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PMO的项目管理员需要什么技能

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2019年03月25日    作者:张会斌    来源:微信公众号“MSProjectHome”

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  大家对项目经理需要什么技能都有了大致统一的认识,一名项目经理为一个项目的成败负责,所需要的技能是全方位的。但是对于PMO中的项目管理员需要哪些技能才能胜任呢?


  这也是困扰很多PMO主管的难题。

  

项目管理员的职责说明


  要想说清楚项目管理员所具备的技能,首先要分析一下项目管理员的职责,这里比较纠结的是,由于企业中项目管理办公室定位的不同,也会导致不同的PMO中的项目管理员的职责也不尽相同,我们这里先按照通用的定位对项目管理员的职责做一个描述:


  1,制订与优化项目管理流程与制度

  2,培训项目经理最新的项目管理流程与制度

  3,向项目经理收集最新的项目状态报告

  4,帮助项目经理解决部分的项目管理问题

  5,帮助项目经理协调项目资源

  6,帮助项目经理提高项目管理能力

  7,提示与督促项目经理针对项目里程碑节点进行评审相关工作的展开

  8,帮助项目经理发现项目风险

  9,组织项目经理之间的交流与学习

  10,对项目经理考核提供相应的数据支撑和建议


项目管理员的技能要求


  通过上一节所描述的项目管理员通用的职责,我们不难得出一名合格的、优秀的项目管理员需要如下的技能:


  1,精通项目管理理论知识


  既然项目管理员有制订与优化项目管理流程与制度的职责,自身就应该具备专业的项目管理理论体系知识,否则就无法站在体系、组织层面进行制度的构建与优化,在这方面甚至要比项目经理还有更了解国际、国内相关的项目管理知识体系。


  2,熟悉本单位的项目业务流程与项目管理流程


  既然要指导与帮助项目经理进行项目管理工作,项目管理员就必须对本单位的项目业务流程与项目管理流程非常熟悉。这里面的项目业务流程指的是项目本身涉及到的技术领域知识,例如:建筑项目管理员,你要懂得建筑行业的相关知识;做汽车研发项目管理员,要对汽车研发流程相当熟悉......如果你只了解项目管理流程,不了解业务流程,也是不合格的。


  3,很强的沟通与协调能力


  既然要帮助项目经理进行资源的协调与问题的处理,项目管理员就必须有很强的沟通和协调能力。资源总是不够的,资金总是缺乏的,但如何让项目经理们在有限的资源和成本的限制下实现多项目的一起成功,项目管理员的协调能力是非常重要的,项目管理员如果沟通与协调能力足够高,是可以做到在项目之间进行灵活的资源调配与资金分配。


  4,很强的学习能力


  PMO中的一个项目管理员往往负责对接若干个项目经理,这些项目经理本身都有各自的业务背景以及技术背景,每个项目也有不同的技术与业务背景,如果项目管理员没有很强的学习能力,没有掌握相应项目的知识,就很难取得这些项目经理的信任。


  5,很强的自我管理能力


  PMO一方面负责对项目经理进行支持,另一方面或多或少有一些辅助管理的职能,如果自我管理能力不足,则无法更好的实现对项目经理的支持与管理。


  6,很强的风险管理能力


  项目经理有时候难免陷入到项目的细节中,对未来的风险预判可能会出现忽视,而且对其他平行进行的项目的状况也不了解,但是项目管理员却不需要陷入每一个项目的细节中,就有机会可以进行风险的预判与横向的项目问题与风险的分享,这一技能是项目管理员发挥自己价值最佳的发力点。


  7,很强的质量管理意识


  有些单位有专门的质量管理部来负责项目质量的把控,有些则全靠项目管理员进行质量的监控与管理,无论有没有质量管理部,项目管理员都必须有强烈的质量管理意识,不断的提醒和督促检查项目上的质量问题,因为项目管理员与项目经理的目标是一致的,那就是成功的完成项目的各项目标。


  8,很强的总结、分析能力


  项目管理员有一个很重要的职责是编写各种项目报告给上级管理层,这就需要有比较强的文字组织能力、问题的分析与总结能力,以便可以让上级管理层在百忙之中非常迅速的从你提交的报告中看到关心的信息与数据。


