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多项目管理中PMO的作用

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2018年05月04日    作者:阿木    来源:微信公众号“bigsec岂安科技”

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企业为何要引入PMO


  设想公司同期安排了10多个项目在等实施,如果各产品部门都有一套项目管理模式,既有研发直接参与定制的项目,也有需要实施人员一起参与的项目,实施和研发资源夹在中间,项目一直没有进展,半数以上的项目拖到延期还是无法交付的时候,大家都会着急思考接下来该怎么办?


  于是,企业开始考虑引入 PMO( ProjectManagement Office,项目管理办公室 ),初级目标是为了统一协调各个产品项目的实施和研发资源,避免资源混乱造成的项目质量下降和进度延期。更高级的目标可以理解是为了实现项目的“企业级管理”,在企业内部形成一套稳定的项目管理体系,实现企业项目的效益最大化。


PMO介绍


  美国项目管理协会(PMI)定义:


  PMO 就是为创造和监督整个管理系统而负责的组织元素,这个管理系统是为项目管理行为的有效实施和为最大程度的达到组织目标而存在的。主要职责包括:多项目协调与控制、提供专业项目管理资源与咨询服务。


  所以,企业引入PMO,既不是为了取代项目部,也不是为了监管项目经理,而是因为企业在规模扩大的过程中出现了多项目管理情况,为了解决项目之间、项目与组织之间的资源问题,为企业项目管理提供方向和咨询、指导,PMO才应运而生。同时,企业中PMO的发展,也成为了评价企业项目管理成熟度的参考之一。


PMO的阶段和表现


  企业根据发展阶段的不同可以选择不同类型的PMO。我们根据PMO对产品、项目和资源三条管理主线影响的不同,可以把PMO划分为以下三大类型:


  第一阶段:项目中的PMO


  针对一个大型项目拆分为多个子项目的情况,需要成立一个独立的PMO来保证项目整体的管理和决策,项目结束之后就会撤销。


  比如,作为手机ODM厂商,针对每一个新款手机的生产项目可以成立一个PMO。PMO成员是由手机硬件生产项目经理、手机系统软件研发项目经理等多个子项目的项目经理组成,并在其中设定一名主项目经理,对项目所有进度计划、资源需求和成本负责。保证这款新手机能在发布之前,能够提供合格的批量生产服务并顺利交付。项目结束后,项目资源又会再分配,投入到下一款新手机的研发和生产项目中。


  第二阶段:部门中的PMO


  针对一个部门,其资源横跨多个项目的时,需要成立一个PMO进行多项目管理,主要为部门服务。需要遵守和配合企业其他管理部门制定的规章制度,协助管理好部门内的各个项目,做一些跨项目协调的工作。


  比如,企业在产品技术中心成立了一个PMO来协调产品设计和技术研发资源。当多个项目争夺一个系统设计师资源时,通过PMO建立的项目管理体系,可以确定项目的相对优先级来解决公共资源需求冲突的问题:高优先级项目资源优先排期、低优先级项目资源延期或安排替代资源。


  第三阶段:企业中的PMO


  在企业中是一个相对独立的管理部门,除了要跟踪多个项目、在多个项目中协调资源之外,还要考虑企业的项目管理体系建设。需要从整体上提高企业的项目绩效、为项目的管理建立外部环境、衡量多项目的优先级并保证项目的优先级判断与企业的战略保持一致。


  比如,企业在面临多个项目的选择时,需要一个完整的系统来获取整个企业的所有项目活动信息来协助高层管理者决策,以实现企业项目的效益最大化。企业中的PMO是负责站在公司的角度来建立符合企业发展战略的项目管理体系,同时还负责培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、为项目提供专业资源和咨询服务、实现多项目协调与控制,成为了提高企业组织管理成熟度的核心部门。


PMO与多项目管理的关系


  多项目管理,就是指在企业中同时管理和协调多个项目的选择、评估、计划、控制、执行和验收收尾等各项工作,满足所有项目的综合执行效果最优化的项目管理方式,而PMO就是项目型企业实施多项目管理的组织部门或机构。

  

  PMO在企业的不同阶段分为多种类型,但每个类型的PMO职能都可以理解成收集所有项目的进展信息,然后向上提交项目整合报告。这个工作任务听起来容易,但实际操作仍有很多阻碍。比如:需要各个项目经理定期提交的项目报告,经常会因为“正事干不完,没工夫填表”的理由搁置;简化了项目报告,加入了奖惩机制以后,项目经理还是会被“宁愿受罚,解决项目问题排第一,报告和进度汇报排第二”的救火意识主导。


  所以,大家会经常看见很多项目经理都很忙,忙着四处“救火”解决突发问题。这也是很多企业的PMO工作很难开展,价值无法体现的原因之一。PMO在实施多项目管理的时候,被误解成了项目监管部门,不是在给项目经理帮忙,反而让项目经理“更忙”了。


PMO在多项目管理中的作用计划和表现


  随着企业规模的扩展,项目越来越多,由单一项目管理向多项目管理发展已经成了项目型企业走向规模化发展的必经之路。项目管理对企业经济效益的影响也越来越明显,很多企业从建立了单项目管理模型以后,就会开始投入到了多项目管理体系的建设中。


  其实,PMO的建设和形成可以划分为以下四个阶段:


  第一阶段,提出概念,成立组织


  提出概念,确定PMO的短期和长期目标、成立PMO组织和明确职能工作范围以及内容。


  第二阶段,按PMO发展计划执行,并不断完善计划


  我们没有办法在一开始就建立一个全面的PMO项目管理计划,并且我们也没有那么多足够胜任的项目经理让大家信服和接受计划的安排。

  

  想要改变项目经理因四处救火而无法更新项目信息的现状,首先,是统一企业项目的文档模板和汇总所有项目信息。这要求项目经理必须把定期反馈和解决的问题形成经验和报告,减少平行项目中相同问题多次发生的可能,也为以后的流程规范和调整打下基础。其次,是拟定培训实施计划,培养项目管理型人才,和提供项目指导咨询服务。这可以减少项目经理因为项目管理和规划能力不足、甚至风险意识不强,导致项目经常出意外,需要去四处救火的情况。因此,我们需要一步一步去实施我们的短期目标,并不断的修正我们的计划。


  第三阶段,健全PMO的职能,并程序化工作流程


  在第二阶段工作的基础上,产出效益,包括:


  培训计划实施流程、


  管理体系的运作流程


  项目信息管理系统和项目管理软件


  工具及手段的开发和引用等


  到本阶段,PMO的作用价值才能真正得到体现。企业可以从财务方面、项目满意度、内部流程方面以及员工成长方面完成对PMO价值的合理判断。

  

  第四阶段,强化PMO工作职能,并持续运营


  不断完善PMO的工作方式,扩大其工作范围,为企业项目利益最大化提供指导和支持。

责任编辑:王兴钊

标签:项目管理
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