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项目管理办公室幕后的老板是谁?

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2017年10月15日    作者:肖杨    来源:微信公众号“微权力下的项目管理”

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  项目管理办公室它的角色使命到底是什么,在企业里它是给谁干活的?通常如果在企业内产生了一个新的部门,而且是一个对其他人带来很大影响的部门,它必然背后会有一个非常重要的发起人、必然会有一个非常重要的理由。这个理由是什么,到底是谁真正关心有没有项目管理办公室。


  很多的企业即使在不知道项目管理办公室究竟应该做什么的时候,一些企业仍然把项目管理办公室这个部门给建立起来了,建立起来的原因首先是大家认为它建立起来的必要性是有的。这个时候我们要思考的问题就是到底项目管理办公室它本身的角色和使命是什么。为什么要讲这样一个问题,我在给企业做咨询的时候,很多顾客都会问这个问题。


  他们有一个比较大的困惑,他们认为本来项目管理办公室应该是一个管控的,就是代表领导去进行管控的这样的职能,但是后来发现其他的部门根本不听管控,这个时候大家就会陷入到比较纠结的阶段,因为他们会认为项目管理办公室变成了有责无权的部门,这个现状其实跟咱们国家项目经理的状态是比较像的,因为咱们国家很多项目经理也是有责无权的。虽然项目管理办公室有责无权,但是又要推动公司内最有挑战的事,突然发现公司内最有挑战的事往往都是跨部门的事,往往都是变革转型难度最大的事情,这些事情每一个部门都说这个事不是由自己直接管的时候,这个事就落到项目管理办公室的身上了。


  在咱们国家的企业里做这样工作的部门不一定叫项目管理办公室,有的时候叫项目管理部,有的时候会落在企管部上、综合管理部上、战略规划部上,其实本质上都是对企业内大型的项目管理进行统筹的职能。


  项目管理办公室本身的角色是什么?项目管理办公室大家从名字上分析它叫PMO,它最后一个字是O,O就是我们所说的OFFICE,它是办公室。那办公室是做什么的呢?其实企业内本身是有很多办公室的,大家比较熟悉的是总经理办公室、企业管理办公室、综合管理办公室。其实有很多办公室性的工作,这个职能理论上应该是给领导打杂的一个部门,其实我们会发现当领导工作非常忙的时候必须得有一个部门,这个部门相当于一个秘书的团队,这个团队其实更多是辅助领导干一些他干不过来的事情,这个其实是很多办公室产生的原因。


  项目管理办公室其实跟它的名字是一样的,不管是在西方还是在国内项目管理办公室产生的原因是因为总经理跨职能的项目实在管理不过来了,它必须得找一拨人帮着他进行跨职能部门的协调,这件事落在任何一个职能部门上都不太适合,因为没有办法保证这个职能部门会站在很公正的角度,会站在公司的角度去进行统筹的时候只能成立一个项目管理办公室,这个项目管理办公室负责代表总经理、董事长、CEO去统筹协调公司内所有跨职能部门的项目。这个就是我们所说的项目管理办公室的来源。


  从这个角度我们可以看到项目管理办公室它首先是支持的角色,它支持的是谁呢?它最开始支持的应该是公司最高层的领导,所以如果我们这个项目管理办公室是集团一级或者公司一层级的项目管理办公室的时候,它背后的大老板一定是总经理或者是CEO。




  举个例子在上面这个图上能够看到项目管理办公室在很多企业是分层级的,为什么分层级呢?其实在企业内它的项目是分层级的,一定会有集团级的项目、公司级的项目、条线级的项目、部门级的项目、科室级的项目,其实不同的项目的责任领导是不一样的。当上面的责任领导底下项目太多管不过来的时候就有可能产生项目管理办公室这样一个角色出现,这个时候企业内可能会产生多层级的项目管理办公室,其实这个在大企业中是非常普遍的。


  这样多层项目管理办公室我们会看到的一点就是,公司级的项目管理办公室是为了公司一级的总经理打杂的,帮助他去协调组织各类项目。部门级的或者是条线一级的IT,整个IT的项目管理办公室就是为CRO或者是CTO,就变成了给他打杂的角色。如果企业产生某一个大型的项目,它也有可能会产生自己的项目办公室,这个项目办公室可能是为了这个大型项目的项目负责人、可能是这个项目的经理,给他打杂的。


  当企业会分层级的产生很多项目管理办公室的时候,通常企业会希望这些项目管理办公室的工作方式是要统一的。当我们企业内有很多个项目管理办公室最终的走向一定会是公司级的项目管理办公室去制定总体的要求,然后让底下不同层级的项目管理办公室都按照上面的要求去执行一部分相关的工作,这样就形成了项目管理分层级的条线的管理方式。


  这样的管理方式大家比较熟悉的就是企业内的IT,通常从上到下它都是条线式的管理,其实公司级的IT它一定要遵循集团级的IT所出的要求,各部门如果有IT的接口人也要听公司级IT部门的整体协调。比如说风险、质量、财务都会形成条线式的管理模式,在不同的层级之间形成从上到下贯通的效果,所以项目管理办公室也会产生这样的效果。大型的企业其实真正的系统化的管理方式是集团的项目管理办公室会制定出各个公司级项目管理办公室的要求,公司级的项目管理办公室会制定出各个部门级的项目管理办公室或者是项目管理的要求。这样企业就会形成多层的项目管理办公室的框架。


  在不同的企业内可以看到项目管理办公室的来源跟定位是不太一样的,这个就像我之前提到的,它不同的定位来源主要取决于公司的一把手,就是发起项目管理办公室这件事的领导他认为企业内在哪个方面有欠。

责任编辑:王兴钊

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