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项目管理信息化平台助推企业管理提升

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2019年07月28日    作者:孙昌庆 廖瑞华    来源:企业管理

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  现在,越来越多的工作都可以按项目管理的方式进行,特别是项目管理在新产品研发、市场营销、技术创新、产品产业化升级及新产品生产线更新等方面的卓越表现已将项目管理的观念渗透到企业所有的业务领域。项目管理信息化平台的建设和应用在企业管理方面具有重要意义,不仅体现在工程建设、软件开发等项目管理直接相关领域,在科研开发、生产制造等间接相关领域也是如此。


  C公司是中国冶金科工集团有限公司的控股子公司,是行业内具有领先优势的工程建设总承包商和设备供应商,其项目管理水平和业绩在国内有一定的知名度。C公司项目管理信息化平台于2004年底开始使用,多年来逐步积累、不断完善,取得了良好的应用效果。


  A、工时管理,调动员工积极性


  在生产管理中,人工时是一项重要的考核指标,进行工时管理可以更合理地评价员工的劳动工作量、更科学地安排人力资源、更准确地控制生产进度,并达到调动员工积极性、提高工作效率的目的。


  在开展工时管理之前,C公司出勤纪律纯粹靠人为治理,部分员工上下班时间比较随意,而项目管理信息化平台工时管理模块投入使用后,迟到早退现象基本绝迹,其具体手段就是预算工时、填报工时、工时审批的综合应用。预算工时在工作开展之初下达,作为评价考核与控制的基准;填报工时则反映哪些工作在进行,反映此项工作花费了多少时间,如果某一工作项上没填报工时,则该工作的预算工时就无法获得;工时审批就是根据预算工时、填报工时和人员能力来核准实际工时,如果预算工时和填报工时偏差太大,就需要进一步查找原因,甚至考虑对定额进行调整。


  人工时填报与考勤刷卡记录进行了绑定,当工时填报超过根据刷卡记录计算的工时量后,就提醒员工不可多填,工时管理模块会弹出提示对话框。


  B、进度管理,强化生产严肃性


  企业管理中往往有这样的情况,任务不是太繁重时,管理压力不大,生产组织轻松,进度能得到保障,但生产任务繁重时,虽然有详细的计划安排,进度往往还是出问题。特别是像C公司这样的大型工程公司,一年仅设计项目就几百个,几十万个时间节点需要管理和控制,没有信息化平台时,这么大工作量,管理部门不可能有时间、有能力时时监控到位,因而扯皮、推诿的事情时有发生,总体工作效率不高,进度计划形同虚设,生产管理需要文山会海来落实和督促。


  进度管理计划模块应用后,横向看将每年数百个项目全部纳入系统管理,纵向看逐层分解管理到作业,什么事情由什么人在什么时间完成都做出明确的界定,因而划清了责任,预防了扯皮、推诿等事情的发生。进度管理监控模块则实现进度跟踪检查的功能,并主要以检查表的形式体现(如图2所示),各部门应完成什么工作、已完成什么工作、已经完成多少工时、由谁完成,一目了然,并以不同的颜色对不同的状态进行区分,如红色为警告、黄色为提起预警、紫色表示工作完成但拖延了进度、黑色表示工作状态正常。


  进度管理计划模块和监控模块的应用并配套一些奖惩措施,使得原来拖拖拉拉的工作面貌得到了彻底地改变,生产进度计划的严肃性得到了保证。

  

  C、费用控制,实现成本可控性


  项目费用控制的目的就是使项目费用的发生严格控制在批准的预算范围内。项目费用控制的核心是使每一笔项目支出都做到事前有预算、事中有控制、事后有核算。


  费用控制模块的功能主要包括建立控制基准、费用审核、跟踪和监控等。建立控制基准就是根据项目的工作分解结构,制定出每一笔费用支出细项的预算,并以此作为费用控制的基准。费用审核就是对应预算审核实际费用,并录入已完成的实际工作量和实际单价,及时更新项目的费用支出情况。跟踪和监控就是不断地对预算费用和执行中实际发生的费用进行检查和评价,发生偏差时及时采取措施。在费用管理中,费用控制人员只要录入了预算费用和对实际费用进行了审核,上层管理者就可轻松知晓哪些工作在预算可控范围内,哪些已经超出预算(超出预算的以红色作为提醒),并且可以使用统计分类,分层分组查询不同层次的费用控制情况,跟踪和监控功能界面。


