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陈利海

  陈利海,实战项目管理的倡导者、实践者,敏捷项目管理教练。16年IT产品一线项目管理,世界500强企业多年管理经历。PMP,PMI-ACP,工信部认证的高级项目经理,创新理论(TRIZ)国际二级讲师,AACTP认证国际注册培训师(ICT)。出版项目管理专著多部。

项目加人加钱就能干的快吗? ——成本与进度的微笑曲线

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2019年07月23日   

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  干项目多快好省是一种美好的愿望,现实能否达成是多种因素的综合平衡的结果。产品更新换代的速度越来越快,进度往往成为项目的第一优先级的目标,但是加快进度并不是加钱、加人就能做到的,成本和进度受到微笑曲线的制约。


  当今时代互联网推动者信息在加速流转,信息推动者时代的步伐加快,正如雷军所总结的:互联网其实不是技术,互联网其实是一种观念,互联网是一种方法论,我把它总结成七个字,“专注、极致、口碑、快”,我们已经进入了一个“互联网+一切”的时代。


一、“快“成为了项目最重要的目标


  在今天这个快节奏的世界,如何按时完成项目是我们每天面对的压力。由于竞争的存在,尤其是在开发新产品、新软件或新的服务方面,如果你的项目花了太长的时间,你的竞争对手就会比你领先一步进入市场,而最先进入市场的新产品通常会占据60% -70%的市场份额,留给你的市场就如同鸡肋了。


  但是快并不是决定一切的因素,对于任何企业成本是一个无可回避的话题。我们还要面对降低成本的压力,这是因为成本总是随着项目时间的延长而增加。如果你能在保持范围与质量不变的情况下更快、更节省地开发项目,你就能更快地收回投资,使你自己免受市场波动带来的冲击。


二、平衡“快“与”省“



图1 时间——成本微笑曲线


  现在来看图1所示的时间一成本微笑曲线。注意这里有一个能让成本最低的时间,即最优时间。但问题是,我们常常不知道这个时间到底在哪里,这需要积累历史数据才能得出,但遗憾的时很少有人这么做,他们甚至连规范的项目管理都没有。我们需要知道,当越过成本最低点后(时间延长),项目成本会因为缺乏效率而提高,这是说,你干得太慢了。


  在成本最低点的左边,我们要减少花在项目上的时间,用通俗的话讲,就是我们要“压缩进度”,这并不是想故意让项目干不成——我们只是想做得更快。


  这时我们可以看到,缩减时间时,项目成本开始上升,并且是急剧上升,这是因为我们要动用更多的资源来加快速度。用句大家常说的话:“不惜一切代价”。



图2 边际效益曲线


  问题是,当我们把更多的人力投人到项目中,他们会互相影响,工作不可能分得更细,这时我们便会碰到所谓的边际收益递减。举个例子,如果一个人能在10小时内完成某项工作,两个人却不能在5个小时内完成同样的工作,他们也许要花6个小时才行,而4个人可能要花上4个小时。所以我们得到的收益曲线并非直线。


  另外,还有一个最少时间的限制,即无论你投入多少人力,你的项目都不能少于这个时间完成,我们把它称为“禁区”。通常总是有人认为,只要。你投入足够的人力,便可以不花什么时间就能完成项目,而事实并非如此。


  甚至,有一个起源于软件项目管理的法则,叫做布鲁克斯法则:“为一个已经延期的项目增加人手,只会让该项目延误更多。”( Brooks,1975)我相信,这一法则适用于所有类型的项目,而不仅仅是软件项目。


三、返工——加班死亡循环


  更不幸的是,在错误的时间增加人手,常常会彻底毁掉一个项目,如图3所示。如果你想通过增加人手来提高完成项目的可能性,此人必须能跟上项目的进度。



图3 返工——加班循环


  这意味着他需要指导和培训,谁来为他们做培训呢?


  很可能是你,也可能是项目组里的其他成员,而无论是谁,那个人的工作绩效都必然会降低。为了不耽误工作,她必须加班工作。而加班使她疲劳,因此效率更低,并可能因此常常出错,也就意味着她必须花时间去改正,这就是所谓的返工。随着返工次数的增加,她必须更加超时工作,才能赶上进度,从而更加疲惫,更容易出错,返工更多……


  这就是说,这个项目很可能因失去控制而陷入恶性循环之中。所以我们千万要小心,不要轻易尝试用增加人力的办法帮助自己按时完成任务。


四、“精神病”式的重蹈覆辙


  现在回到我们所面临的压力上来:更快、更省地完成任务。时间一成本微笑曲线告诉我们,如果处在曲线的成本最低点前,压缩项目时间会导致更高的成本。然而,我们却被要求同时降低项目的时间和成本!我们是不是被戏弄了?


  也许是。


  西方有句心理学名言:“如果你总是做你一直在做的事,你就会得到你一直得到的结果;我们说:“种瓜得瓜,种豆得豆。”


  还有一种说法,“异想天开的人总是做着一直在做的事,却期望得到不同的结果。”


  这是说,如果你一直努力却没有什么成效的话,你就必须改变你做事的方式,亦即你必须改变做事的“过程”。事实上,这种改变正是规范的项目管理能给予你的。


  长期以来,很多人都在使用不规范的、非正式的项目管理方法,我称之为“随意的”项目管理。我很了解它,因为我也那样干了大约10 年时间我们为什么会这样呢?因为我们根本不知道还有其他方法存在。


  虽然我也完成了任务——而且他们还挺满意。


  但问题是,我们没有意识到,其实我们的工作还可以做得更好。规范的项目管理(在过程中进行改变)真的能让你又快、又省地完成任务吗?


  我相信可以。


  据估计,大约1/3的项目成本来自于返工,就像有人说过的,这相当于让每三个人中的一个什么也不干,只是重做另外两个人做错的事。当然,这样的成本会非常高。我曾经对手机软件开发的解决一个bug的成本做了统计,平均每个bug需要1个中级工程师1周的时间。不算不知道一算吓一跳,其他行业也许可以自己算一算。


  为什么会有这么多返工呢?


  我可以肯定地说,这是“准备一射击一瞄准”式的管理方式的结果,每个人都不想去认真充分地考察、定义和计划要做的工作,而只是一味地想着快点完成。


  古语说“欲速则不达”,这千真万确。但在今天这个快节奏的世界,几乎没有人有耐心把时间“浪费”在计划上,这样的结果就是返工,这才是百分之百的浪费。


  如果你能用心测量一下的话,就会发现,返工在你的项目中大约占到5%-40%的工作量。监测你的返工次数,你就能很快地看到进步。可能你去做基线对比时,发现以前项目的基线数据没有保留。但你仍可以简单地画出一条趋势图来反映返工次数的减少对成本的影响(如图4所示)。




小结


  1983年,美国圣迭戈(圣地亚哥)建筑协会(San Diego Building Association)发起了一个建筑比赛——能在多短的时间内建好一个典型的单户家庭住宅,要求五通一平,简单来讲就是能住人,居家生活没问题。每个参赛队用300人,花1个月的时间试验和计划,比赛时最快的对花费了2小时45分就把房子建好了。这是一个规范项目管理、认真做计划的很好的成功案例。

责任编辑:王兴钊

标签:项目
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