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社会友好型项目管理路线图

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2017年11月14日    作者:基怀特·拉姆    来源:项目管理评论网

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  文/基怀特·拉姆(Jiwat Ram)

  译/文桃


  项目管理广泛应用于各行各业,尽管方式多种多样,但来自不同教育和文化背景、阅历、年龄层及性别倾向的人们均如此。这听起来像是一件好事,而同时也提出一个问题:如此大量的人群在使用项目管理,那么项目管理是否具备其应有的用户友好型?


  至2030年,全球老龄化人口预计将达到10亿左右,与2015年的估算相比增长60%。延迟退休已成发展趋势,人们留岗就业的年龄与以往相比有所提高。中国、日本、美国、欧洲等国家和地区已进入老龄化社会,其可持续发展是一项从未间断的研究课题。这意味着用于现代项目管理的知识(包括流程、工具和系统)不可过于复杂,即使未能掌握主流技术和知识、对现代知识库了解较少的人员也能使用。显而易见,我们需要一套社会友好型项目管理方案。


  在当今对项目管理的探讨中,我们将社会友好型项目管理定义为一种知识体系。对于文化背景、性别、受教育程度和所属社会团体各不相同的人群来说,这种知识体系所涵盖的流程、工具、技术及相关系统均易于解释、理解、调整、部署和使用。


  社会友好型项目管理最主要的特征之一必须是简单。目前编纂的知识体系给人的感觉似乎有点复杂,甚至对许多经验丰富的专业人士来说亦是如此,更别提由于某些因素导致无法跟上时代发展步伐的人群。因此,“更容易使用”对项目管理来说尤为重要。为此, 笔者从四个方面提出建议,从而使项目管理达到社会友好型。


社会友好型流程


  项目管理的目的在于促进各项活动的系统化管理,因此势必会非常注重流程。然而,使用他人推荐的流程,再将其调整为某一项目独特的流程是非常耗时的,且对于不同社会背景的人来说可能也是很费力的。为了使项目管理流程达到社会友好型的目的,我们推荐采用下列方案:


  (1)对于新设计的流程,应在推出之前由一系列不同社会群体进行“简单性”和“易用性”测试。


  (2)对于现有流程,应进行检查,并由一系列社会群体进行“简单性”和“易用性”水平的测试。必要时,应进行修改和简化。


  (3) 对所推荐流程进行设计时,应考虑到来自不同社会群体的所有人。


  (4)在推出某一流程知识结构时,应具备两个层面,即“基础版” 和“高级版”,便于降低解释难度, 易于不同社会背景的项目管理专业人士理解。


  (5)应保存和定时发布最简单的基本流程信息,涵盖项目管理范围、时间、成本、质量和风险,指导来自不同社会背景的人群轻松使用该流程。


社会友好型工具和技术


  在实际项目背景下,所使用的项目管理工具和技术有简单复杂之分,其使用率在很大程度上取决于这些工具和技术是否烦琐复杂——这一点尤其会对不同社会背景的专业人士有所影响。为此,我们建议采取以下措施使项目管理工具和技术达到社会友好型。


  (1)由不同社会群体对现有工具和技术的“简单性”和“易用性”进行检查,建立一套两个版本的工具和技术,一个版本易于使用,另一个版本则便于满足更复杂和更高级的需求。


  (2)建立一个系统或机制,对新开发的工具和技术的社会友好型特征进行测试。


  (3)推出基础型易于使用的工具和技术时,也附带使用说明。


  (4)在进行移动应用开发时,可加入基础工具和技术的使用说明。


社会友好型系统和应用


  现有项目管理软件含有相当多的特征和功能,既不方便使用,又无法快速学会,即使是IT精英也觉得这些软件较为复杂烦琐。随着软件应用程序在虚拟项目管理中的广泛运用,项目监控越来越多地使用管理面板功能和移动应用,我们需要做很多工作来使这些系统成为社会友好型系统。为此,我们推荐采取下列方案:


  (1)针对新系统开发项目的需求整理应囊括对该需求的理解和记录,便于/确保该系统具备社会友好型。


  (2)在新系统设计和测试阶段, 应对其功能和特征进行验证,查看该功能是否能为不同社会群体所用。软件应用程序的“帮助”功能中应具备详细说明,这一点也很重要。


  (3)新开发的应用应具备两种模式的界面,即基本模式和高级模式。基本模式应包括项目管理的大多数基本特征,如尽可能简化的时间和资源管理方式,以方便不同社会背景的专业人士使用,用户应当能选择自己觉得最舒服的模式。除基本模式包含的功能以外,高级模式应具备所有其他功能。


  (4)新应用应提供易操作的控制面板监控功能。


  (5)在设计召开虚拟会议、分享项目数据与使用项目文件管理等功能时,应仔细考虑老年用户及不太了解最新技术这类用户的需求。


社会友好型思维模式


  开发适用的流程、工具和系统意味着设计者需要具备社会友好型思维模式。而这一点可以通过组织、项目管理部门、决策部门、监管部门等协同努力,以使整个项目管理过程变得具有社会友好型。为此,我们推荐采用下列步骤:


  (1)首先需要在具体的项目管理部门内部成立工作组,对现有标准和知识的社会友好型进行审核,并提出建设性改进意见。


  (2)然后由这些部门分享讨论各自在项目管理知识和标准的社会友好型方面的经验和经历,综合各方信息,使整个项目管理知识在社会友好型方面达到更高目标。


  (3)政府和监管部门应对其政策进行审查,支持有助于项目管理制度更具社会友好型的举措。包括修改政策、提供资金支持来帮助组织和项目管理部门修订和更新项目管理标准,使其更具社会友好型。


  美国前总统比尔·克林顿说过: “我们在帮助别人创造未来的同时,也为自己创造了未来。”这似乎是一条不错的箴言。伴随着全球人口的老龄化,问题不是将项目管理知识变成社会友好型是否必要,而是何时实现这一点。显然,当下便是采取措施实现这一目标的最佳时机。


  基怀特·拉姆,博士,山东大学管理学院教授。

责任编辑:王兴钊

标签:项目管理
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