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医院科研项目管理平台的作用及应用

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2019年04月17日    作者:孟莎 闵佳 陶明玲 张永宏    来源:医院管理论坛

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  科研管理是计划、组织、领导和控制科学技术工作的基础,科研工作往往涉及到多学科专业,很多研究不是一个单位或一个学科所能单独完成的。这就需要充分发挥科研管理部门的管理职能,进行统筹安排,加强不同学科之间沟通与协调,保证科研资源得到最佳配置,提高科研设备和成果的共享程度和利用率,保证科研效率最大化。电子信息化建设是提高科研管理效率的重要一环。


  随着医院科研能力和水平的不断提高,科研管理工作和统计工作势必会不断庞大和加重,需要处理的科研信息量将急剧上升。面对成倍增长的繁杂数据,传统的管理方法和管理手段终将难以胜任。信息化建设与科研及其管理工作相结合,开展科研数据规范化管理以及实现科研数据共享的意义也越来越凸显。


  本研究拟建立集科研项目管理、科研成果管理及绩效考核管理等全方位科研管理的一套信息化管理系统。通过科研项目管理系统的建立运行及相关管理规章制度的制定,完善了现有的科研项目管理系统,实现课题实施情况的实时监督,保证科研经费的合理化使用,确保科研课题的质量。科研信息化管理系统提高了科研课题管理的效率,促进了我院科研项目的规范化管理,实现了科研管理手段的科学化、规范化、理论化、信息化,进而提高了我院科研能力及效率。


  建立科研管理平台系统


  该系统主要是针对我院科研课题建立生命周期管理模型,在院长、主管院长、科研处、课题负责人四级管理模式下构建网络管理平台,实现课题申请、立项的申报与受理;课题年度报告、中期检查报告的申报与受理;课题经费网上报销的申请与受理;课题结题验收的申请与受理;成果奖励的申请与登记,科研试剂及耗材购进的申请与受理;科研课题进度监控;项目相关各类统计等功能,最终达到科研项目文档、合同、经费、进度、成果、质量、人员综合协同管理的目的。使我院的科研管理系统真正成为我院的科研成果综合管理平台,科研项目的申报平台,科研项目申报立项的专家评审平台,项目实施过程管理的平台,项目实施过程信息的沟通平台。


  科研项目基础信息管理


  公共信息发布平台,短信平台,字典维护,上报文件,站内短信等。


  科研机构及人员管理


  科研机构管理,科研人员管理,科研人员信息查询等。


  科研项目管理(1)科研经费管理:经费使用申请、查阅、审核,项目经费总览,科研试剂及耗材订购申请、审核等。(2)科研信息管理:科研立项管理,实验数据上传、查询,科研论文上传、查询,科研成果上传、查询等。(3)科研项目申报管理:项目申报上传,科研处审核,学术委员会审核等等。


  查询统计功能科研项目统计,科研论文统计,科研成果统计,科研经费使用情况统计等。


  实现科研管理平台系统的基本功能


  登录与授权


  用户类别主要包括,超级角色(管理员)、院长及主管院长、科研处、财务处、审计处、项目负责人、科研人员等。使用任何系统功能之前,用户需要从管理员处获得一个唯一的用户名及密码,系统通过检查用户名和密码进行身份识别,此功能由登录管理模块完成。


  权限管理


  任何通过了系统登陆的用户都具有使用上传、浏览、查询、导人、导出、打印等功能的权限。当然用户上传了数据信息之后,将成为本条信息的所有者。只有信息的所有者对于本条信息有修改和删除的权限,其他用户根据权限只有查询、浏览、提出意见等权利。


  系统管理


  系统管理功能包括创建新用户、修改用户信息、删除用户、定义角色、管理部门信息和修改登录密码等。只有具有管理员权限的用户可以使用这些功能,普通用户只有修改自己的登录密码的权利,将看不到其他的管理界面。


  信息/文件上传功能


  所有用户都可以依据医院授权上传有关资料,系统将记录上传者的信息。上传信息/文件可以被有相应权限的用户浏览。


  批量导入导出


  用户能够将查询的结果批量导出为Excel表格或者Word文档,也可以将需要导入的信息填入指定格式的Excel表格,批量导入到系统数据库。


  查询检索功能


  用户根据其权限可以按照一定的条件进行查询,如查找2006年的科研课题,也可以通过某些关键词检索或者模糊查询,检索到需要的科研信息,并能够对结构进行排序处理。使用者不但可以对所承接的各类项目及取得的成果一目了然,也能对未来的发展具有一定的预测。


  开发科研项目管理系统衍生功能


  第一,通过试运行,进一步优化平台系统,实现对科研活动及科研人员进行自动绩效考核,免去人工统计、计算的烦恼。


  第二,实现自动提供科研人员科研履历功能,方便全院科研人员获取科研信息,浏览查询自己的科研经历及成果,形成个人科研信息库;在职称评定等需要查询科研人员的科研履历时,能够迅速查询并导出,快捷的看到科研人员所负责或参与的所有科研项目,所从事的所有科技活动(发表文章等)以及所取得的各种科研成果和奖励。亦可服务于人事、财务、教学、院办等行政处室,为医院职称评定、教学评估、教学业绩考核等提供快捷有效信息。


