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如何有效沟通项目的进度和问题

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2018年09月09日    作者:陈海春    来源:网易杭研项目管理

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  大家都知道项目经理的大部分工作就是进行沟通:与项目成员沟通、与上司沟通、与相关业务部门沟通、与客户沟通等等,其中一个主要的内容就是沟通项目的进度和状态/问题,本文分享了笔者在日常项目管理过程中总结的一些小的心得体会供大家参考。


  首先,理解什么是有效的沟通,然后结合具体项目讲述如何实现沟通的有效性。

  

  如何理解沟通的有效性。在谈沟通的一些文章中有一个著名的漏斗理论,就是一个人通常只能说出心中所想的80%,但对方听到的最多只能是60%,听懂的却只有40%,结果执行时就只有20%了,而三个月后只有5%存留在对方脑中了。

  

  因此,在沟通过程中需要重点关注被听懂了的40%,实际项目中经常出现需求方(市场、商务、产品等)和实现方(技术开发、视觉交互、测试等)沟通不畅和理解偏差的问题,由于这两类角色关注的领域不一样(需求方关注的是商业价值、做什么的问题,而实现方关注的是如何做和什么时候可做完的问题),那么如何提高这两方的沟通效率呢?除了使用下图中的DoD方式外,还有一种方法就是让实现方进行需求反讲,如果能够复述出来那么就应该是听懂了。这个模型类似于TCP通信中的三次握手协议:


  首先由需求方描述需求;然后实现方进行复述;最后需求方进行确认。

  

  那么,有效沟通至少是项目经理/需求方同时要能自信清楚地表达的想法,实现方/接收方清楚理解并能够达到可复述的地步。


  接下来笔者将分别讲述与业务部门、团队成员、PMO部门及其他干系人,如何进行有效的沟通。


一、与业务部门沟通项目的进度、问题


  在弱矩阵组织架构中业务部门是我们项目经理的客户和服务对象,项目经理通过成功的交付项目使之满意,并通过提高各业务部门的价值来体现项目经理的作用。


  如何与业务部门进行有效的沟通。那“有效的40%”包含哪些内容呢?笔者在与业务部门进行沟通时主要有以下几个方面:


  项目的现状是什么,客观而独立的给出判断,可以通过项目天气图标或者项目红绿灯的方式来表示一个项目的总体状态。需要一定的勇气和相关的度量指标来协助我们项目经理进行客观独立的判断。一些比较常用的度量指标有:


  1.计划偏差率/计划达成率;

  2.质量指标(bug 收敛情况、线上bug/投诉等);

  3.风险发生概率和影响程度;

  4.人力资源/费用使用率以及是否满足未来需求;

  5.一些运营指标:活跃用户数、销售额、PV/UV/VV 等。


  项目中遇到的问题原因分析,并进行归纳总结。项目中出现任何问题项目经理都应当第一时间组织相关人力、物力进行解决;对于业务部门本身由于人力资源紧张而导致的项目资源冲突,项目经理需要组织资源负责人一起沟通,从部门整体角度来看如何进行项目取舍;并在事后与业务方一起对重点问题进行原因分析和经验总结。


  建议下一步如何做,最好能够辅以SWOT分析。如业务部门中经常遇到的各自为政的情况是否可以通过建立功能团队来解决;项目经常延迟,原因也许是不断有维护任务打断开发人员的工作,是否可以成立专门的维护任务小组和开发项目小组来解决?项目经理可以通过望、闻、问、切等手段来发现业务部门存在的问题,并提出相应的解决方案供大家讨论。


  在与业务部门沟通过程中需要注意/避免的一些事情是:


  不要假设自己是产品经理而对需求进行决定;也许有时你很希望有/没有哪一个功能,但不能在项目需求列表中强行加入,而需要在需求讨论会上提出自己看法以供讨论。


  在做计划时需要包含团队成员来进行项目计划而不是一个人武断的进行承诺,如果团队规模较大而又在项目初期的话可以先由对应的架构师、团队负责人来进行大致的估算和计划,待项目更详细的需求被定义、更清楚的视觉稿被通过,则可以召集相关的团队成员对这些大致的项目计划进行进一步的细化和承诺;当遇到问题时需要做解决问题驱动者、协助者而不是解决者。

标签:进度 项目
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