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敏捷项目管理之项目日报的重要性分析

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2018年09月07日    作者:安宁    来源:微信公众号“Zao知道”

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  项目日报是什么


  日报的内容:指每天定时统计反馈的当前计划任务的总体情况。大致的内容包括:任务内容,进展效率、完成质量,遇到的问题、潜在的风险,工作计划等。包括各项关键指标的统计。


  日报的意义


  全面反映当前计划任务的情况。包括进展、成本、质量、安全等关键的指标。


  通过日报的全面公示和工作效率的对比排名,使团队成员形成比、学、赶、超的自我鞭策、提升意识。


  使得管理层能够充分掌握项目的风险,能够及时调整策略或协调资源,避免造成损失。


  长期、系统的日报能够形一个全面的项目管理趋势分析报告,能够看到项目以往的进展变化趋势,可以发现一些比较不容易直接发现的问题,从而能够帮助管理层分析规划提高和改进团队的措施。


  日报的分析还能帮助管理层监控各个关键岗位人员的能力和表现,也能成为考核成员绩效的有效依据。


  日报既是项目生产过程中的需要,也是管理层对项目管控和长远发展的需要。


  日报要注意的地方


  及时性:项目资料员要将项目每天的基本数据在第一时间上报,“日报”的时效性是对其最基本的要求,但在实际中“漏报、迟报”现象频发,从而导致信息上报的意义因过时而丧失或大大地降低,项目中急待解决的问题也会因日报的延误而错过最佳处理时机。


  准确性:只有真实、准确(尤其是数字等信息)日报,才能真实地反映项目的实施情况,也才能充分发挥其价值,只有准确的信息才能让管理者对项目的“现状”得出正确的判断,采取的措施才能做到“有的放矢”,项目的管理效果也才能得到保障。


  完整性:日报的完整是项目整体效果达到理想目标的根本保证。完整的“日报”应包括:计划内容(做了什么 ?),工作效率(做了多少,能量化的要量化),工作效果(结果好坏),工作问题(是否存在影响项目顺利实施的因素),工作计划(想做什么?如何做?)。只有完整的信息才能使管理者做到:对项目的整体情况了解全面、判断客观、避免犯“以偏盖全”的错误。


  日报的形式应该是直观的,方便查阅的。例如:关键的指标数据统计可以采用图表形式、不同进展状态的任务采用不同的颜色标识、对需要重点关注的问题和风险采用显眼的形式和字体标识。

责任编辑:王兴钊

标签:敏捷
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