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做一份漂亮的项目沟通计划

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2018年08月11日    作者:曾戈君    来源:超级项目管理联盟

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  比如,在项目启动的时候,咱们要确立项目目标,要设计组织结构,在项目开始执行前,我们要制定一系列必要的计划,包括范围计划、进度计划、资源计划,还有费用计划,而在项目执行过程中,我们就需要设置一些控制程序。


  所以,应该说,前面介绍的知识点是具备时间属性的,也是存在先后逻辑的。


  而接下来我打算介绍给大家的知识点,则是贯穿于项目始终,在全过程中都会碰到的管理要素,比如项目沟通管理,项目风险管理,项目团队建设等,这些要素,从管理特点和管理内容上都和前面介绍的内容不太一样。


  最典型的不同就在于,前面介绍的知识点,多数是以工具方法为主,只要确保了工具的正确性和系统性,在应用中多数不会有什么不良现象出现;而接下来要介绍的知识点,更多的会集中在理念、观念还有体验层面,对应用实践的要求会更高。


  举个例子。比如学习进度管理,首先需要大家掌握进度的核心工具,然后构建项目的计划体系,并保证数据的来源和真实性,做到这几点,基本上,进度的可靠性就一定会提高;


  而学习沟通管理,大家可能会需要了解非常庞杂的信息,更有意思的是,即便你把这些知识、信息都搞懂了,没有很好的实践和体验,你仍然有很大可能搞不好沟通管理。


  好了,说这么多,算是给后面的音频做个总体介绍吧,我们现在就开始今天的内容。

  

项目沟通计划


  沟通管理,是所有的管理者都会关注的一个重要问题。可以说,很多事情,很多工作的成功,都和沟通的高效有着直接的关联。


  我想,先跟大家聊聊项目沟通计划的编制问题。


  做项目的时候,你做过项目沟通计划么?


  在培训的时候,我经常问学员这个问题,大多数的时候,大家都很诚恳的说,没做过。


  于是,我换了一个问题,那在做项目的时候,你做开会制度么?大家都笑,说这个当然做过。


  综上所述,我要说明的是,开会制度就是一种项目沟通计划。


  首先,我先从理论上给大家界定一下项目沟通计划是什么


  定义


  项目沟通计划,就是在项目执行全过程中,针对需要沟通的信息,制定出的包括信息收集/发出渠道,信息格式、时间安排等内容的系统规划。


  从这个定义上,我们可以明确以下几个关键点


  (1) 沟通计划是针对特定的信息的;


  (2) 沟通计划是要明确信息收集渠道的


  (3) 沟通计划是要明确信息发出渠道的


  (4) 沟通计划必须说明信息的格式


  (5) 沟通计划应该具备清晰的时间安排


  这么说,可能还是不怎么清晰,我们倒回来看一下开会制度。在我分析前,大家可以回忆一下,在项目中,你制定的或了解的开会制度到底包括什么内容?


  我假设一种情景:

  



  项目开始的时候,作为项目经理,你希望能保证信息的传递及时到位,于是,你跟所有的项目团队成员说:


  这样哈,咱们这项目执行过程中呢,每周一下午,每个专业的负责人一起,开个碰头会,把项目中出现的问题交流一下。所有的成员都尽可能参加,参加不了的同事要提前说明情况,并安排人代为参加。每次开会,某某某,你负责做记录,会议结束后把会议纪要发给大家。


  听上去感觉怎么样?这种情景应该比较熟吧,其实,这就是一份项目沟通计划了。


  (1) 针对特定信息——项目中出现的问题


  (2) 信息收集渠道——确定了谁来开会,也就确定了信息收集的渠道


  (3) 信息格式——现场沟通过程安排专人记录,明确用“会议纪要”这种信息格式


  (4) 信息发出渠道——会议纪要会给所有参会人员都进行发送


  (5) 时间安排——每周一下午


  Ok,这就是项目沟通计划了。


  大家可能会觉得我在开玩笑。当然,开会制度只是一种项目沟通计划,我们并不能说项目沟通计划就是开会制度。


  严格的说,项目沟通计划就是针对我们认为的必须的重要沟通,逐一分析,确定出上述提出的五方面内容,然后梳理清晰后,获得的就是完整的项目沟通计划了。

责任编辑:王兴钊

标签:计划
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