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EasyTrack项目管理系统:提升组织项目管理能力的利器

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2018年12月02日    作者:黄小华    来源:项目管理评论网

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  内蒙古农村信用社联合社(下称“内蒙农信”)的信息科技部发展至今已有员工90余人,外包人员20余人,外包项目涉及人员120余人。管理属于甲方型IT项目管理,内蒙农信自有开发人员主要负责管理协调厂商开发人员的日常工作。


  为适应业务水平不断提升、规模不断扩大的需要,内蒙农信拟基于深圳市蓝云软件有限公司(下称“蓝云软件”)的EasyTrack项目管理系统(下称“系统”),以业内最佳实践为指导,结合内蒙农信管理现状,建立覆盖整个信息科技部的IT项目管理体系,完善内蒙农信信息科技部各中心之间的沟通协调机制,提升组织管理水平和执行效率。


  根据目前项目的管理情况,内蒙农信希望系统实现如下目标:通过项目管理软件把所有项目从立项到结项的整个过程都能规范化,从而健全规范项目管理制度;能够实现对需求变更的有效控制,实现对外包人员的管理和项目考核,能够对项目的进度、质量、成本加以控制和把握;将项目的所有参与人员通过项目管理软件有序联系起来,使得项目开展更顺利,沟通更方便,编写项目报告更全面,向领导汇报时更及时和直观。


  作为系统建设及技术支持单位,蓝云软件经过需求调研后发现,EasyTrack标准产品功能可满足内蒙农信70%的需求使用。为此,系统实施分为两个阶段,即EasyTrack产品的标准实施及二次开发内容的实施。系统在第一阶段标准实施过程中同步进行二次开发,在标准实施完毕且投入使用后,循序渐进实施定制部分内容,依此可大大缩短实施周期,提高时间利用率。


  2016年4月,系统启动;2016年9月底,系统正式上线并在内蒙农信信息科技部全面推广使用。截至2018年2月7日,系统用户242人,建设类项目133个,优化类项目307个。自有及外包项目成员都在系统中推进项目进度,项目信息的透明化及自下而上的数据收集大大提高了领导对项目整体情况的了解及资源的利用,具体表现如下。


  (1)管理规范化。通过建立项目组合、项目集、项目管理框架,系统保障了内蒙农信项目管理各领域的管理规章制度规范化执行。同时,系统建立了从业务需求受理到发布上线的组织级工作机制和过程控制流程,实现全生命周期的闭环管理。


  系统上线前,内蒙农信颁发的项目管理办法为文字性内容,项目实施活动是否按照标准靠人为约束;系统上线之后,以内蒙农信颁发的项目管理办法和业内最佳实践为指导,结合内蒙农信管理现状,建立整个内蒙农信IT项目过程管理体系。至此,项目经理在项目实施的过程中,以标准建设体系为指导结合项目自有特点开展项目实施活动。


  (2)管理透明化。系统上线后,项目计划的制订、跟踪都在线上进行,计划的执行及资源的使用情况都由各项目自下而上的集中汇总展示。系统提供了汇报的数据支撑及信息来源,使得项目管理人员可以实时掌握项目健康状况,辅助领导进行决策。同时,项目成员在项目实施中的活动可进行工时填报与任务进度更新,管理层可全面监控各项目成员的资源使用情况及各项目的任务进展情况。


  (3)管理效率化。在建设过程中,系统率先推出项目组合管理的概念及相关功能的落地。系统通过项目组合的建立及项目集的明确划分,将各项目按照不同业务条线进行数据收集及监控,便于项目管理人员进行分析及决策。


  此外,系统成功地将文档库与配置管理工具SVN结合,使得组织过程资产的积累在日常项目实施过程中能够收集起来,同时使得项目实施过程中的任务分配及工作项流程责任人清晰可见,便于各层次、各方面的高效沟通。


  黄小华,深圳市蓝云软件有限公司实施顾问。

责任编辑:王兴钊

标签:信息化
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