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消息不论好坏:项目沟通管理的六字真言

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2018年01月08日    作者:朱宏强    来源:微信公众号“ 第五空间学习中心”

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  沟通一直被认为是决定项目成败的最重要原因之一!


  项目团队内部及项目经理、团队成员与外部干系人之间的有效沟通至关重要,开诚布公地沟通,是达到团队协作和优秀绩效的有效途径。它可以改进项目团队成员之间的关系,建立相互信任

-----摘自《项目管理知识体系实践指南》(PMBOK)附录X3 P515.


消息不论好坏


  与项目经理分享在沟通管理上最佳实践,协助项目经理能够使得沟通便于操控且富有成效。其中“消息不论好坏”可以堪称项目管理的核心价值观。遵守这个价值观,实际上说的是:“我们会不断告诉你项目中你需要知道的所有真实信息”。


  如果遵循这个价值观,那么负面反馈就容易接受得多了,能被真正地接受。也有利于建立信任关系,同时建设性的批评就会收到欢迎,项目沟通的氛围和环境会变得更好。


  基于这种价值观,在实际沟通负面消息时,也需要注意技巧和方法,为负面消息塑造正面影响。

  

  无论你每次和别人讲何事,可以说每时每刻,你的言辞中都会带有自己对所传达消息的情绪。尤其当你有坏消息、问题和种种复杂因素。这些负面消息可能会让你给他人造成压力和紧张感,或者愤怒或者挫败感。对这些情绪的典型反应是自卫、树立防线这是人的天性。


需要你的帮助


  如何破局? 答案非常简单,诚恳地说出:“我需要你的帮助”作为交流的开始。如果有人请求帮助而你也有能力提供帮助,你就会想伸出援手,就像自卫心理一样。用我们人类普遍的本能推进项目,而不是对项目施压。


  以“我需要你的帮助”开启会谈,会使你与他人都进入一种完全不同的情感境地,会改变对话的能量,不处于攻防的状态。试试一句话的力量,会有惊喜的感觉。


清晰的常规沟通


  坚持进行清晰的常规沟通。这是一条最基本的要求,沟通如果能够做到可预测、标准化、正式化,会快速构建项目沟通平台。具体参阅《项目管理知识体系实践指南》中项目沟通管理和干系人管理的核心内容。


  在实际项目沟通情境中,项目经理应该控制、发布需要沟通的每件事。组织好沟通以达到最佳效果,容易理解并有思想深度的沟通能够帮助人们及他们的大脑更好地完成工作。设想沟通就是一次拍快照,应该提供适量、有用且能够说明问题的信息。别给过多信息,以免让关键细节迷失。


  按照类型可把信息分为想法、行动项目、决定等或者按照受影响的项目干系人类别区分。这样做的目的,让信息对你有意义,然后添加一些细节,让信息对别人也有意义。


面对面交流


  发送高质量的电子邮件。这在管理实践中最容易忽略的,我们习惯了电子邮件,它几乎成了现在首选的沟通方式。


  最基本的要求应该是:别让他人为了获取信息而更加辛苦,确保信息被理解。反馈跟进是主要的手段,但内容复杂的邮件内容需要电话或者会议告知,电子邮件首要用于项目的事务型内容,关系型沟通需要电话或者面对面的沟通,进行一场实时的真正对话是邮件沟通无法代替的。


  提醒自己误解时有发生,人们嘴上说一套,其实心里想表达的是另一层意思,类似这种情况是如何发生的真的不重要,重要的是你总是想尽力要避免这种情况的发生后果。

责任编辑:王兴钊

标签:沟通
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