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如何提高估计工期的准确性?这里说透了

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2018年04月10日    作者:曾戈君    来源:超级项目管理联盟(ID:SuperPMLeague)

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  在进度计划编制过程中,大家都会希望编制的进度计划准确、可靠,能真正指导项目实践,但实际上,恰恰是进度管理,在项目中出现问题的时候最多。


  近一半的人都会觉得自己公司的项目进度总会拖延。所以,对进度计划编制,总希望能找到更好的工具和方法,这样进度计划好像就能编好。


  严格地讲,这是一种本末倒置。在真实项目实践中,造成项目进度延误的原因五花八门,其中工具本身的影响,并不是最主要原因。


  那么,回到工具本身,在编制进度计划时,主要有三步曲:

  

  第一步,确定工作包先后关系。

  

  第二步,估计工作包工期。

 

  第三步,计算进度,完成进度计划。


  在这三步中,真正影响进度计划准确性的,应该是工期估计。可能有朋友会说,先后关系不是更重要吗?


  从运筹学角度讲,先后顺序体现的是项目实施过程中工作之间的逻辑关系,当项目工作复杂度特别高时,研究逻辑关系、确定先后关系确实极为重要。


  一方面,在真实项目实践中,除非是大型复杂项目,一般项目的逻辑关系并不会特别复杂;另一方面,逻辑中的不确定性也并不一定需要实现“分秒必争、一步不错”。因此,工作先后关系并不是我们想象中那么重要。


  而实际工作中,对项目进度计划水平影响最直接的,就是工期估计。工期估计越准确,进度计划的准确性、可靠性就越高。但是,如果想通过某个工具方法、通过计算,就能保证工期估计准确,这个方法工具恐怕很难找到。


  毕竟,对工期的估计是对未来的一种预测,只要是预测,就一定会存在不确定性。所以,保证工期估计的准确性的核心,并不是找到什么工具,或者寄希望于软件,而是采用合理的策略,尽量提升预测的确定性。


工期估计策略


  1尽量拆分项目范围工作包


  在范围管理中,一直强调WBS的重要性了。WBS拆得越细,工期估计的准确性就越高。


  举例而言,如果有人问你,某大型展会的现场宣传设计制作需要多久?如果你不是专业做会展的,你恐怕只能选择:要么看看公司的历史资料,要么去问问有经验的人。不管是哪种方式,都是在借鉴经验数据。这没什么不对,关键是,历史经验并不能真正反映项目未来,而且借鉴经验的内容越粗犷,经验偏差的可能性就越大。


  这个时候,如果你把宣传设计工作再向下拆分,拆成方案设计、供应商选择、初步设计方案研讨、设计定版、宣传制作等更细的工作包,你再做估计时,工期的可靠性就高多,而且,你可以借鉴的经验方面也会多。当然,我讲的拆分如果你觉得还不够细,还不能估计准确,那就继续向下拆分。


  2小心风险预留时间


  这一点,在大型项目执行过程中,会比较典型,其主要原因是,所有的人在估计工期的时候,都会习惯给每个工作包预留一些“风险时间”。


  这一点本身没什么问题,普遍习惯,也无可厚非。但是作为项目经理,你要小心了,项目工作本身是有分工协作的,工作包也是一层层地拆分的,大家可以想象,每层工作包、每做一次分工,底层估计的时间都会比实际要多,一层层叠加上来,最终项目的总工期会超出多少?


  有个数据可以参考,IT软件开发项目中,最终工期的风险时间冗余量是实际的三分之一!


  看起来很夸张,但事实就是如此 ,所以一定要小心风险预留时间。


  3注重数据积累


  无论用什么工具,采用了什么策略,其实对项目经理而言,真正提高进度计划准确性的核心策略,是做好数据积累。项目经理将自己运行的每个项目,从计划到执行全过程的数据,都能以科学的方式积累起来,假以时日,真正形成了自己的数据时,项目经理再估计工期就不会有很大难度。

责任编辑:王兴钊

标签:工期
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