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PMO在项目生命周期内的职能

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2018年03月09日    作者:佚名    来源:网络

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  我国目前的软件企业大部分是产品与项目相互杂合的企业,即每个企业都有一个或多个固定的产品线,在这条线上按照用户的要求定制产品,每个被要求定制的产品由于其差异(差异可能是需求不同或者实施的团队的不同等)则常被称为项目。这些项目通常有三个里程碑,一是用户测试通过后的上线试运行,二是初验,三是终验。每个阶段持续的时间根据项目的大小不一样。


  对这样的软件企业来讲,“项目最终成功”有两个明显的标志,一是合同款全额收回,这标志着企业本身的项目目标已达到,二是用户的投诉在最近的一年内零投诉或者即使有投诉也能在短时间内给予响应,这标志着用户的项目目标也达到了。要达到这两个目标可不是件容易的事情,主要原因是项目的生命周期和产品的周期太长,而负责这个项目运作的市场部门和技术部门都不可能自始至终只盯在这一个项目上。市场部门可能在签完合同就不再关注技术部门的实施了,只有到收款的时候才露面。而技术部门中的项目团队更是一个临时性的组织,根据合同完成了必要的技术工作后可能就解散了。那么在这中间有很多事情需要做,没有一个专门的组织来做这些事情,一个好好的项目可能会很变得很糟糕。那么这个专门的组织就是项目管理办公室。它的职能就是管理每一个项目,从“生”管到“死”。


  那么一个项目管理办公室需要做哪些事情呢?按照项目的生命期,包括但不限于如下内容:


  合同的管理


  (1)正确性和准确性管理。这包括对合同正本和合同各种附件、协议、补充的管理。一个大的合同不仅内容很多,而且变更也很多,因此妥善地正确地记录是应该的。现在的合同的介质一般都存有三种,纸质,CD和电子文档,如果不做到一致性,可能会引起争议。


  (2)保密性。这个至关重要,合同的复印,借阅等应遵循相关规章制度。


  (3)变更管理。在变更后必须通知重要的项目干系人。


  (4)收尾管理。合同执行结束后相关管理。


  项目信息的起草与发布


  (1)立项之初。一个项目一旦立项后或者合同签订后,一般会给各职能部门和相关领导发布关于此项目的信息。在项目管理中通常叫做项目章程的发布。它包括项目的名称,来源,目标,项目团队的主要成员,合同号等。不同的组织和个人可能需要不同的信息,如领导层可能关注于项目的目标和合同额。财务部门可能只关注于项目用钱的日期和合同号等。


  (2)实施过程中的信息发布。根据项目的进展情况随时向各项目干系人通报项目的状况。这里的项目状况可能包括项目的状态如计划,成本,质量,时间等,也包括产品的状态,如技术,方案,问题等。


  (3)项目收款状态的报告。这个是大家都比较关心的问题,可能会每周向主要相关的人通报。


  项目的跟踪与预警


  这可能是项目管理办公室的最主要的职能之一。它包括项目计划的索取,跟踪,以及跟踪结果的发布。


  (1)项目计划的索取。一旦项目立项之后,那么项目经理就会制定一份项目计划书,这一份项目计划书可能很粗糙,但必须包括几项最重要的东西,即项目主要交付成果,项目的里程碑,完成的时间,预算的成本,主要的项目成员。由于这几项就有了跟踪的依据。


  (2)实时跟踪项目的进行。根据项目的紧急程度,制订跟踪周期。对于时间比较长的项目可能一个月检查一次,对于时间比较短的,可能一周检查一次。检查的根据是项目经理、财务和客户提交的资料。检查方法主要是挣值分析。


  (3)当项目已经超时或者超支或者接近这一状态时应及时通知相关人员。


  (4)一些特殊情况下,跟踪显得尤其重要。如原来负责本项目市场人员的离职,项目团队的解散,项目经理的更替,项目从一个部门转移到另一个部门,客户的项目经理的变更。


  项目的考核


  项目是成功了还是失败了,是赚钱了还是亏损了,亏损了多少?亏损在什么地方?可不可以给这个项目团队发奖金了?这些问题是需要通过数据来说话的。项目管理办公室从各个部门中获取数据,对这些数据进行整理和分析,然后决定项目的运行状态。项目经理一般有大致的估计,但结果可能不是很准确。如项目团队成员报销的费用的统计。在按月或者按季度发奖金的公司里,如果又与项目绩效挂钩,那么对项目的考核的作用显得格外重要。


  项目资料的管理


  一个项目从开始到终止除合同外,还包括大量的信息资料,如各种验收报告,会议纪要,变更请求书,程序,设计方案书,管理计划书,各种批示等。这些资料如何有效地保密地维护也是项目管理办公室一个很重要的职能。比如当程序发生修改后,如何记住新的版本号和原来的版本号而不至于发生混淆就比较麻烦。


  企业项目信息系统的维护


  企业项目信息包罗万象,可能既有内部的,也有外部的。内部的如企业关于项目的一些管理规定,企业各种项目历史信息的分类,查询,管理等。外部的包括如国家和地方政府关于项目的法律法规,行业的标准等,要做到其它部门能方便地使用这些信息。


  企业项目规章制度的制订和修改


  一个以项目为主的企业少不了关于项目的规章制度,也少不了修改,毫无疑问这是项目管理办公司的责任。


  协调企业内各部门的关系


  一个项目至少涉及到市场,技术,财务,人力资源,采购和质量这些部门。如何保证他们之间不扯皮或者少扯皮是项目管理办公室比较艰巨的任务。


  协调企业与外部的关系


  与外部的关系主要包括与客户的关系和与第三方合作者的关系。如客户的要求,投诉与答复等。这些关系比较重要,处理不当而带来比较严重的后果。


  项目的总结陈述


  总结陈述本来是必须做的,但现在基本上是很少做的,除非是非常大的项目。其主要原因还在于项目团队的临时性,一个项目到最后,可能会指定一个人来维护,他只参与了其中一部分工作,是不可能来做这个项目总结的。因此项目管理办公室可以根据自身掌握的资料来做这一部分工作。对项目进行很好地总结,有助于同类项目的成功和提高效率,降低成本。

责任编辑:王兴钊

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