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PMO如何组织项目状态会议

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2018年02月13日    作者:BRYANBIN    来源:微信公众号“LeaderGuide”

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  公司的PMO建立起来了,N个项目也已开展起来。那么PMO如何为众多项目服务?如何向管理层汇报项目状态?如何设计汇报规则?


  项目状态会议


  既然要开会要提供服务,PMO就必须了解项目状况并制成报告。要对所有项目的状态进行完整、全面的追踪和报告,要使所有项目的状态集中展现。


  普遍的做法是定期召开项目状态汇报会议,会议频率应根据组织内项目的具体情况和管理层掌握项目的需求来确定,比如两周一次。参会人员有管理层、PMO、项目经理。


  汇报应关注什么


  首先应该对报告的内容模板进行界定,根据管理层风格确定报告模板,有重点的总结各个项目状态,暴露问题和需决策点。


  项目信息的准确性


  如何获取准确的项目信息,这一点很重要。大部分项目经理都不愿意在会上被批,于是隐瞒问题和风险,殊不知每次小问题的积累可能造成后期重大的风险。


  那么要预防这一点,PMO应做到以下2点:


  1、在获取项目信息时,向项目经理说明报告和会议是让管理层帮助解决项目问题的手段,并不是为了批斗谁;


  2、在执行过程中最好能深入项目,帮助项目经理发现问题,而不是纵容项目经理隐瞒事实。


  会议纪要


  会中的决议一定要形成会议纪要并及时发送给任务执行者,在下次会议召开期间,PMO跟进落实这些决议,并在开会时回顾执行情况。

责任编辑:王兴钊

标签:项目
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