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项目管理办公室(PMO):项目管理体系构建中的重要机构

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2018年08月06日    作者:李宗道    来源:微信公众号“建筑前沿”

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什么是项目管理办公室?


  项目管理办公室(PMO)是对与项目相关的治理过程进行标准化,并促进资源、方法论、工具和技术共享的一个组织结构。由PMI于2004年将这个术语写入了《PMBOK指南》第三版中,项目管理办公室在中国的发展已经有十几年的历史。国内最早建立项目管理办公室的企业大概是华为,在2004年就正式组建了项目管理办公室,中兴稍晚在2008年组建了项目管理办公室。在过去的实践中,有一些企业专门设置了正式的项目管理办公室,也有一些企业没有设置的正式的项目管理办公室,对项目的审批和监管,有的由总经理办公室承担,有的由项目经理所在的部门领导承担。根据《项目管理评论》推出的《2017年企业项目管理现状调查报告》,设有项目管理办公室的企业,项目管理评分明显较高,体现了项目管理办公室对提高企业项目管理成熟度的重要作用。


项目管理办公室的作用与类型


  项目管理办公室的作用与类项目管理办公室的主要作用包括:


  建立统一的、标准化的项目管理方法体系供企业中的所有项目使用。例如:标准化的工作流程、工作模板和共享知识库,它要培训项目经理按这套标准化的项目管理方法体系去管理项目。


  充当高级管理层和项目经理之间的沟通桥梁。一方面它要用精简的报告把相关项目的进展情况集中起来,向高级管理层汇报;另一方面它要对项目经理进行相关的培训,帮助项目经理正确理解和把握高级管理层的关注点。


  协调管理所辖的项目。例如:为各个项目委派项目经理,协调各个项目之间的沟通,包括经验分享,合理调配这些项目的共同资源。


  在不同的企业,项目管理办公室的作用差别也不同,根据其作用的大小,项目管理办公室可以将被分成以下四类:


  战略型项目管理办公室,相当于项目组合管理办公室,直接管理一些重要项目的选择与实施,通常由企业的高级管理人员,如公司副总经理兼任项目管理办公室主任。


  指令型项目管理办公室,直接管理一些重要的项目,企业需要规定哪些项目必须由项目管理办公室管理。


  控制型项目管理办公室,虽然不直接管理项目,但有权要求项目管理团队,必须采用标准化的项目管理方法体系。


  支持型项目管理办公室,仅充当项目管理团队的顾问,它可以给项目管理团队提供标准化的项目管理方法体系,但无权要求项目管理团队必须采用。

  

如何让项目管理办公室在项目管理体系构建中发挥作用?


  如何随着改革开放的进一步深化,项目式企业的市场化和国际化程度不断加深,项目数量和规模也在不断增长,对与国际接轨的标准化的项目管理方法体系的需求也日益增强。项目管理办公室在构建企业项目管理体系过程中扮演着重要角色,如何让项目管理办公室发挥应有的价值是企业在设置和运行项目管理办公室时候要考虑的问题。本文建议企业在构建项目管理办公室时候遵循以下原则:


  旗帜鲜明,服务企业战略


  企业的所有部门设置都应该是为了服务企业战略的,项目管理办公室的设置也需要针对企业战略和当前问题。项目管理办公室需要与战略部门建立联系,深入了解和领会战略方向,把项目管理办公室的职能设置和日常工作与战略挂钩。同时,项目管理办公室需要定期识别当前项目管理方面存在的关键问题,设置阶段性小目标,通过改造流程、培养人员等手段,逐个解决问题,渐进式地持续提升。只有以战略为引导,以问题为驱动,项目管理办公室才能真正体现价值,并得到企业的认同。


  实事求是,支持项目管理


  在不同的企业,对项目管理深度和形式也是不一样的,项目管理的定位也是不一样的。企业在设置项目管理办公室的时候,应该根据企业自身情况,基于服务企业战略的基础上,实事求是的选择适合的项目管理办公室类型,切实为项目管理服务,切勿求大求全,徒增流程限制,影响企业效率。


  寻求支持,持续优化改进


  缺乏高层管理人员的支持一度是项目管理办公室失败的重要原因。为了赢得高层管理人员和其它相关方的支持,项目管理办公室的负责人必须借助量化的指标,用事实数据来证明项目管理办公室的价值。在项目管理办公室设置之初,应该选择高级管理人员的最关心的项目管理事宜作为切入点,力争在一定时间内(比如三个月)让它们看到明显的效果,然后在逐渐壮大和完善项目管理办公室。


  项目管理体系的构建是一个系统工程,项目管理办公室或者是项目管理办公室的相关职能是项目管理体系构建中起着重要作用,在设置和运行项目管理办公室时需要服务战略,支持项目管理,持续不断的优化改进,才能发挥出项目管理办公室的应有价值。


  李宗道,来自上海攀成德企业管理顾问有限公司。

责任编辑:王兴钊

标签:PMO
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