  9,抗压能力


  很多项目管理员的工作经常不受项目经理的理解,认为项目管理员总是干涉项目,不帮忙,总要数据,对项目帮助不大,所以经常不配合项目管理员的工作。这时候很多心理素质不强的项目管理员是无法承受这种压力,而选择放弃。


  要想得到项目经理的理解,一方面是高层的宣贯与授权,另一方面自身的素质也很关键,如果自己丝毫不能帮助项目经理做一些事情,自然无法取得项目经理的尊重和认可,工作也就难以展开。


  10,对项目管理软件的掌握能力


  PMO中有一项职能是帮助项目经理或者组织寻找适合的项目管理软件工作,帮助项目管理实现信息化与数字化,项目管理员应该对国际国内相关的项目管理信息化工具有一个比较详细的了解,从而可以帮助自己的组织甚至不同的项目组选择适合的项目管理工具软件,比如有些项目组适合用MSProject软件,有些项目组适合用开源的项目管理软件,有些项目组适合用Excel等等,有时候一个组织适合使用统一的项目管理软件平台,有时候无需进行工具统一,反而会限制项目的正常运作。


项目管理员如何培养与发展


  项目管理员的培养相对项目经理的培养方式还是存在一定差异的,相比较而言,项目管理员不需要项目经理太多的领导力与深入的项目管理技能,但是需要更广泛的项目管理知识与坚忍不拔的执着精神。

  


项目管理员的成长与培养路线图


  如上图所示,项目管理员一般有两种来源:


  一种是普通的文员开始尝试从事项目管理员的工作,如果成长速度较快,可以选择从事项目经理或者有机会从事PMO主管的职务,从而慢慢走上管理岗位。


  一种是原本就是项目经理,只是觉得项目经理的工作已经从事多年,想换一个压力相对不高的角色,但是仍然可以发挥自身的项目管理经验,从而选择做项目管理员,这样自己可以帮助更多的项目经理加强项目管理,工作压力某种程度会小很多。


项目管理员的工作难度分析与对策


  项目管理员的工作难度还是比较大的,因为项目管理员的工作的价值体现不太好衡量,项目经理的价值很好体现,你只要把自己负责的项目做好了,那就是你项目经理的价值体现,但是项目管理员的很大职能是帮助和监督项目经理,这种监督和帮助对项目的成功带来的具体量化指标却很难衡量,这是困扰很多PMO的难点之一。


  面对这种项目管理员的工作难度可以从如下几个方面进行应对:


  1,分工明确


  大型的PMO应该对项目管理员的工作进行详细分工,例如有人专门负责流程制定、优化与宣贯;有人专门负责项目管理培训(培训不应该只对项目经理,所有干系人都应该进行,目的是构建项目管理文化);有人专门负责数据收集与分析。做到分工明确之后,工作价值的衡量也就更加容易一些。


  2,做好桥梁


  所谓的桥梁指的是为项目经理与公司管理层、客户、供应商之间搭建顺畅的沟通桥梁,避免冲突与误会,这一点也是只有项目管理员才有条件做到的工作,也最能体现工作价值。


  3,提升客户满意度


  项目管理员的主要客户就是项目经理,项目经理对项目管理员的评价越高,说明项目管理员的工作越有价值,通过这一导向,可以加强项目管理员的服务意识。


  4,加强学习


  项目管理员不需要在具体项目中沉迷过多时间,那就应该把更多时间放在学习新的项目管理知识、业务知识上面,只有你比项目经理学习的更多,才能更好的提升服务质量,从而提升公司整体的项目管理成熟度。


小结


  随着我国经济从粗放型向精细型转变,越来越多的大型企业均会建立起PMO机构来提升组织层面的项目管理水平与成熟度,构建PMO的重要步骤就是需要一支优秀的项目管理员的队伍,希望本篇文章能够帮助广大的PMO主管在项目管理员的选拔、任用、培养方面提供一些的帮助。

责任编辑:王兴钊

标签:PMO
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