  推广科研项目管理平台在全院范围内的使用


  平台启动全员动员组织召集动员会议,参加人员包括院领导、科室主任、课题负责人、科研秘书等。会议内容主要涉及介绍科研项目管理平台建设的背景及意义,平台系统的主要功能,强调其便利性及强大的功能,号召全院相关人员及时上网填写更新相应信息。


  编制用户手册、全员培训编制《北京佑安医院科研项目管理系统使用手册》并召集相关人员进行培训。培训内容主要包括平台的各种功能、系统的各个界面以及实际操作。


  以人为本,充分调研,改进平台功能在平台系统试运行期间,实时收集各项目组对系统功能的需求及对现有平台操作界面、操作流程、功能模块、网络设施等的意见和建议,及时汇总统计,与负责技术工程师沟通交流,进行各个功能的全面调试、改进及升级,不断的发现问题,及时解决问题。


  定期召开交流协调会议,讨论并总结不同时段各个项目组使用过程中出现的问题,并及时给出解决方案。不断的优化平台系统的功能,尤其是应用界面的设计上保持风格友好、易学易用,力求简洁明快、直截了当,达到用最简便的操作得到最完美的数据,使我院科研人员真正能从中受益而非感觉是种负担。


  规则先行,制定与科研项目管理平台相配套的各项管理规章制度为使平台系统尽快顺利在院内应用,除做好宣传工作外,有力的制度推动是必要的。


  平台试运行,再次动员培训系统应用不是一蹴而就的事,在推广应用过程中要分步依次进行,可先在部分模块如科研经费管理,科研试剂采购等模块上尝试应用,在习惯适应后,再逐步推开。


  因实施初期尚处于磨合阶段,可在使用过程中边学边改,使系统能更好融入到科研管理工作中。在历经最初的不适后,系统就会显示出强大的优势。


  平台运行过程中的难点与对策


  医疗与科研关系方面


  医院的工作重点在医疗救治和应急方面,需要充分协调好基本医疗任务与科研工作之间的关系。


  课题组方面


  积极做好各科室各课题组之间的交流沟通和协调工作。


  网络环境与技术方面(1)网络平台的运行还需与医院网络管理中心及技术服务公司方面进行技术上的沟通和协调,保证平台在我院网络环境下正常安全进行。(2)平台的运行过程中要充分保证软件系统的可靠性,科研数据的安全性,科研信息的保密性以及应用程序的可维护性。


  试剂耗材订购方面


  充分与采购中心协调合作,实现平台系统的相应模块与试剂耗材采购流程的完美对接。


  科研经费报销方面


  充分与财务处协调合作,确保科研经费网上报销的顺利进行。


  科研项目管理平台系统的作用


  一完成了与医院科研试剂、耗材采购配送服务平台的对接,完善了平台采购流程,实现顺畅的平台采购通路,规范了我院科研试剂、耗材的购买程序,帮助我院科研课题顺利通过各级审查及审计。


  二医院财务处联合,建立了信息化网络化科研经费报销流程,减少了科研经费报销方面的主观环节,保证了科研经费的合理使用。


  三实现科研项目、成果等的自动统计,方便院内统计及数据上报,大大减少了科研管理人员的重复劳动。


  四建立了科研课题网上管理一条龙服务,提升了我院科研项目管理水平及效率,进而保证我院科研工作顺利高效完成。


  五通过对各课题进度、资源、经费、成果等全方位的管理,不但方便课题负责人对自己的项目全面管理,同时便于科研主管部门及时掌控院内所有项目的情况,能够为项目分配合适的资源,实现了各类科研数据及信息的资源共享,确保项目执行并跟踪项目的成果,从而提升我院的科研能力及效率。


  综上所述,Internet技术的迅速发展和局域网的普及,极大地推动了信息的交流和共享,为实现办公自动化、管理信息化和决策科学化创造了条件。借助IT技术等信息化手段,实现科研管理信息化,以加强日常科研工作管理,整合科研工作流程,从而提升科研管理水平,已是当今科研管理的大势所趋。在此背景下,我们创建了一个适合我院各学科的科研需求的科研管理多维服务平台系统。通过科研管理系统建设和推广应用,实现了我院科研工作的数字化、网络化管理,形成了一个动态的科研数据中心和科研管理沟通平台,全面、实时、准确的提供医院的有关科研信息,为科研管理人员日常科研事务的处理和管理提供支持,极大提高了科研管理的工作效率和工作质量同时,可以为医院领导提供最新、最直观的科研动态分析,辅助领导进行科研管理决策;从而,真正实现“网上科研、网上管理、网上办公、网上服务”,有效的推动了医院科研管理的信息化进程,为医院科研发展提供了良好的服务和管理平台。

责任编辑:王兴钊

标签:科研
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