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项目管理常用工具解析

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2018年02月13日    作者:曾伟强    来源:项目管理评论网

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项目管理再定义


  项目管理是什么?常规意义上就是对项目进行管理,开展从概念阶段、开发阶段、实施阶段到结束阶段全过程的工作(见图1)。笔者从事了十几年项目管理工作,认为项目管理进一步可以理解为以下几个方面。



图1 项目管理全生命周期思维导图


  (1)项目管理是挑战与机遇的结合体。项目管理是对复杂的工作进行专业化的管理,一般我们是将有难度的工作进行项目化管理,所以项目管理总是会有许多挑战,同时项目的成功会带来机遇,无论是给所在组织还是个人。这样的挑战会带来许多的项目问题,项目推进的过程其实就是解决项目各类问题的过程,这些问题包括进度问题、风险问题、范围问题和团队问题等,这也是项目经理每天要做的事情。


  (2)项目管理是经验与创新的结合体。项目管理为了解决问题,项目团队需要一定的工作经验,尤其是项目经理需要此类项目的类似经验,否则在实际推进过程中,只能依赖项目团队成员,由此给项目经理带来更大的挑战。同时考虑靠项目的特点,每个项目都有自身的特殊性,所以需要进行创新推进,在项目全过程通过创新方法解决问题,这样才能体现项目管理的价值。


  (3)项目管理是专业知识与管理知识的结合体。项目管理推进过程中,容易犯的一个误区就是掌握技术就可以解决一切问题,实际项目管理不仅需要专业知识,而且需要掌握项目管理知识,这样才能真正推进项目进度。如果一个项目经理每天从事的工作是技术细节而不是沟通,那肯定不是真正意义上的项目经理,只是技术负责人。


  (4)项目管理是强势管理。项目管理除了掌握专业知识和项目管理知识,同时需要一定的软实力,其中一个称为强势管理,强势并不是表达言语或者措辞上的,它强调项目经理需要三个方面的技能或支持:一是组织赋予的权利,二是项目管理方法与技巧,三是个人的沟通方法与技巧。在职能型组织架构里,项目经理的权力很弱,所以就要强化后两点,以达到强势管理的目的。


五大利器


  项目管理本身就是一个方法论,它是项目管理理念和项目管理工具的结合体,既要全面掌握项目管理方法论,也要学习项目管理的专业理论知识,同时要研究掌握项目管理工具。项目管理工具在项目管理的所有知识领域都涉及,它是我们在使用项目管理方法推进项目工作的利器。


  项目相关方登记册


  项目相关方指的是项目的参与方及对项目结果有影响的个人或组织,项目成功的关键就是做好相关方管理。项目相关方登记册是在项目相关方管理中常用的工具。项目启动之初,就要对项目所有相关方进行识别和梳理,包括相关方的基本情况、权利、影响和作用,尤其要在相关方登记册上记录这些相关方在各项目阶段的任务。


  为了规避相关方识别的遗漏,可以采用项目任务进度时间轴的方式,从项目全过程来掌握各节点的相关者、负责人来保证相关方完整性。相关方管理的核心是保证相关方的利益、需求得到满足,所以在相关方登记册里需要写清楚其需求,以便在后续项目任务跟踪、项目绩效评估过程中方便参照。


  WBS


  WBS为工作分解结构,可以分为按交付成果分解(产品导向型WBS)和按项目活动分解(活动导向型WBS)。


  完整的WBS可以清晰地表达项目范围,并对项目的成本进行准确的估算,对项目进度进行清晰的计划。需要注意的是,WBS必须由项目团队成员一起完成,在这个过程中,可以有效让团队清楚任务的来源、背景及可能碰到的风险,以提高后续工作的执行力。WBS的方法可以归纳为:①自上而下,逐步深入。②方便估算、分配、跟踪。③最下层是有输出的活动。④遵循8/80原则。


  责任矩阵


  责任矩阵就是将所分解的工作任务落实到职能部门或个人,表示出他们的关系、责任和地位的方法,它可以清楚反映工作责任和相互关系,尤其在职能式项目组织模式中,通过责任矩阵强化分工,减少后续分工争议的风险。


  里程碑计划


  它是以项目中某些重要事件的完成或开始时间点作为基准所形成的计划。里程碑计划的编制,可以采用头脑风暴法或关键路径法(CPW),通过关键路径的识别,将路径上的节点作为里程碑。


  对于里程碑计划表,我们还可以进行优化,增加里程碑事件的完工要求、输出文档要求、事件第一负责人和参照的规范标准等。该计划表是项目经理日常进度要求的核心依据,结合项目例会,可以有效管理项目,纠正偏差。


  甘特图


  甘特图可用于进度计划编制和进度控制,表达直观,适用于小型项目。甘特图可以体现完成比例、责任人和具体日期等。


  一般而言,我们在项目团队的办公场所可以张贴甘特图来显示项目进度,而且可以随时进行更新,使得团队能自我提醒,同时在项目的例行报告,尤其是对项目相关方的项目信息沟通报告中,可以放入甘特图,传递项目进度信息。


结语


  以上简述了几个常用的项目管理工具,需要强调的是,工具的核心不是知,而是实践,并运用于企业实际,尤其对于开始探索用项目化方法武装管理的企业。


  作为项目管理的从业人员,我们要深刻意识到先用起来是尤其必要的,即在企业的核心项目、战略项目中将工具引入,通过不断积累,自然可以逐步掌握,所谓先僵化,后固化,再优化,如总是对项目管理工具停留在理论学习阶段,是不能有效掌握其精髓的。

责任编辑:王兴钊

标签:项目管理
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