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国网交流公司:档案管理促进工程项目管理规范化

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2018年05月10日    作者:高屹    来源:项目管理评论网

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  我国《档案法》第二条指出:“档案,是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”工程项目档案是一项工程从确立到最终交付验收的全生命周期的完整信息记录,一套翔实、规范的档案,是重要的组织过程资产。国家电网公司交流建设分公司在大型项目档案管理方面做出了突出的成绩。


  国家电网公司交流建设分公司(以下简称交流公司)的前身是国网建设有限公司,最早成立该公司的初衷是为了三峡输变电工程的建设管理。自三峡输变电工程启动,就成立了专职档案室,负责收集整理三峡输变电工程的完整档案。这个档案管理工作从1996年开始,一直到2014年最终通过国家档案局的验收,前后历时近20年时间。在此过程中,交流公司探索出一套可执行、能落地的工程档案管理方法,在特高压项目实践中取得了令人满意的效果。


高层支持


  交流公司张书豪总经理明确提出,档案管理体现了公司的软实力,要像重视实体工程建设一样重视档案管理工作。翔实的工程档案记录了包括设计、施工、监理、验收和投运等完整项目生命周期中的每个过程细节,能够真正反映出从宏观到微观的全部工程状况和质量水平。通过高层领导的支持和要求,公司从上到下已经形成共识:资料不是资料员的事,档案不是档案员的事,而是全员全过程管理档案。


四字秘诀


  在多年的档案管理实践中,交流公司总结出四个字——“同步形成”,也就是确保工程档案和工程实施实现同步推进。看似简单的四个字,却包含了多层含义。


  (1)档案与工程同步,才能保证档案的真实性。工程档案最核心的价值就在于真实,只有做到文档随时生成,随时归档,才能保证档案的真实、准确。那种等工程结束后再补写“回忆录”的方式,显然无法保证内容的真实性。


  (2)档案与工程同步,才能保证档案的完整性。档案内容涉及项目的方方面面,也只有做到档案与工程同步,才能确保齐全,不出现遗失、丢漏。很多档案最终检查发现不齐全、不完整,就是因为有些内容当时根本就没有做或者是后补的。内容不齐全、不完整,档案的价值和作用自然受到不利影响。


  (3)档案与工程同步,才能保证档案的规范性。我们知道,一个复杂的输变电工程项目,被归入档案的文件、数据浩如烟海。以皖电东送特高压工程为例,全部工程档案11100卷, 以每卷平均200页计算,总档案量达222万页!如果全部用A4纸打印出来, 摞在一起将高达190米!如此海量的信息,如果没有统一、规范的制度、标准约束,档案即使齐全、完整,也只是一个毫无价值的数据“黑洞”。


首试“多建管”模式确保规范


  档案的规范性自然很重要,然而想要实现这一点不是一件简单的事情。以浙北-福州1000千伏特高压交流输变电工程(以下简称浙北-福州特高压工程)为例,在这个项目中,不再是交流公司一家承担,而是采取了省级公司参与建设管理的模式,交流公司在其中只承担建设管理一个站,就是浙北站。其他如浙江的浙中站和浙南站,都由浙江公司来建设管理。同样,福州站是由福建公司来建设管理。这样一来,这个工程中就出现了三家建设管理单位。浙北—福州特高压工程,是国家电网公司在特高压交流工程建设中首次尝试这种“多建管”模式的工程,目的在于充分发挥属地公司优势,便于不同省份的施工和协调工作顺利开展。在未来的交流特高压项目中,都将采取这种“多建管”模式。


  “多建管”模式对于实体工程建设的实施确实起到了积极的促进作用,但同时我们也应看到,实体工程的建设与管理由属地公司负责,整体工程的档案工作却依然由交流公司统一承担,这就给交流公司的档案规范工作带来了挑战。为了能将各参建单位的档案规范统一起来,交流公司采取了如下一系列应对措施。


  (1)培训先行。工程一经核准, 培训工作立即启动。只要中标单位一公布,马上就组织全部相关单位参加档案规范交底培训。培训始终坚持一个原则:不走过场。一线工作人员,包括项目经理、总工、总监、安全员、质量员都要求参加档案规范交底培训。因为他们所有人都要产生档案资料,不参加这个培训,就不知道规范的标准,在施工过程中输出的资料、信息就有可能不符合归档的要求。而不符合归档要求只有一个结果,就是返工。返工是每个人都不愿意看到的,所以必须认真参加培训。除了启动阶段的交底培训,还要在竣工投运阶段,给相关单位安排竣工阶段的资料归档培训。通过关键节点的严格培训,使规范、标准得到贯彻和落地,从而确保跨单位施工背景下的档案资料的统一、规范。同时,这种培训也实现了档案管理活动从“保姆式”向“教练式”的转变。


  (2)过程检查。结合具体输变电工程,线路部分的基础、组塔、架线,以及电站部分的场平、土建、电器这6个关键节点,再加上最后的竣工投运,交流公司都会专门到施工现场对档案进行阶段检查。一是检查档案纪录的规范性,二是检查档案内容的真实性和完整性,坚决杜绝“回忆录”式的编造档案,以确保同步。


  (3)“预立卷”。所谓“预立卷”是指按照规范的档案组卷模式,在工程一开始就按要求在施工现场将档案的盒子立起来,以便及时投入相应的资料、文档。例如监理现场日志,每天监理,每天都要写,像日记一样。这个日志形成之后,就放在对应的盒子里,同步形成资料。这种提前分门别类的方式,就像事先准备好的抽屉,当天形成什么,就往里抽屉里放什么。“预立卷”最大的好处就是减轻了现场的工作量,将完整的工作分散到平时。现在国家电网公司要求工程竣工投运以后三个月内完成档案移交工作,如果不采取“预立卷”的方式,根本不可能实现三个月移交。


成效显著


  一分耕耘,一分收获。交流公司在档案管理方面的突出表现引起了各级部门的关注。在以往的档案验收中,国家档案局对交流公司的做法非常认可,给予了高度肯定。同时,在既往的交流特高压项目中,包括晋东南特高压交流试验示范工程(交流公司第一个工程,也是1000千伏特高压的第一个工程)、皖电东送特高压示范工程、浙北-福州特高压工程等,都沿袭了三峡输变电工程的档案管理标准,输出的高质量工程档案得到了国家电网公司档案馆的认可与表扬。


  完整、规范的档案除了作为永久保存的资料,在关键时刻更能发挥重大作用。2008年年初,我国南部多省市发生了严重的冰冻灾害。大年三十,某省的整个线路铁塔都倒塌了。为了及时恢复线路,急需全部施工图纸、铁塔供货单位等详细信息。通过查阅当时的工程档案,完整、可靠的数据和信息及时发送到一线,确保了灾后重建工作的迅速实施。


  如同地质学家能通过地层、地貌读出亿万年前的历史,我们从翔实的档案中也可以看清复杂工程的每一根神经。档案管理工作,看似平常,而且枯燥且繁琐,但正如交流公司宋继明总工程师所言,这是工程项目管理规范化的体现。随着我国电力工程规模和难度的不断提升,档案管理工作也必将日益获得更高的重视与提升。


  高屹,本刊特约记者。


  (来源:《项目管理评论》2016年11-12月第6期)

责任编辑:王兴钊

标签:国网
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