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两会三表搞定多项目管理

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2019年09月11日    作者:Tina    来源:欣旋咨询(PMP2010)

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  公司在高速发展过程中,必然会经历许多问题。如:


  1、做为项目部,销售经常把项目抛进来,项目有大有小,每个销售都说自己项目很紧急,导致资源冲突。


  2、公司项目很多,一个项目经理负责好几个项目。每个项目都同时进行,但各个项目的情况又不尽相同,所以进展慢的项目经常就跟丢了。


  3、资源利用不合理,有些资源争夺厉害,有些资源闲置。有些项目占用过多资源,而有些项目资源不够。


  4、项目之间有千丝万缕的联系,但项目决策人各自负责自己的项目,对别的项目进展了解不全面,可能会做出片面的决定。


  针对以上问题,我们可采取以下措施应对:


两会


  1、项目部与销售部会议:


  1) 参与人员:项目经理,销售及两边的老板


  2) 频率:每周一次,一般放周一


  3) 跟销售同步上周各项目进度,对于每个销售来说,也是需要关心自己项目进度的。


  4) 提出项目进行中碰到的,需要销售解决的问题。比如交付日期,或者需要与客户沟通的问题


  5) 项目优先级:每进来一个项目,销售们也可以提供项目的基本信息,以便老板们决定优先级。


  2、项目部门内部会议


  1) 参与人员:项目经理及项目部负责人


  2) 频率:每周一次,一般放周二


  3) 分享手上项目进度


  4) 提出项目进行中碰到问题:资源,项目间协调等等


三表


  1、每季项目Roadmap表


  内容:


  1) 列出公司所有在做项目,定好优先级(公司高层及销售根据具体情况定义优先级)


  2) 以周为单位,填写一个季度的发版计划。包括发版时间及发版功能


  3) 填写人:项目经理


  4) 填写时间:每个季度的尾声填写下个季度的Roadmap


  5) 作用:对手里所做的工作在未来三个月有预见性,也可以提前让开发和测试leader把人员安排下来。

  

  2、资源分配表


  前面项目经理把要做的项目Roadmap制定出来了,接下来就是开发及测试根据Roadmap的功能及发版时间来分配人员。


  1) 参与人员:项目经理,开发leader, 测试leader


  2) 为了公平起见,项目经理最好在场,为自己项目争取合适的资源。先给每个项目配比相应的人员,然后再根据具体情况做出调整。


  3) 配比人员的时候要注意:发版时间,人员是否都安排进去了,人员是否复载过重,人员的能力及资力等。


  4) 为了防止人员分配不合理的情况,可以有以人员为主的项目,时间的配置图,还配合项目合理规划。


  红色:表示资源利用过度


  最好用excel表格来填写,这样方便筛选,统计等。


  3、项目周报


  前面是功能,时间及人力资源整体的规划,后面是执行情况的跟进。


  项目周报是以项目为单位跟进项目进展。主要包括:项目名称,版本号,预计交付时间,功能描述,人员配置,本周进展,下周计划等内容。


  主要由相应的项目管理人员如实填写。

  

  以上工具从项目源头,项目范围,项目资源,项目进度几个维度对项目实施进行了周密地规划及监控,希望给同样处境的项目经理提供一些思路。

责任编辑:王兴钊

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