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咨询项目管理信息化到底烦在哪儿

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2018年10月18日    作者:陈永斌    来源:微信公众号“云头咨询”

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  很多中介咨询机构推行咨询项目管理信息化的时候,总会触碰到很多抵触情绪,很多员工反映信息化耽误了他们做项目,信息化太耗费时间了,员工借助这种借口故意抵触信息化推进,严重者会让信息化进入到一个进退两难的境地,坚持推进吧,担心影响员工,不推进吧,信息化可能半途而废,信息化成了一个烫手山芋。


  很多中介咨询机构信息化急于求成,期望一步到位,殊不知,管理信息化是一个持续长期的过程,是一个存在客观规律的管理改进活动,是一项系统工程,有着严格的逻辑关系,如果不能对庞大的体系进行梳理,不能对前期工作做一些优化夯实,后续的工作推进注定异常艰难。


  以咨询项目管理信息系统上线为例,咨询项目管理信息化就是在咨询项目管理规范化的基础上导入信息系统,把线下规范的管理模式固化到系统,通过走系统来落地线下的规范管理,通过系统信息通透、沉淀分享、留痕追责等功能让管理看得见,摸得着,易执行,因此,有效益的信息化建设一定是先把线下的管理理顺,规范线下管理,从以前的混沌无序变得规范有序,必须注重过程管理,注重规范管理,注重标准管理,注重风险管理,注重效率建设等,过程建设中都必须耗费更多的时间来规范表单填写,采集充分的信息,基于风险的考虑,没有电子存档的需要扫描进行电子档案存档,严格按照程序办事,从混沌无序走向规范有序的过程中,工作量是增加的,但是后续的管理是秩序井然,个人效率的短期下降带来的是组织效率的持续提升,风险防控从脆弱走向坚实,这个过程,跟信息系统是否上线没有关系,这是管理信息化的前奏,是铺垫,是基础,如果线下管理不规范,着急上信息化,必然会引发巨大的阻力,因为阻力来源不是上系统走流程,而是线下管理的规范让大家从随意散漫到规则约束很不习惯,这个时候,如果把线下规范跟上系统捆绑起来做整体改进,必须引发大家对管理信息化的误解,以为是信息化带来的工作量的巨大增加,这是对管理信息化的极大误解。


  把管理无序的初始状态定义为0,管理信息化规范有序定位100,0-100代表工作量,可能线下管理规范的工作量可能定义为95%,真正上系统话费的时间或者工作量只占到5%左右,而前期线下规范的工作量可能占到95%。


  95%的工作量包括线下管理优化提升,包括信息化规划、信息化需求梳理、系统选型、系统测试、系统辅导上线、系统持续优化、系统与管理互动优化提升等。而管理优化提升包括不限于总体战略规划、业务模式设计、组织优化、流程梳理、标准化建设、内控体系建设、表单模板建设、制度体系建设、薪酬设计、绩效管理、管控模式设计、核算体系建设、计划预算管理、业绩管理体系、人员引进、队伍建设、人员配置、人才测评、梯队培养、企业文化建设、分支机构设立管控、采购管理、财务管理、行政管理等,内容及其丰富。如果线下没有养成规范标准管理习惯,企图通过信息系统来倒逼规范,仍然避免不了管理补课,不把管理基础夯实,即使强制上系统,大多仍是流于形式,只有真正把线下理顺了,规范了,标准了,严格落地了,然后通过系统固化落地,就是一件轻松加愉快的事情了,水到渠成的事情。


  在某个客户企业,员工上线信息化的时候,由于没有规范管理的习惯,既不清楚项目的程序流程,也不清楚各个流程表单应该准备哪些信息,哪些附件,哪些表单,电子归档的路径也不熟悉,实际上是对线下的管理非常模糊的状态,这样子去让她走系统,就会遇到很大的阻力,她会认为信息化很麻烦,要准备这个,要准备那个,好像事情很多,耽误工作,这个时候,辅导上线的人员要对这个员工进行规范管理培训,比如要准备哪些信息,要准备哪些附件,附件如何扫描,如何添加,如何归档,公司的电子档案馆如何设置目录的,等等,实际上上线的时间就只需要1-2分钟,但是规范管理的辅导却需要花费3-4个小时,这就是信息化上线的错觉,就是把线下管理与上线系统做了捆绑推行,把上线系统的事情变成了线下管理辅导加上线辅导。这就是很多企业对信息化的误解,或者对信息化的急于求成导致的结果,信息化没有捷径可走,只有扎扎实实的做足管理内功,夯实管理基础,信息化之路才能真正顺利。

责任编辑:王兴钊

标签:项目管理
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