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企业信息化的必要性,机会只留给有准备的企业

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2019年07月15日    作者:Mr.Soldier    来源:高登项目管理

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  随着科技的发展,社会的进步,人工成本越来越高,在企业成本支出中的占比逐年加剧增大。降本增效一直是企业关注的重点。


  在企业现有工作内容不变的前提下,降低岗位对人员的素质要求,提高重复工作的处理能力,减少部门间沟通、交接的时间成本,强化业务审批的即时性和标准化,是降本增效的快速见效的有效手段。信息化是达到目的的有效工具,企业选择信息化很有必要。

  

信息化是企业的一次管理创新

  

  信息技术是企业的重要竞争力之一。通过信息化开发信息资源,把先进技术、管理理念引入到管理流程中,实现管理自动化,提高企业管理效率和水平,从而促进管理现代化,转换经营机制,建立现代化企业制度。它是企业管理职能的载体,管理思维的具体体现,公司制度、规则的严格执行者。


  信息化化的建设,是对企业组织结构的重新调整,业务流程的优化创新,管理手段的分级要求。许多企业的信息化难以收到成效,往往是将手工业务处理方式直接信息化,并没有对许多在新技术条件下不符合或无效的工作和流程进行改革,最终未能通过信息化收获汇报。信息技术是企业的一面镜子,代表企业最优的组织架构,最强的管理手段和最公平的工作环境。


信息化是工作方式的改变

  

  1)对基层员工而言,需要习惯由纸质、零散向电子化、系统的转变。


  传统的工作方式,工作成果多以纸质方式呈现、上报、审批,个人工作资料,更多的以个人的工作方式存于个人电脑,于公司和团队无意义。上报的文件,往往受上级管理者的地域、时间影响,迟迟得不到结果。部门间的工作对接,不同的人,要求不一样,需要更多的沟通问题才能解决。因人员变动导致的工作难办、漏办、变更和交接过程的复杂,经常发生。


  信息化完美的解决了这些问题。建立的企业知识库,能规范管理资料,方便员工借阅和学习;通过网络技术,业务审批即时传输,自动提醒当事人处理,不受时间空间限制;业务流程标准化,形成公共的企业语言,让交接和沟通不成问题。


  2)对中层管理者而言,需要习惯同时面对诸多的业务。


  信息化要求从根本上对原来的管理业务流程做重新思考和彻底的重新设计,把垂直的直线职能型管理业务流程结构转变成平等的流程网络型结构。它强调以首尾相接的、完整连贯的整合性业务流程来取代过去的被各种职能部门割裂的、不易看见也难于管理的破碎性流程。


  在线性管理方式下,管理者一次只面对一个业务,会有较多的时间思考业务的执行方式,是人为细化的单一工作。信息化后,作为网状管理流程中的枢纽,需同时接收来自各方的业务诉求,面向的是整个流程的工作,要对流程的结果负责。


  3)对公司决策者而言,需要习惯根据公司实时的运营状况,做出针对性调整。


  通过信息化,决策者可以实时的查看公司各区域、部门的运营状况,取代传统的通过定期会议、汇报获取公司运营信息的方式。决策者要习惯由“听”到“看”的改变,并能根据实时状况,发现问题,聚焦矛盾,有效解决。

 

信息化的载体一定是系统软件

  

  在沟通、交流方式多样化的今天,邮件的地位很重,一直扮演律师函的角色,正式而权威,重要任务和公司决策很多都通过邮件发送。微信因其应用的范围广,使用评率高,信息传递快,也慢慢被应用于工作。但他们都不能作为企业信息化的主要工具,在于它的无限制性。不限主题,不限篇幅,不限排版布局。它们就是一张白纸,传递明确的信息即可。


  信息化体现的是公司的管理意志,是公司规则的执行者和监督者。载体一定是系统软件。所有录入系统的,都是合理有效的消息,所有录入的内容都是有模块区分的,格式是有具体要求的,内容是有必填限制的,过程是有闭环跟踪的,工作成效是公开透明的。所有系统的填报、修改过程,都可以追溯。


信息化是企业最大的法律,有利于创建公平公正的工作环境

  

  信息化展现的是数据,可量化。对员工的评价,由看工作量和工作态度,变为关注工作成果,所作贡献和关键时刻勇于挑担子的工作能力。信息化技术能自动统计每个人的工作数据。公司管理者由裁判员变为公司法律的执行员,减少了个人主观因素导致的不公平现象。

责任编辑:王兴钊

标签:信息化
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