  系统应用表明,相较以前费用控制人员定期或不定期上报报表,管理者在系统中获得的信息更全面、更直接,问题能得到及时的发现和重视,从而使得项目成本一直处于可控状态,项目盈利的目标得到了进一步的保障。


  D、合同管理,增强资金安全性


  合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容,它包括从合同的洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止的全部过程。合同管理模块关注的主要内容包括合同基础信息、合同收付款信息、合同执行信息、合同变更信息、合同违约信息、合同索赔信息等,其主要功能为各种数据的录入维护、统计查询、制表打印以及事项提醒等。


  对工程合同而言,无论是销售合同还是采购合同,付款方关心的是付款的安全性,即资金的支付能否对等的取得相关价值物;收款方关心的是收款的安全性,即履行合同义务后能否及时收到合同款项。有效的合同管理是资金安全性的基本保障。


  销售合同管理模块考虑的重点是合同收费,C公司的销售合同管理软件是在上个世纪末期投入使用的,项目管理信息化平台开发时对其进行了升级,并作为子模块纳入平台之中,在销售合同管理模块的支持下,C公司近20年合同应收账款管理没有出现任何问题。


  采购合同管理模块考虑的重点是合同付款,项目采购合同执行与付款管理界面,右下部是合同的执行情况,弹出窗口是合同付款情况。采购合同的付款与合同执行进度相挂钩,如合同未签订就无法支付预付款,项目没完成最多只能支付50%,调试完成总共付款可达90%等,如果付款额度超过执行进度控制的指标,则无法输入数据并予以提示。通过这种模式,系统对资金安全使用起到了一定的保护作用。

 

  E、信息管理,提高沟通便捷性


  项目管理信息化平台中的信息管理基本集成在网站主页之中,功能主要包括新闻发布、图片展示、报表公布、消息收发、文件共享等等。

  

  新闻发布包括两个方面,一是公司新闻,其内容从公司对外网站上自动抓取,二是项目新闻,由各项目经理部自主发布。


  图片展示主要是将项目的实际进展、管理活动、业余生活等各方面的图片以相册的形式呈现出来,让浏览者对项目情况有一个基本的了解。


  报表公布有两种形式,一是在系统中录入相关数据,让系统自动生成相关报表,如质量管理月报和进度管理月报等,因为其数据是结构化的,所以录入的信息除供月报编制之用外,还可作为经验数据用来查询和统计分析;二是由相关责任人在系统中直接上传事先手工编制好的报表文件。


  消息收发类似于公共网站的邮件管理系统,包括收件箱、发件箱、回收站、草稿箱、自动提醒等基本功能,目的是便于各用户之间的直接沟通。


  文件的共享提供文件上传和下载功能,目的是便于用户获取一些通用性的电子资料。


  F、数据共享,提升系统互通性


  C公司项目管理信息化平台建设和应用时间跨度已超过十年,可谓是与时俱进,不断发展。在建设开始之前公司就已应用过P6系列软件,期间上了流程管理系统,现在又在推广建筑信息模型,虽然这些专业软件各有侧重、各有所长,但为了让软件应用起来而要求使用者重复输入数据,则是极不合理也不现实的。基于P6数据库建设项目管理信息化平台,并实现与其他专业软件的数据共享便是C公司在深思熟虑后的信息化战略决策。


  数据共享主要通过三种方式实现:一是数据库的整合,如P6是偏重于进度与资源管理的专业软件,企业在应用P6时在P6数据库中已经积累了大量的基础数据,借助于P6数据库建立项目管理数据库,实现两者的整合,则各功能模块特定业务需求只需在P6数据库中增添少量表便可实现;二是数据库的实时同步,如流程管理系统的很多数据就是用触发器或存储过程实时写入P6数据库;三是同步程序轮询同步,如指纹考勤机的刷卡记录是存储在本地的,利用同步程序对各考勤机进行轮询检查,并向P6数据库写入最新刷卡记录,便保证了工时管理中数据验算的有效性。


  数据共享使得在没有增加数据录入工作量的前提上,既发挥了各专业软件的优势,又让项目管理信息化平台得以很好的应用。


  案例表明,C公司项目管理信息化平台十多年的使用效果是显著的,项目管理信息化平台的建设和应用对项目相关企业的生产经营管理大有裨益,对企业管理提升起着积极的推动作用。

责任编辑:王兴钊

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