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企业项目管理信息化路线图

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2018年12月07日    作者:张会斌    来源:项目管理评论网

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  笔者从事项目管理信息化工作接近20年,常年活跃于中国的项目管理信息化领域,曾经为包括西门子、施耐德、宝马汽车等众多世界500强企业提供了项目管理信息化领域的咨询与软件平台的落地工作。在多年的工作当中,笔者接触了不少企业在项目管理信息化方面的成功实践,也看到了不少企业在项目管理信息化方面所走的弯路,特写此文进行经验和教训的分享,希望能够给有兴趣的读者一定的参考。


概述


  自从1999年PMI进入中国以来,中国的项目管理经历了非常快速的发展,项目管理的热点也逐步从个人能力提升的PMP认证考试逐步转移到企业级项目管理能力提升的体系建设和项目管理信息化建设上。


  到底什么是项目管理信息化呢?项目管理信息化是运用信息化的手段,加强对项目生命周期的管控,用来提高项目管理人员的技能和项目管理的执行效率,从而提高项目成功率。


  项目管理信息化包括单项目管理信息化、多项目管理信息化与项目组合管理信息化三个层次。有些企业每年实施的数量不多,但是每个项目的体量很大,周期很长,这种情况的重点诉求是单项目管理信息化。比如一些房地产公司,每年在建的项目数量不超过10个,但是每个项目都需要5-6年时间,投资都达到几十亿元,这类企业在进行项目管理信息化时,考虑更多的是单个大型项目如何通过信息化手段加强管理。与之相对,有些企业每年要实施数千个项目,但是每个项目周期只有几个月,甚至几周,那么企业所应该关注的就不是单项目了,而是多项目管理信息化如何帮助企业解决资源冲突、提升资源利用率的问题。此外,有些企业的项目管理重在投资管理,比如一些创投资金企业,其关注点在于如何进行项目组合的选择,以达到投资的收益最大化、风险最小化,并不太关心项目选择之后的管理问题,那么企业的重点就在于项目组合管理信息化。


  项目管理信息化的手段包括电子邮件、各种办公软件、项目管理软件、项目管理平台。我们不要以为项目管理信息化就必须搭建一套网络的项目管理软件平台,实际上,只要运用任何信息化手段进行工作辅助都属于项目管理信息化的范畴,因此,负责开展项目管理信息化的部门一定要实事求是地根据自身的管理要求和经济能力选择相适应的项目管理信息化模式。


  项目管理信息化的目的是服务于项目管理专业化,提升企业的项目管理能力。需要强调的是,项目管理信息化不是形式主义,企业一定要在内部进行非常广泛的信息化诉求调研,尤其是向一线的项目成员进行充分的调研,因为他们才是项目管理系统上线后的最终用户。企业如果不尊重项目成员的意见,一味用管理者的压力向下强推项目管理系统,最后的结果往往是南辕北辙,不仅没有达到提升企业项目管理能力的目的,反而降低项目管理效率,引起所有人的抵触。


误区


  企业在推行项目管理信息化的过程中,经常会陷入如下3种误区。


  一味地抵触任何形式的项目管理信息化


  有部分用户天生对于新鲜事物有抵触的情绪,他们认为项目管理软件任何用处都没有。尽管企业内部的管理已经很混乱,各种项目管理数据缺失严重,计划失控严重,项目问题缺乏统一管理,他们仍然不相信项目管理软件的作用。大量项目管理文件都在离线状态下流转,为企业层面的知识化管理带来巨大风险,从而阻碍企业级项目管理能力的提升。在此情况下,企业不得不过多地依靠个人能力,但是一旦出现人员不稳定的情况,会给企业带来巨大损失。


  对于项目管理信息化的作用期望过高


  另外一些用户认为项目管理软件的功能是强大无比的,他们希望项目管理软件上线后,不需要用户的干预就可以自动收集项目进展数据,自动提升项目的按时完成率,自动节约项目成本,等等。这种思想是不可取的,因为任何智能化系统都离不开人员的控制和干预,毕竟做项目的是人,不是机器,我们需要对项目管理信息化的作用设定合理的期望。


  项目管理信息化的盲目选择


  还有一些用户对于项目管理软件的期望是合理的,但是在选择项目管理软件时往往容易陷入到软件本身的功能对比上,而忘记了自己真正需要的是什么,到最后选择了一套功能最多、最强大、价格最低的产品,结果发现它并不适合企业的管理体系。


措施


  根据企业的项目管理现状,笔者把项目管理信息化划分为如下5个阶段(见表1)。


表1 项目管理信息化的5个阶段



  值得一提的是,企业的项目管理信息化部门在进行软件功能重点选择时,一定要基于企业自身的项目管理特点:工程项目(建筑施工、房地产、轨道交通等)重点实现进度管理和成本管理;IT项目(软件开发、系统集成等)重点实现需求管理、进度管理和文档管理;新产品研发项目(飞机、汽车、电脑、家电等)重点实现规划管理、里程碑控制、交付物管理和质量管理;订单项目(机械设备的生产制造、工程项目的交付等)重点实现合同管理、进度管理、资源管理、与生产系统的对接;互联网项目(App、网站等)重点实现快速敏捷、需求管理、进度管理和质量管理。


  此外,市面上项目管理软件的功能都大同小异,企业需要关注如下4个要点:①是否包含项目启动、项目规划、项目执行、项目监控、项目收尾五大过程;②是否包含《PMBOK®指南》的十大知识领域;③是否满足企业自身的行业特点;④是否满足不同企业角色的使用习惯。


结语


  项目管理信息化是一种企业级行为,它的核心负责部门应该是企业的PMO。当然,项目管理信息化也是“一把手工程”,如果企业高层高度重视,PMO规划得当,项目经理积极配合,则项目管理信息化的成功率就很高,否则任何一个角色出现问题,都会给企业的投资行为带来损失。欢迎读者朋友与笔者进行交流,一起推动中国项目管理信息化的进程。

责任编辑:王兴钊

标签:信息化
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