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项目沟通中的五大陷阱

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2019年05月20日    作者:天成    来源:微信公众号“苏项荟”

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  项目管理中沟通极其重要,沟通是保持项目顺利的润滑剂,是项目管理成败的关键,项目管理的成功,依赖于良好的沟通,项目管理的失败,往往是沟通的失败。很多项目经理清晰了解沟通管理的重要性,也努力做了沟通管理工作,却依然效果不佳或存在沟通不到位情况。本文总结了沟通管理方面常见的五种陷阱及其应对方案,分享给大家。


统一性陷阱


  问题现象


  前期缺乏整体考虑,到了集成联调时,才发现双方对于相关标准、接口等定义不同,实施过程中出现各种问题,严重影响项目进度。


  解决方案


  1)统一项目管理规范:项目组要统一规定项目管理规范,尤其项目团队成员归属于不同体系时显得特别重要。沟通管理规范部分,至少应该包含沟通计划、沟通策略、绩效报告等。


  2)统一术语定义标准:为了避免沟通中术语理解不同而造成误解,需要统一规定开发、测试等输入输出标准以及所使用环境定义,统一规定合同、需求、接口、设计等文档书写格式与用语。


有效性陷阱


  问题现象


  沟通时脱离主题或者关键方无任何反馈,导致问题无法达成共识解决。


  解决方案


  1)明确沟通目标:为了使问题得到更好的解决,要有明确的沟通目标,清晰的表达意见,聚焦目标讨论。


  2)确保双方信息理解一致:沟通是双向的,无反馈并不代表已理解或同意,确保对方理解意见并且给予反馈,同时要能够接受不同的意见,最终达成一致使问题得到解决。


  3)避免重复沟通:已经沟通确认的结论或事项,简单明了形成总结,与各方确认后公示,避免出现反复沟通的情况。


依据性陷阱


  问题现象


  沟通过程中使用的参考资料失真或存在谬误,导致沟通决策出现偏差;或者沟通结论未恰当记录,导致后续工作输入缺失,影响项目进度。


  解决方案


  1)保证沟通管理输入有据:资源管理计划、相关方参与计划、工作绩效报告、项目相关文件等需要沟通开展的工作要有据可查,以便相关活动实施具备合理性。


  2)准确记录沟通输出信息:项目沟通过程与结论信息的记录必不可少,如可交付成果的状态、进度进展、成本控制等信息将为处理项目实施过程中风险问题、变更等提供重要依据。


必要性陷阱


  问题现象


  只需少数相关方即可沟通确认的事项却组织会议邀请较多成员共同讨论决策,简单的信息通报却需要按照繁杂的文档模板进行发布,大大降低工作效率。


  解决方案


  1)把控沟通时机与频率:充分考虑项目里程碑节点、出现风险问题、统一目标或认识等必须开展沟通交流的条件,确保沟通遵循必要原则。


  2)细化沟通管理计划:在团队范围内明确不同沟通需求对应的沟通类型、沟通方式、沟通输出等。


及时性陷阱


  问题现象


  风险问题出现时,项目组成员信息通报或接收响应不及时,导致问题处理滞后,影响整体项目进度。


  解决方案


  1)及时同步信息:为了保障项目相关方之间的有效信息流动,明确沟通方法、沟通途径与时限,确保项目信息能够及时恰当地收集、发布、处理等。


  2)畅通沟通渠道:随着项目团队成员数量的增加,沟通渠道数以及复杂性也随之增加,为了保证团队成员之间沟通渠道畅通,需制定组织架构,明确工作责任,建立沟通反馈机制。

 

结束语


  沟通管理的成功需要遵循沟通过程中的原则,适时适地的采用正确的形式处理各种问题,不断克服沟通中存在的障碍,使有效沟通贯穿项目管理始终。欢迎关注我们‘苏项荟’,共同分享项目管理中的最佳实践。

责任编辑:王兴钊

标签:沟通
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