的软件开发尝试,但是都没有很好解决工程项目管理的模式不同、需求多变问题。主要原因是彼此信息不对称的局面,一方面软件公司对工程项目管理的全过程业务流程不完全熟悉和掌握,没有与典型企业特点结合,分析不出有代表性的工程项目管理信息化实施模型和流程;同时,企业缺少既熟悉计算机技术专业又熟悉掌握工程项目业务处理流程的复合型信息技术人才,只能进行适合自己的单一软件系统的制定需求。

  这些导致多年来软件公司对工程项目单体软件的不断开发,企业持续购买和应用多个的非集成软件,各业务职能单位做了大量的数据重复输入工作,信息标准不统一、设计不规范、无法共享,可以说这是目前已经应用计算机多年的建筑企业推进企业和项目信息化建设前进的瓶颈。

  3 全新的工程项目管理信息化模式

 

  3.1 项目管理信息化实施的三种模式

 

  目前,在我国项目管理信息化在具体工程项目中的应用,目前主要存在以下两种模式:

  (1) 自行开发: 聘请咨询公司和软件公司针对项目的特点自行开发,完全承担系统的设计、开发及维护工作。

  (2)直接购买: 业主或总承包商等项目的主要参与方出资购买(一般还需要二次开发)商品化的项目管理软件,安装在公司的内部服务器上,并供所有的项目参与方共同使用。而在我国项目管理信息化程度尚浅的情况下,盲目的自行开发容易导致资金的浪费,直接购买又存在项目管理信息化非标准化而产生的信息接口问题,因此工程项目管理实施方可以联系工程实施的主要干系人采用信息化的第三种模式来作为沟通的平

,这就是在租用服务:即PM-ASP 模式(Project Management Application 

 Service Provider),租用PM-ASP 服务供应商已完全开发好的项目管理信息化系统,通常按租用时间、项目数、用户数、数据占用空间大小收费。这种模式的产生是工程项目管理信息化深化进程中的过渡阶段,下面的表1 对以上三种模式做了一些比较。

项目管理信息化实施模式的比较

  由于项目管理是一种特别适用于那些责任重大、时间紧迫、资源有限的一次性任务的管理方法,一次性、单件性、流动性特点使P M - A S P模式越来越受到大多数业主、项目管理公司、建筑工程公司等的欢迎。在美国,目前已经有超过200家的。 ASP服务供应商提供PM-ASP服务,预计至2005年年底, P M - A S P服务的市场总额大约可以达到10 亿美金。PM-ASP模式结构示意图见图1。

 

租用服务模式结构示意图

 

 3.2 租用服务的三种应用模式

 

  各企业可以根据自身的特点搭建自己的信息平台,参考工程项目管理信息化程度较高的美国,租用服务一般采取以下四种应用模式:

  (1)项目协作平台(Project Collaboration Network)

  项目协作平台主要用作工程项目各参与方的日常信息交流和协同工作,如文档管理、在线沟通、工作流程自动化等。主要功能包括: 上传和下载文件和图纸、在线打印、备份文件、版本控制、跟踪文件访问的记录、给文件添加注释、在线讨论、红线标注等。

  (2)项目管理门户(Project Information Portal)项目管理门户提供工程项目各参与方在项目管理全寿命周期中所需要的大部分信息,如项目编码、权限管理、成本管理、进度管理、质量管理等。

  (3)项目采购平台(Project Procurement Exchange)项目采购平台提供工程项目领域的建筑材料和服务的电子采购和招投标服务,自动化采购和招投标流程。主要功能包括: 在线浏览产品目录和价格、发出询价单和订单、交换价格数据、网上采购和招投标等。

  (4)完整信息门户平台(F u l l -Service Portal)

  目前有一些P M - A S P 服务供应商将上述三种模式综合起来,成为一种提供完整服务的信息门户。

  这些平台的构建为工程类企业实施项目管理提供了良好的沟通工具,本文特提供以下相关平台运营商的公司,以推进我国项目管理信息化进程:

  表2 推荐的相关平台运营商公司介绍

 

  3.3 租用服务功能性分析

  根据企业选择的应用模式和厂商的不同,租用服务模式提供的功能也会有所差异。但综合起来看,成功的租用服务模式一般提供如下功能:

  (1)文档管理

  集中存放项目相关文档,如: 项目图纸、合同、工程照片、工程资料、成本数据等。允许项目成员集中管理和跟踪文档资料。

  (2)工作流程自动化

  允许项目成员按照事先定义好的工作流程自动化处理业务流程,如业务联系单、提交单、变更令等。

  (3)项目通讯录

  集中存放项目成员的通讯录,方便项目参与人员查找。

  (4)集中登录和修改控制

  使用个人用户名和密码集中登录信息门户,跟踪文档的上传、下载和修改。

  (5)高级搜索

  允许项目成员根据关键字、文件名和作者等查找文件。

  (6)在线讨论

  为项目成员提供了一个公共的空间,项目参与者可以就某个主题进行讨论。项目成员可以发布问题、回复和发表意见。

  (7)进度管理

  在线创建工程进度计划,发送给项目相关责任方,并根据项目进展进行实时跟踪、比较和更新。如项目出现延误可以自动报警。

  (8)项目视频

  通过设在现场的网络摄像机,可以通过互联网远程查看项目现场,及时监控项目进度,远程解决问题。

  (9)成本管理

  项目预算和成本的分解和跟踪,进行预算和实际费用的比较,控制项目的变更。

  (10)在线采购和招投标

  在线浏览产品目录和价格,发出询价单和订单,在线比较和分析投标价格。

  (11)权限管理

  根据项目成员的角色设定访问权限。

  3.4 租用服务的优势因素分析

 

