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正确的开会姿势你GET到了吗

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2019年04月10日    作者:项目经理训练营    来源:欣旋咨询(PMP2010)

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案例背景


  客户负责人是技术人员,对于项目管理感觉什么都不懂。每次开会却什么都想知道,但是又提不出什么有价值的问题。无论我们怎么做对方都不满意。


补充说明


  客户邮件提出以下内容:


  关于后续周例会和会议纪要,提几点建议:


  1、您只是管理项目日程的话,会议用资料不应该由您一个人简单整理


  会议的目的是详细了解进度,准确发现问题,所以每次会议的资料准备也请其他具体工程师将他手头的工作事项和问题汇总体现。三页简单PPT资料说明一个首次合作的高新项目开发进展情况,让我们基本上看不到贵司工作状态及待解决推进的问题点。这种状态容易让人对合作有比较大担忧。


  2、周例会应该是双方技术层面的深入沟通


  到了那个阶段,建议是要有具体工程师参加,需要时即可展现他的工作内容。个人理解,不应该只有窗口或者负责人参加。


  另外,应避免提到具体进展时,发现只能口头说,没有具体的开发管理文件痕迹。效率低,也不符合一个规范公司的做法。


  3、会议组织者,以及会议记录责任人,原则上应该全程在场


  突发事件必须离开的,建议告知一下对方与会人员,并简单交代下你认为你的工作范畴内重要的事项,并让其他同事代为提出。


  4、会议记录者,也是项目总体管理,需要为后续总体的推进负责


  1)中途必须离开时,可以让其他同事代为记录,避免遗漏。比较不愿意看到因为记录人漏记而导致的责任事故或者后面的分歧;


  2)会议记录最后整理发出的时候,建议已经明确了责任人,以及具体到天的日期,后续方便追踪。

  

总结


  为方便后续各自工作的管控,建议贵司先内部考虑曾工补充的会议内容,并先分工下去实施起来。我这边也尽快按我们理解的方式整理一个会议纪要模板,贵司认可情况下,后续共同参考。


团队组成


  产品部、研发部、客户


问题求助


  —如何提高会议效率,进行有效沟通


  问题1:如何提高会议效率?


  问题2:如何做好沟通与反馈?


  【观点1】


  感觉会议议题需要的人不在,他问不到想问的东西。此外,纪要跟进没有具体责任人和截止日期,所以可以参照他们整的模板来。


  【观点2】


  可能是不同公司的架构和职责不一样,会议前,关于会议要讨论的点应该做好提前沟通。


  【观点3】


  站的角度不一样,从邮件里看出,作为甲方的负责人,按邮件4点提炼出他们想要的东西:


  1、需要详细的进度状态,具体多详细需要和他们商榷;


  2、会议讨论的时候客户希望有具体负责技术(因为他是对接技术的,业务的,可能他们需要精通业务的人)的人到场,以便在会议上提问的时候他们能理解,或者他们提出问题时有理解他们的人;


  3、记录好会议纪要。

  

嘉宾总结


  表面上来看这是一个关于例会纪律要求的事情,但实质上可以说是如何同客户沟通交流的问题。客户想要通过会议知晓项目进展以及遇到的技术难题,并且上升到了投诉,反过来讲可以理解为客户对于项目的进展心里没底,没有得到足够的反馈。至于对于会议纪律的要求只是表面的矛盾,深层次其实是要去解决该怎么沟通才能让客户“安心”。


  从客户提的4点来看(其实这样1234的提法也可以看出),客户确实是技术出身,控制欲强,对非自己经手的事情不放心——这也是技术出身的“通病”。作为这类干系人,公平地讲,一般不是很反感项目出问题或技术出状况,而对于看不到计划、看不到进展会相当反感,并感到不安。因此,我们在“对付”这类客户的时候,工作一般要做得细一些,不管有没有进展都要给个反馈,哪怕是没有进展给个时间点计划也是一种反馈,要比什么都不说来得效果好。


  具体到会议的纪律和项目的进展汇报,我这边有以下几点经验:


  1.例会至少需要有一个专门的“接口人”参加,并且要做好会议记录;


  2.会议不必讨论过于详细的技术细节,而是专注于汇报目前的进展、遇到的新问题(介绍、计划)以及以往遗留问题的进展这三部分。具体的技术讨论,若没有时间可以另行组织专题会议再做讨论——这样做的目的就是让客户时时刻刻知晓进展和计划,让其放心;


  3.会议的输出件不用很复杂,对付技术出身的用excel来追溯就好。大体分三部分:一是参与会议双方人员的名单,二是会议上达成的共识(没有后续任务),三是需要双方后续跟进的任务列表,可以分为概述、详情、负责方、时间点等几列。每次会后更新好发给双方,然后跟进;


  4.会议中尽量敲定跟进任务的负责人和时间点,负责人可以是己方和客户相关人员都有。时间点若没有底,可以先给个大致的预估并加上备注。切记,即便任务没有完成,也最好告知客户没有完成并给予目前的进展,要比什么都不说来得好;


  5.会议交付件(excel)双方共同维护,以例会为时间点进行更新,但需要双方达成共识。可行的操作是由己方更新并发邮件给所有人,询问客户有无遗漏或异议,若无则视为同意,工作即按照此表追溯。(其实最好的方法是双方都有一个记录员)


  总之,这些操作的目的并不是为了会议而记录,而是为了更好地沟通让客户安心;那我们再来看看客户提出的4点是否合理,就像我们刚才说的,要及时汇报进度,即便没有实际突破也要更新下一步的计划和预期的时间点,这点应该需要做到。

责任编辑:王兴钊

标签:开会
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