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如何做好IT项目管理

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2014年05月27日    作者:张娜 王鹏    来源:信息系统工程

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  作为近年来一门新兴学科,项目管理以其独特的思路、创新的理念逐渐在社会生活中显示出巨大的效益。所谓IT项目管理,是根据管理科学的理论,结合IT产品开发的实际,保证工程化系统开发方法顺利实施的管理实践,为了使IT项目能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成,从而对成本、人员、进度、质量、风险、文档等进行分析、管理和控制的一系列活动。


  1. IT项目管理的重要性


  随着信息技术的飞速发展,信息技术的应用已成为社会各行各业所不可或缺的,成为了企业发展的重要因素之一。电信、银行、医院、钢铁、制造、石化、食品等各大行业纷纷引用了信息化管理的先进理念,凭借ERP、CRM、电子商务等信息系统及信息应用,提升了企业自身的实力,增强了企业在市场中的核心竞争力和影响力。


  与此同时,IT项目中“黑洞”也应运而生:项目无法按期完成、项目合作方的工作难以协调、用户需求经常变动、工作质量难以保证,给企业带来为了愈来愈多的损失。这种情况说明了IT项目开发及管理过程中,存在着许多的问题,需要更多的重视和研究。


  没有运用IT项目管理是面临如此众多问题的主要原因之一。IT项目管理作为一种科学的管理手段,是为了使IT项目能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成,而对成本、人员、进度、质量、风险等进行分析和管理的一系列活动。因此,对于以“项目”为基本运作单位的各软件开发企业,都在积极地将IT项目管理引入开发活动中,对软件开发实行有效的管理。因此,决定一个IT项目实施成功与否,IT项目管理无疑起着举足轻重的作用,IT项目管理已经是公认的软件开发企业的核心竞争力之一。


  2. 如何做好IT项目的管理


  IT项目管理不同于其他的项目管理,它涉及到企业的管理变革和流程再造,是一个相当复杂的过程,任何一个环节上的小小失误,都有可能使整个IT项目功亏一篑。所以,除了要严格遵照项目的启动、计划、执行、控制和收尾五个过程有步骤地完成之外,从管理角度上还应做好以下几方面的工作。


  2.1 系统、全面地做好需求调研与分析


  IT项目管理中的需求调研与分析是提高软件质量的基础也是决定一个IT项目成败的关键。正确掌握了项目的整体概念,从而掌握好项目的需求、资源、工期、质量这四个要素之间的平衡关系,是整个IT项目成功最坚实的理论基础。因此,系统、全面地做好IT项目的需求调研与分析是至关重要的。


  即使是天下最无能的领导,都知道在作报告时要先从宏观上讲一、二、三、四、五,再从细节上讲A、B、C、D、E。需求分析不像侦探推理那样从蛛丝马迹着手,而是应该先了解宏观的问题,再了解细节的问题,如下图所示:




  一个软件系统(S)的涉及面可能很广,可以按不同的问题域(D)进行分类,每个问题域对应于一个软件子系统,即:S= { D1,D2,D3,… Dn };问题域Di由若干个问题(P)组成,每个问题对应于子系统中的一个软构件,即:Di ={P1,P2,P3,… Pm };问题Pj有若干个行为或功能(F)组成,每个行为对应于软构件中的接口,即:Pj = { F1,F2,F3,… Fk }。按照这种结构进行需求调研与分析,从而编写出来的需求说明书,对于那些只想了解宏观需求的领导和需要了解细节的技术员都合适。


  2.2 全盘了解项目信息,制定项目计划。


  一个良好的计划对IT项目的管理至关重要,好的计划是项目成功的一半,但其所花费的时间应尽量缩短,以使项目尽快进入受控状态,并为以后的实施阶段留出充裕的时间。在制定项目计划时,首先要全盘了解项目的目标、范围等各项信息,明确项目中包括哪些工作内容,优先级顺序以及相互之间的依赖关系,继而合理地分配资源、安排进度、估算成本,设置项目的重要里程碑。


  项目计划的意义在于通过制定计划来预测在现有的资源情况下能否完成项目的目标,完成项目目标的把握程度和主要风险,将大项目目标进行分解和细化,以对项目有更加深入的理解;项目计划是后续项目跟踪控制的基础,可以及时发现偏差并纠正;项目计划是项目管理持续改进的基础,在项目结束时可以总结和分析与计划的差异,分析各种数据和偏差,及时改进我们的方法和过程,积累数据。可见,制定项目计划是IT项目管理中必不可少的重要一环。


  2.3 树立正确的项目风险管理意识


  所谓风险管理,是指对风险从认识、分析乃至采取防范和处理措施等一系列过程。具体地说,就是指风险管理的主体通过风险识别、风险分析和风险评估,并以此为基础,采取主动行动,合理的使用回避、减少、分散或转移等方法和技术对活动或事件所涉及的风险实行有效的控制,妥善地处理风险事件造成的不利后果,以合理的成本保证安全、可靠地实现预定的目标。项目风险管理的实质,是针对项目进行过程中各种各样的风险事件,在合理分析评估的基础上采取合理的对策,促进项目管理目标的实现。


  目前,项目风险管理已被认为是减少IT项目失败的一种重要手段。要真正搞好IT项目的风险管理,首先要树立正确的项目风险意识,确立具体的目标,制定具体的指导原则,规定风险管理的责任范围。项目风险管理应贯穿于IT项目建设的整个过程之中,特别是在IT项目的可行性研究和计划阶段,风险管理的应用尤为重要。在IT项目的前期阶段面对的不确定因素较多,因此在这一环节推行风险管理对提高项目计划的准确性和可行性有极大的帮助。


  2.4 切实有效地做好项目跟踪控制


  有一条管理格言说:“没有跟踪就不算完成”。做好项目跟踪控制就是为了保证项目能够按照预先设定的计划轨道行驶,使项目不要偏离预定的发展过程。项目跟踪的目的是发现项目的偏离和问题,而项目控制的目的则是纠正偏离和解决问题。所以两者密不可分,跟踪是为控制服务,而只要对跟踪的内容控制了才能够真正达到效果。


  在IT项目管理中,由于许多不确定因素的存在,例如项目需求的变更,使得项目实施过程几乎不可能完全遵照计划来执行,因此,随时跟踪项目实施进程,及时发现实施中的问题,并能够切实有效地修正项目计划,使整个项目处于控制之中,是确保IT项目有序执行的重要保障。


  2.5 掌握IT项目管理中的沟通技巧


  沟通是人员、技术、信息之间的关键纽带,是IT项目成功所必须的。1995年,斯坦迪什集团研究发现,与IT项目成功有关的三个主要因素是:用户参与、主管层的支持、需求的清晰明确。所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通技巧。IT项目管理人员除了在项目前期编制良好的沟通计划外,更要懂得如何科学地管理团队,如何艺术化地与项目干系人进行沟通,站在各角色人的立场上,想客户之所想,急客户之所需,这样才能做到通过IT项目成果使客户得到最大的收益,让客户满意,这样才能实现一个IT项目的成功性目标。


  最后,引用国家统计局计算中心应用开发部主任的一句话作为总结:“对于项目实施,我们的目标是一致的:希望项目交付的产品及其功能、性能能满足预定期望。为此,我们需要对项目进行科学的管理。在这漫长的实施过程中,我们体会了这种科学管理的严酷,也确实分享了这种科学管理所带来的益处。”

责任编辑:weiwei

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