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如何做好组织级项目管理

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2018年09月23日    作者:佚名    来源:哲越项目管理

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  项目管理已经迅速成为一门重要的管理学科和技能。掌握项目管理理论和技能的项目经理活跃在众多企业和机构,成为企业业务运转的中坚力量。事实表明,仅仅凭项目经理的努力,是无法保证项目的成功的。项目的成功,离不开企业内部的支持——无论是资源和资金的分配、历史上项目实施的经验教训、风险的识别与应对、企业的内部管理机制与流程等等。


  高级管理人员必须建立一套管理的组织结构和流程,来确保项目控制,保证达到战略目标。我们将这种管理结构和流程称作:组织级项目管理,以有别于通常所说的项目管理。对于企业和机构的高层经理来说,当组织结构较大,项目数比较多,并且导致高级管理人员不能经常的深入了解项目发展的情况。


  1.项目级管理很重要,但不能仅仅依赖项目级管理


  项目级的管理——项目经理和项目组的能力——依然是项目成功的重要因素。但不是全部因素。在项目管控过程中,项目级的管理是难以解决所有问题的。


  比如项目启动时的项目估算。项目估算是极为重要的项目管理环节。估算错误,计划就不准确,再优秀的项目经理也无力回天。在IT软件服务行业,一个众所周知的情况就是,项目的标的往往很大,但是最终做下来还是亏损很多。企业没有组织级的估算标准、项目经理“拍脑袋”估算而导致的项目估算不准确,是导致这种结局的主要原因之一。


  很多行业建立了很好的组织级估算的依据。比如工程建筑行业,无论是铺铁路、挖隧道还是盖楼盘,企业都有非常精确的估算数据标准。甚至国家也有相应标准,一个项目,要用多少材料,用什么机械会需要多少人工,都有国家级的标准。甚至房屋装修行业,无论是刷墙漆、铺地板、改电路,都有企业规定的估算标准,现场的工人只需根据企业估算标准进行计算就可以了。


  相反在科技含量较高的一些行业,却有很多企业并没有组织级的估算标准,项目经理还是“拍脑袋”进行估算。项目经理根据自己个人的过往经验,来推算当前项目的工作量与工期。这是相当危险的。因为一旦项目经理的经验不足,或者项目经理的经验与当前项目不符,就会出现相当的估算偏差。


  不仅仅在项目估算环节,在其他的众多关键环节,如项目实施方法、风险评估与应对、项目范围管理、实施过程控制、项目经验总结等等,项目经理都难以独自做出好的决定。因此,视锐达公司认为,项目要成功,离不开组织级的管理。企业的组织级项目管理能力,是确保弥补项目级管理的弱点、贯彻企业管理政策的基础。


  2.组织级项目管理是企业核心竞争力


  对项目干系人和客户来说,他们不仅仅需要能干的项目经理和项目组,他们更希望在项目组之后有一个更强大的企业体系的保障。当企业没有组织级项目管理体系的时候,项目经理和项目组需要完全自力更生解决所有问题,这是非常危险的。视锐达公司认为,为项目干系人和客户服务的,不能仅仅是项目组,而是整个企业的强大能力,项目组应该是企业能力交付给客户的一个渠道。


  对于乙方型企业来说,组织级项目管理能力对于赢得客户尤其重要。在制造业,企业往往乐于带领客户参观生产车间,借以向客户证明企业的生产水平和质量控制水平。同样,对于乙方型项目型企业来说,一个个项目的实施,就是企业的“生产线”。而整体的生产管理和控制,就是组织级的项目管理体系。良好的组织级项目管理体系和能力,使得企业区别于竞争对手,从而帮助企业赢得客户的信任和更高的价格。


  对于高层经理来说,最害怕的就是在没有任何预期的情况下,得到一个项目大幅延期或者项目成本大幅超支的报告,或者收到重要客户的一份措词严厉的投诉信。很多企业的高层经理是陷于频繁的“救火”而不能自拔。在这个时候,企业建立一套有效的管理组织结构和流程,来确保项目控制,是极为重要的。组织级项目管理,是企业的核心竞争力的体现。


  3.组织级项目管理需要建设哪些能力


  组织级项目管理能力与项目级管理能力都是企业必不可少的,两者的互动和配合,直接决定了企业项目的成本和效率。


  资源管理:如何更好的分配和协调资源,并使得资源利用最大化?资源利用效率,决定了企业的经营利润。


  方法过程:项目控制的方法和过程,能否固定下来,使得各个项目能够依据同样的步伐前进,从而绕开陷阱。


  知识积累:项目实施中,能否不断积累知识和经验,如项目的估算数据,能否不断优化,使得项目估算越来越准确?


  经营分析:项目预期利润如何?是否有变化?收款有否延迟?等等。


  突发事件:一些项目组难以解决的突发事件,如:风险、问题、事故、变更,组织如何帮助解决,并确保落实下去?


  绩效监控:项目的绩效怎样?哪些有问题?问题在哪里?如何解决?


  投资决策:如何平衡项目的利益冲突?如何从更高的层次来分析、平衡项目的资源投入和预期收益?


  我们都希望拥有高水平的项目经理和项目团队,但我们更希望拥有高水平的组织级管理体系。只有在一个良好的组织级管理体系中,项目经理才能够吸收组织的经验、弥补自身的不足、及时得到高层的帮助,从而大幅提升项目的业绩。

责任编辑:王兴钊

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