  租用服务模式与自行开发和直接购买两种模式相比,具有如下几点优势:

  (1)价格优势

  在租用服务模式下,项目参与方无需购买昂贵的软件系统和硬件设备,而是租用PM-ASP服务供应商所提供的远程应用服务。在租用期间,项目参与方只需提供其业务数据并支付租金,就可以在客户端得到相应的应用服务,而硬件的部署和系统软件的开发、设计、实施、管理以及日常维护等工作则全部由服务供应商负责,避免了在初始阶段巨额资金的投入,因而极大的规避了投资风险。

  (2)外包的技术优势

  在以大规模制造为主的建筑工程行业,信息化系统并非是建筑工程公司的核心业务,其仅仅起到辅助和支持的作用,因此将信息化系统外包无疑是一个明智的选择。信息化技术的发展日新月异,传统的建筑公司很难跟上信息化技术的发展,而作为以提供信息化应用服务为核心业务的PM-AS P 服务供应商,其信息化技术必然紧跟时代的发展,这就能确保租用服务的技术先进性。由于软件都是安装在PM-ASP 服务供应商的中央服务器上,因此只要升级P M - A S P 服务供应商中央服务器的软件就可以完成整个系统的技术更新和升级,用户无需另外购买和安装新版本的软件。

  (3)快速实施和易于使用

  由于系统已经由PM-ASP 服务供应商预先部署完毕,因此用户可以立即开始使用系统,节省了大量的宝贵时间。P M - A S P不需要购买和安装任何软件和硬件,只要能够上网,用户可以通过网络浏览器,在任何时间、任何地点使用PM-ASP 的应用服务系统,用户也不需要任何IT人员来实施、管理和维护系统。

  (4)项目信息门户的使用特性决定

  对一个工程项目而言,业主方往往是项目的总组织者和总集成者,一般而言,它自然就是项目信息门户的主持者。针对这样的特点,项目信息门户的选用将由业主决定。而对于大多数业主来说,由于工程项目的一次性特点,初始费用低、部署时间快的PM-ASP 模式无疑是最佳的选择。

  3.5 租用模式推广所面临的阻碍

  虽然租用服务模式有上述这么多的优点,但要推进其在我国工程项目领域的顺利实施还存在着如下几点阻碍:

  很难定量地进行投资回报分析

  现在很多公司不愿意采用项目信息门户或者服务租用模式来进行项目管理,部分原因是因为在使用服务租用模式的投资回报方面还缺乏明确和可靠的数据来支持。采用服务租用模式后给企业带来的效益有很大一部分是隐性的效益,如工作效率的提高,信息的及时共享、管理的规范和决策的支持等,这些都是很难用定量的方式来进行估算。所以在没有更明确和更有说服力的数据出现之前,很多企业还对PM-ASP 的投资回报持怀疑态度。

  (1)系统的安全和稳定性

  系统的安全应该是公司在使用过程中最关心的问题,目前绝大多数的服务租用模式只采用了“用户名和密码”这样一个简单的安全策略来保护系统,这是很难满足用户对系统安全性的要求的。PM- A S P 是一种完全基于互联网的系统,如果系统出现故障、网络无法连接,用户将无法进行工作。同时数据是否会及时的更新,是否会造成数据的丢失,这些都是用户非常担心的问题。所以以上这些都给PM-ASP 系统的稳定性提出了很高的要求。现在很多企业在使用信息化系统进行项目管理的同时还备份一份书面资料,也正是出于对系统稳定性的忧虑。

  (2)电子数据的法律问题

  虽然国家已经立法认可电子文件在法律上的合法性,但由于工程项目行业项目管理的复杂性和多变性,工程项目公司出于自身法律安全性的考虑,长期以来一直习惯于书面文件,尤其是一些牵涉到自身关键利益的文件,如合同、变更单、联系单等,往往对电子文件比较排斥,认为其不可靠,这也就使服务租用模式在项目上的应用效果大打折扣。

  (3)互联网接入和带宽问题

  能够连接到互联网是使用服务租用模式的前提条件,由于工程项目行业的特性,项目的基础设施条件比较差,有的项目由于地处偏远,根本无法提供互联网服务,有的只能使用电话拨号上网的方式,使用速度很慢,这也会导致PM-ASP 用户的使用积极性不高。

  4 总结

  工程管理项目信息化的租用模式在发达国家经过多年的商业运作,已经为上万个项目所采用,已经是比较成熟的商业模式,随着建筑工程领域信息化应用程度的加深,这种租用模式将会在如下方面得到进一步的发展。

  (1)数据安全将会成为首要的考虑因素。

  (2)使用功能进一步得到加强,并最终形成行业标准。

  (3)向项目信息集成化方向发展。

  (4)向提供决策和控制指导的信息发展。

  (5)更易于使用,并且可以与其他项目管理软件实现数据交换。

  因此要进一步加深国内工程项目管理的信息化进程,发展国产服务租用商已经是刻不容缓。

 

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