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企业推广项目管理信息化工作的一些体会

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2019年11月05日    作者:马钧    来源:项目管理评论网

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  互联网、大数据、信息化,这些词汇越来越充斥着人们的日常生活。而信息化转型,信息化治理,商业智能等等,这些时髦的词语不仅仅是当今社会信息爆炸的标志,更是人们在眼花缭乱的信息数据中,将之理出头绪,使海量数据为我所用的努力过程。项目管理作为一个管理领域,从上世纪末期的计划管理软件工具使用开始,涉及到的成本费控、合同管理、文档处理及归类等管理工作,越来越离不开信息化管理手段。西方工程建设类工程公司适应建设方及管理的要求,已经有了多年的信息化管理实践经验积累,已经有了自己成熟的体系、方法和工具。相比于西方发达国家企业信息化、信息管理工具的使用,我国企业的信息化起步晚,同国情相适应的企业管理理念、方法、工具都处于不断建设和持续完善的过程中。然而,借助互联网时代的东风,项目信息化管理,企业信息化治理和决策,日益成为一个企业科学规范管理、提升工作效率的有力工具。笔者近年来有幸参与了企业项目管理信息系统的建设工作,在工作过程中积累了一些体会,在此分享,供大家参考。


  体会一,信息化建设需要有企业领导班子,尤其是企业主要领导的强力支持。


  火车跑得快,全靠车头带。企业管理者对于企业管理工作的关注和支持,无疑会带动相关管理工作的大踏步的前进。信息化建设,业务系统的专业信息化管理工具的建设、使用和完善,离不开企业各级领导、部门的支持和配合。而位于企业架构顶层的企业领导的介入,将会给系统建设和推动过程中的沟通、协调、决策带来极大的便捷、效率和强大的执行力。在信息系统建设过程中,多数企业都选择了业务专业工具、信息平台建设同时进行的点面结合式的发展道路。希望通过这种方式,缩短同西方发达国家在管理领域信息化方面的差距。


  因此,在信息系统建设过程中需要解决的方方面面的沟通、协调、拍板定调的环节就比较多。系统中合同管理中的支付管理模块,业务部门A认可,业务部门B却认为支付在项目管理系统中没必要,而多数项目项目经理又很认可和接受这样的管理功能,作为职能部门的财务部也接受和支持这样的细分管理。如何取舍,要取得公司管理的一致,就必须由一位决策力的“家长”来拍板。这是国内多数企业信息化系统建设过程中面临的实际状况。


  体会二,部门间加强协作,尤其是企业信息建设初始阶段,联合职能部门间的协作,以获取公司对于管理上的支持,从而推动信息化进程是一种卓有成效的手段。


  记得一位企业的老总说过,企业信息化建设必须全员参与,不能有旁观者。企业全员参与信息化建设过程,那是一种非常理想的状态。但是,鉴于业务和管理在某种程度上是一对矛盾,一方是期盼着单位对业务上放手,少些约束,多些授权和自由,给业务留下较多的发挥空间;另一方是要加强管理和监控,要使公司业务和运营在可控、规范的环境中。因此,让业务部门积极、主动将业务纳入到系统中来,那是有一定的难度的。


  为推广项目管理信息系统的使用,建议考虑:


  (1)联合公司业务相关核心智能部门,如公司财务部,从项目采购合同的支付环节管起,通过强制使用,一是让大家认识这个系统是何方神圣的面目,二是让大家初步体会到信息化管理后的便捷、高效和规范。系统的使用从开始有力地改变了合同发票、退税核销单据等的管理面貌,到逐渐为大家接受,借助系统主动进行项目的合同管理。


  (2)联合安全生产管理部门。鉴于今年重特大事故时有发生,国家对于企业的安全生产越来越重视,要求越来越严,过程监督越来越紧,安全投入越来越大,监管越来越全面。企业面临安全管理压力也越来越大。这种压力传递,使得企业开始主动考虑借助信息化手段实现对于安全生产的积极主动管理。


  联合企业的安全生产部,从解决企业安全生产管理工作的大量繁琐的,上级机关重视的各种报表开始,解决安全生产管理中月、季、半年报、年报,专项报等各种常规报表、专项报表的填制,到为安全生产提供主动的项目安全生产成本预算、支出的花费统计等管理服务。系统使用,解决了经常性重复劳动的束缚,解放了人力、提高了效率;使安全岗位的人员从繁复的报表填报中抽出身来,将工作中心移至关注和监督项目具体安全生产工作上来。职能部门之间存在着共同的管理职责:在各自分工职责范围内,检查监督公司业务的规范高效运行。因此,从共同的职责出发,比较容易达成一致,获取支持。


  体会三:信息系统建设者本身也要换位思考,充分调研,站在使用者的角度,换位思考,如何更好地使系统满足企业不同使用者的要求。


  企业决策者,管理者和业务操作者对系统的使用有着显著不同的诉求;同时,对于企业管理体系、制度流程要全面解读,深入理解,做出一份全面、准确的需求说明书,为系统设计打一个好的基础。


  时代在快速发展,企业为适应时代的步伐,需要在战略和管理上不断适时调整。与之相适应的,满足公司战略和管理要求的信息系统建设和完善也会是一个长期、持续的过程。让我们一道不断总结经验和教训,为打造一个符合企业发展要求的项目管理系统共同努力。

责任编辑:王兴钊

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