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企业组织结构中PMO的角色与作用

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2019年06月22日    作者:佚名    来源:PMO学堂

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  要想获得项目管理办公室的 好处,企业必须达到一定的规模,如果一个企业每年就只有一个项目,就没有必要在项目管理办公室上浪费有限的资源。项目管理办公室是在整个企业运作的高度而 不是单个项目的高度将企业有限的资源进行合理分配,同时为项目经理和项目团队提供各种支持,确保符合企业战略的项目实施成功。在项目的整个实施过程 中,PMO一直关注企业中的所有项目,保证项目在企业的战略框架下运行,最终实现企业的战略目标,为项目提供相关咨询和技术支持,并对项目进行风险控制, 拥有对项目的变更权和终止权。


  项目管理办公室作为组织的一个共享部门,其发展是一个不断改进的进程,经历了支持式项目管理办公室、教练式项目管理办公室和管理式项目管理办公室三个阶段。 其形式是不断变化的,是一个动态的过程,而且项目管理办公室也随着企业的成熟而成熟,随着组织而自然演进。PMO是企业项目管理的核心,在组织中起着至关 重要的作用,通常担当以下几方面的角色:


  (1)项目管理的支持者。


  主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问和技术服务等支持性服务。这种角色以低调和辅助的身份出现,容易得到项目经理的认可。


  (2)项目的控制者。


  代表企业的管理层对项目进行整体的管理和控制,保证项目顺利进行,以实现项目和企业的目标。主要工作是资源的分配、计划的审批、项目的检查和分析等。此外,PMO还要对项目实施持续的监控,确保项目按计划执行,并能够顺利完成。


  (3)项目战略的管理者。


  制定整个企业的项目管理制度和构架项目管理体系,建立企业的项目管理文化,形成对项目管理的统一认识,并在企业内部推行项目管理的标准;进行多项目管理,确保所有要执行的项目能够围绕企业的目标,为企业带来利益。


  1、基于PMO的EPM组织结构的构建


  PMO的产生是为了确保企业向项目型成功过渡,其发展历程本身就是一个不断改进并满足实施企业项目管理需要的过程。既然项目管理办公室是一种成功实施企业项目管理的支持机构,那么要使其充分发挥作用,就必然要融入到企业的组织结构中。


  构建以矩阵式为基础的基于PMO 的EPM组织结构矩阵式组织结构在最大程度上体现了项目管理组织的柔性特点,在项目进行中严格按照项目管理的方法执行和考核,确保每个项目目标的实现。如 何扬长避短,充分发挥其作用,项目管理办公室可以解决这一问题。在这样的组织结构中,战略规划部可以根据企业的具体情况制定可行的企业战略,并在项目管理 办公室的配合下选择适合企业的项目,并且对这些项目进行优先级排列,最后实施项目。


  2、基于PMO的EPM组织结构的特点


  (1)以战略为导向。


  企业有专门的战略规划部制定可行的企业战略,在项目运行过程中,PMO对企业内所有项目实施战略评估及控制,在实现企业战略的前提下提高企业资源利用率。


  (2)权责明确化。


  在项目运行过程中,职能经理是企业资源库的领导者,但是放弃了一定的权力基础,项目经理是真正的管理者,团队成员必须且只对项目经理负责。因此克服了矩阵式组织结构存在的权责模糊的现象。


  (3)组织的柔性化。


  企业可以根据项目的实际需要扩大或缩减资源的数量,同时也可以根据战略意图、市场竞争因素对职能部门进行调整。通过这样的动态化管理,提高企业的适应能力。


  (4)学习型的组织结构。


  通过PMO对项目管理知识及经验的归集、整理和扩展应用,实现项目团队之间的互动学习,提高企业进行项目管理的水平。


  3、各部门的定位及其主要任务


  (1)战略规划部。


  战略是企业的核心。因此企业要实现其目标首先应进行战略规划。战略规划部是企业战略的制定者。战略规划部的任务是在全面分析企业的外部环境和自身状况的基础上,制定获取和调配资源的合理方案,实现企业目标。


  由于只有对企业各个方面十分清楚的企业高层才有资格制定战略,所以战略规划部的权力等级不能低于项目管理办公室,也只有这样才能保证战略规划部制定的策略能在总经理的推动下被项目管理办公室认真执行。


  (2)各职能部门。


  项目确定后,PMO就会调用企业资源库,为项目确定合适的项目经理人选和相关资源。此时,项目经理直线领导组织的各个方面。职能经理必须放弃其权力基础,作 为资源库的领导者,负有发展和管理人力资源的责任,而具备相关技能的人力资源将会被调用到项目中。同时,职能经理可以获得适当的人员,满足组织持续运营和 项目两个方面的需要。职能经理和项目经理为一个管理团队共同工作,形成灵活机动的工作力量。


  (3)各项目部。


  各项目部是企业的运营中心。项目部把完成一个项目所需的各类人才和资源组合在一起,由这一相对稳定的团队来共同完成多个项目。由于项目部有明显的延续性,因 此他们要在培养技术骨干、拓展客户关系及积累经验等方面积极开展工作,保证本部门能随时完成组织分配的任务,经过一段时间后,项目部便可以发挥出最佳的团 队协作效率,使得项目部在同样的项目上获取更佳的经济效益。

责任编辑:王兴钊

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