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《PMBOK®指南》第六版中的项目知识管理

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2018年01月09日    作者:胡晶晶    来源:微信公众号“项目管理思考”

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  《PMBOK®指南》第六版新增了4.4 管理项目知识过程。《PMBOK®指南》中的观点如下。


一、管理项目知识的目的


  1. 管理项目知识旨在利用现有知识,生成新的知识。


  2. 管理项目知识的目的是实现项目目标,并帮助组织习得这些知识。


二、知识的分类


  借鉴一般知识管理的观点,《PMBOK®指南》第六版中将知识管理分成两类:


  1. 显性知识:易使用文字、图片和数字进行编撰的知识。


  2. 隐性知识:个体知识以及难以明确表达的知识,如信念、洞察力、经验和“诀窍”。


三、知识管理的关键活动


  1. 知识分享

  2. 知识集成

  

《PMBOK®指南》中知识管理的理解


  《PMBOK®指南》中正式提出了知识管理,可见强调知识管理是当今项目管理的风尚之一。


  一、对两种不同知识类别的理解


  知识可以是组织的,也可以是个人的。显性知识经过记录,形成组织过程资产,保存在项目管理信息系统(PMIS)中。在项目执行期间或结束时,移交给组织作为组织过程资产。PMI在管理项目知识过程更加强调隐性知识的管理。隐性知识不易文档化。它跟个人的经验和资质很有关系。


  《PMBOK®指南》中知识管理的重点是管理隐性知识,以及显性知识与隐性知识之间的共享与转换。这和一般的知识管理著作中的观点是一致的。


  隐性知识未文档化。它具有难以规范化、难以模仿、不易交流与分享、不易被复制或窃取的特点。


  二、项目知识管理的作用


  举例说明。一个正在招投标的软件开发项目中需要实现三项功能。组织的经验教训知识库中有相似的项目归档资料,可供参考。其中包括代码交付物和文件交付物。在商务谈判时,采购经理与项目经理依照公司要求的验收标准与客户沟通,无法达成共识。


  项目知识管理在以上案例中可发挥如下作用:


  1. 节约工总量:


  通过查阅项目管理信息系统(PMIS),项目经理识别到这当中的两项功能都在以往的项目中实施过,且经过技术专家判断,匹配度很高。那么,在项目经理提交工作量评估时(efforts estimation),工作量就可以大大减少。报价降低了,组织的市场竞争力提高了。或者,报价没有降低,但是利润增高了。无论是哪一种方式,对组织而言都有益。


  2. 快速完成解决方案:


  以往项目的解决方案将有助于在新项目中快速生成解决方案。以往项目的实施结果(成功与否)可向新项目传递“哪种解决方案是有效的?”参考信息。


  3. 促进客户沟通:


  在与客户无法就工作说明书的内容达成一致意见时,如双方就验收标准存在争议,以往类似项目的验收标准将是很好的参照和有力证据。


  显性知识存在于经验教训知识库中,是组织过程资产的一部分。除以上列举的作用外,它还可能在项目管理的其他方面作为组织过程资产发挥作用。


  三、隐性知识显性化


  项目经理只有施展软技能,营造开放且乐于分享的环境,才具备获得隐性知识的大环境。同时,项目经理还需要积极营造自身“人设”,把自己打造成“人见人爱,花见花开”的高品质人才,使相关方乐于与你分享隐性知识,这样才可以成功获得更多的隐性知识。


  除此之外,项目经理还应致力于将隐性知识显性化。可实践的方式包括但不限于:


  1. 通过口口相传的方式习得了知识,将其以问题日志或其他文档的方式记录下来。


  2. 查阅相关资料,将信息整合到必要的深度,形成新知识,记录在成新文档。


  3. 参加培训,通过增强显性知识,来弥补对隐性知识理解上的差距。

责任编辑:王兴钊

标签:PMBOK
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