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青海交通门户网站信息化建设

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2014年08月19日    作者:巴雪慧    来源:计算机与网络

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项目管理是“管理科学与工程”学科的一个分支,是介于自然科学和社会科学之间的一门边缘学科,是第二次世界大战后期发展起来的重大新管理技术之一,最早起源于美国,指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望。项目管理在企业,特别是建筑行业和信息产业的从业企业中,已经被广泛应用,并在这些企业的管理和工作中起到了不可替代的作用,产生了很高的社会和经济价值。但在政府内部,包括交通部门的信息化建设中,却很少应用。如何将项目管理的先进思想和交通信息化建设的有关实践结合起来,成为一个很有意义的课题。下面结合我厅2007 年实施的门户网站建设项目,进行初步探讨。


  一、项目简介


  2007 年,青海省交通厅以新闻宣传、政务公开、公众监督和信息服务为目标,以为民服务为宗旨,以统一规划、协同建设、分级管理、资源整合为原则,建设“青海交通”门户网站,建成后的“青海交通”政府网站将成为宣传青海交通的窗口、联系群众的桥梁、为民办事的纽带、政务公开的捷径。


  经过多方方案征集和招投标后,最终选择了项目承建方。报领导批准后,签订合同,同时项目开工建设。


  合同签订后,组成了联合项目组,甲方项目组成员首先来我厅进行了沟通交流,经过多次讨论、评审,形成了项目计划、项目需求,并对项目进度进行了多次沟通。最终项目的性能和功能达到并超出了最初的设想,运行几年来,取得了很好的效益,并得到了交通部和省政府的表彰,对于青海这个社会经济和信息技术发展相对落后的地区来说,这是一个十分可喜的成绩。


  二、制定项目计划和方案,描绘“交通蓝图”


  交通发展规划描绘了未来交通发展的蓝图,没有发展规划,交通发展将成为一团乱麻,没有人能够预知未来的交通要如何建设。项目计划是项目发展的“蓝图”,有了项目计划的指导,就能够对项目的发展进行预测和评估。


  在项目开始的时候,和承建单位互相进行了多次沟通,对双方的时间进度要求达成了一致意见,并制定了相应的进度计划表,形成了项目总体计划。在双方联合制定的项目计划和方案中,包含了项目组织架构及人力资源计划、项目日程计划、评审计划、质量保证计划、风险管理计划、配置管理计划、决策及变更控制机制等。


  通过这些较为完备的计划,各个参与项目的人员对自己的职责、工作内容、时间进度有了十分清晰的理解,并进一步明确了与他人在事情和时间上的配合要求。项目计划和方案同时对双方进行了约束,既要求我方按时为承建单位提供相应的需求、准备施工场地等,也要求承建单位对其产品质量、管理方式等进一步提升,以有利于项目按时、保质地建设完成。


  制定的项目计划和方案,有力地保障了项目的按期完成,切切实实地起到了“交通蓝图”的作用,按照该计划进行实施,最后虽然在不同阶段有一些时间偏差,但总体偏差不大,项目最后验收虽然有一定的延期,但是是在合理的控制范围内。


  三、加强项目监控,预防“交通堵塞”


  项目计划制定,为该项目的顺利实施奠定了良好的基础,但是项目能否按照项目计划和方案进行实施,还需要做好另外方面的工作,那就是及时的项目监控。


  项目监控是围绕项目,跟踪进度,掌握各项工作现状,以便进行适当的资源调配和进度调整,确定活动的开始和结束时间,并记录实际的进度情况,在一定情况下进行路径、风险等方面的分析。在实施项目的过程中,要随时对项目进行跟踪监控,以使项目按计划规定的进度、技术指标完成,并提供现阶段工作的反馈信息,以利后续阶段的顺利开展和整个项目的完成。


  项目监控主要是为了避免制定好的项目开发计划在实施过程中落空。主要的工作是将项目的实际进展情况与项目计划进行比较,若发现某些要点的偏差比较大,超出了容许的误差范围,则应及时做出分析,采取措施使项目回到正轨发展路径上来。


  本项目中,主要是通过项目周报、评审以及进行阶段总结和报告的形式开展项目监控工作。在项目实施过程中通过项目周报,发现了需求确认阶段工作有一定的落后,即采取了一些措施,在一定程度上加快了需求过程,最后在进行需求评审时,确认了10 天的进度落后。对此,双方立即调整了后续工作计划,在下一个步设计阶段增加了并行工作,并在一定程度上进行加班,把落后的进度追赶回来,使得项目及时回到了正常的运行轨道上来。


  四、保障沟通顺畅,构建交流“快车道”


  日常生活中,人与人之间的相互了解是通过沟通来实现的,没有沟通,就会产生隔阂。项目的建设更是一个由甲乙双方不同级别、不同角色的多人参与的过程,在这个过程中,沟通的重要性是不言而喻的———没有沟通就不可能完成项目。


  既然沟通在项目建设中如此重要,就必须采取多种措施加强对项目沟通的管理。为此,联合项目组共同制定了沟通计划,并采用多种形式进行沟通,让不同层级的人分别参与到不同的形式的沟通中。


  针对厅领导及主管领导,他们主要关心项目建设的进度、所存在的问题以及整体建设情况,根据这些需求,每周发进度周报和问题报告,并定期向他们进行书面情况汇报,取得他们的了解和对工作的支持,让他们协助解决项目中那些难度较高的问题。


  针对各主要业务处的领导,他们主要关心项目的主要建设内容、对自身处室的业务影响,因此,在需求调研阶段,安排他们较多参加,并召集他们对需求进行把关和评审,同时和他们就项目进度进行沟通,让他们明白什么时候需要他们参与哪些工作,以便于他们统筹安排自己和下属处室成员的工作,保证参与到系统建设中的时间。


  针对各业务处的工作人员,他们关注的是自身工作有关的建设内容是否能够充分体现到系统中以及对他们的日常工作会产生什么样的影响,按照这个需求,他们充分参与到了最初的需求调研工作中,与承建方多方面沟通自己的业务工作,并提出自己的操作要求,提高系统功能和易用性。


  交通信息中心的领导主要关心项目建设是否按照相应流程进行,项目的状态是否正常,有哪些问题需要协调,各种手续是否齐全有效,是否满足厅及各业务处室的业务需求,因此,每周把项目周报发给他们,并进行当面汇报,项目存在问题时及时沟通,并就项目的一些动向进行汇报分析,并促成和项目承建方就项目改进达成一致。


  有效的沟通取得了良好的效果,项目建设过程领导满意,项目建设内容处室满意,项目建设结果信息中心也满意,最终满足了各方面的需求,使得项目圆满完成。


  五、感悟


  青海交通网站的建设,为我们交通信息中心锻炼了一批人员,摸索了一套项目管理和项目建设的方式方法,为后续项目的建设明确了总体思路,使得后来的项目能够更快更好地完成建设工作,并取得了良好的工作成效。


  通过该项目的建设,我深刻体会到:项目管理是一套优秀的管理理论,充分利用项目管理的各种方法和理论,能够较好地提高生产效益和质量,因此项目管理的思想在各信息化企业中受到了广泛的重视,而作为信息化项目建设单位,同样也可以充分利用该项优秀成果,为建设项目服务,促进信息化建设项目的质量和效益的双提高。


责任编辑:李静

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