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医药流通行业两票制信息化落地方案

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2018年04月21日    作者:刘必群    来源:项目管理评论网

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  刘必群,项目管理专家,敏捷教练,企业内部讲师。现任上海医药集团上药康德乐IT质量总监。曾经担任米其林投资有限公司亚太区PMO经理兼敏捷教练,中国惠普有限公司PMO经理兼高级项目经理,日本BCC株式会社软件工程师等。


题记


  达尔文在《物种起源》一书中告诉我们,在自然演化过程中,能够活下来的,不是那些最强壮的物种,也不是那些最聪明的物种,而是那些最能适应变化的物种。伴随着两票制、营改增等政策的颁布实施,医药流通行业的生态环境发生了巨大的变化。你,准备好了吗?


一、什么是两票制?


  “两票制”是指药品从生产企业卖到流通企业开一次发票,流通企业卖到医疗机构再开一次发票,以“两票”替代目前常见的多票,并且每个品种的一级经销商不得超过2个。


  两票制不仅是对购销发票的规定,更主要是对药品流通环节的限制,以达到“减少流通环节,削减中间费用、提高效率和监管”的目的。


  因此两票制最直接影响的就是医药流通企业。


二、“两票制”对整个医药行业的影响



图1 两票前后业务对比图


  两票制前,过票公司的环节可能有好几个,它并不流通药品,主要帮助制药企业降低开票成本,帮助代理商提现,涉嫌层层盘剥和逃税洗钱。


  两票制后,纯粹的过票公司已无生存空间。公立医院在收到药品时不能仅仅看配送商的发票,还要查验上游的发票。如果发票数多于两张,或者无法证明只有两张发票,则可能被退货。同时,两票信息需要上传到各省市药品交易所的平台上,制药企业、医药流通企业和医院都在政府平台的监管之下。


  实现两票制的基本条件就是票据数据的透明、完整、可追溯以及可验证。因此简洁高效、实时可靠的信息化方案关系到医药流通企业的生死存亡。这在短期内将加速医药流通企业信息化发展。


  长期来看,两票制有利于提高医药流通行业集中度、加速兼并重组;有利于药品集中采购和统一配送,规范行业秩序;有利于加快流通企业升级转型,推动在商业模式上的创新。


三、两票制在全国推广情况


  2017年1月11日起国务院发文在全国11省202市推广医药和耗材两票制。到2018年1月,两票制已在全国24个省份执行,其余7个省份均处于过渡期。预计到到2018年底,全国31个省份将全面执行两票制。


  中央给了指导方针,各个省份的两票制细则各有不同,尤其是在“总代视同生产企业”方面,有较大的不同。两票制验证和备案的政府平台也是由各省市独立运行的。




四、两票制信息化落地方案


  两票制的关键流转环节是“发票”。


  Ø 对于流通企业而言,需要证明自己只开了两张发票,且发票信息真实有效,流通链条合法合规。


  Ø 对于医院而言,重点是验票。验证收到的药品只开了两张发票,没有套票、虚开,核实货票是否完全一致等。


  4.1项目历程


  2017年4月,笔者所在企业的重庆分公司收到重庆市药品交易所的规定,需要实现两票制。需求提的很急,而且直接影响业务开展。IT和业务人员紧密配合,摸着石头过河,用2个月时间,完成了从政策理解,到方案设计,到开发测试,以及客户培训上线反馈的全过程。


  随后,又陆续完成了上海、辽宁、浙江等分公司的两票制改造项目。


  到2018年3月,已有6个省市分公司的完成两票制信息化改造,2个省市分公司改造进行中。我公司将继续跟随国家政策的落实,逐步完成全国所有分公司的两票制改造。


  4.2主要功能


  两票制相关的系统改造,按照功能来划分主要有以下三部分:


  1) 随货打印发票


  在送货时提供


  1. 上游采购发票(及交货单)的扫描件。

  2. 给医疗机构的发票。

  3. 集团内企业调拨视作半票。


  在ERP系统里主要涉及交货单打印输出内容的修改,以及发票调取和打印文件的逻辑。


  2) 药监平台数据对接


  将金税销售发票与上游采购发票的关联数据上传给各地药监局的平台。主要涉及ERP中数据的取值,以及文件的对接与传输。


  3) 其他功能


  Ø 根据各地的要求,将上游采购发票的扫描件PDF保存在本地或者云端。


  Ø 在采购药品时,检查是否适用于两票制



图2 随货打印发票(红色是两票制新增功能)


  随货打印发票各地需求基本相同,可以重用。


  药监平台数据对接则因为各地政策不同, 平台不同,定制化开发不可避免。各个平台抓取数据的字段、关联性、精细程度、数据收集的技术都不一样。每一个都需要Case by case为用户设计对应的流程。


  Ø 从上传内容看,上海阳光平台要求先一次性传整张采购发票和明细,再在销售时传对应关系。这对采购数据的及时性和准确性要求很高;而大连国控平台、北京海思林科只需要在原有的销售数据中,增加一个采购发票号的字段即可。


  Ø 从技术实现看,每个平台的对接方式都不同,有用webservice传的,有用WinSCP工具的,也有需要手工上传的。


  Ø 从数据管理看,每个平台对数据的管理方法也不同。上海阳光平台对数据实时性要求很高,医院收货时会第一时间检查平台数据;而其他平台通常是用于事后统计或者抽查。



图3 药监平台数据对接实例


  4.3主要风险


  1. 通常需求提的很急,开发时间短。


  除去设计和用户测试时间,真正开发时间只有2-3周。


  2. 直接影响业务,医院两票验证不通过,当场退货。


  医院查验项目涉及开票日期、购销双方的信息、药品名称、药品规格型号、数量、单价、批次等。一项验证出错即有可能造成业务损失。


  3. 大多数省市的平台本身摸索着做两票制的系统,技术和逻辑不成熟。


  4. 业务流程的改变,过去很多分公司采购发票都是事后补的,现在为了满足两票制的要求,必须调整业务习惯。


  5. 为了尽快上线,减少系统复杂度,还需要增加部分人工检查和手工重复操作。


  4.4用户反馈


  上线初期由于用户对数据先后关系的关联性,和数据收集的逻辑不理解,通常会出现业务人员说发票已经上传,但是没有平台数据的情况。


  对此,我们收集整理了常见问题集(FAQ), 并有运维人员提供技术支持。


  一般经过一个月左右的磨合与熟悉,系统和操作都已经能满足平台的要求运行。


  总体上两票制增加了公司的运营成本。浙江、重庆等地都需要上传PDF扫描件,目前没有合适的自动化程序,需要业务人员大量的手工重复操作。


  作为企业信息化部门,这也是今后改进的方向,逐步提高自动化程度,减少运营成本。同时希望两票制平台和金税平台能信息互联,减少重复上传,减轻企业和医院的负担。


五、总结


  对于国家政策的快速响应能力,是医药流通企业的生存必备能力。当今社会,离开信息技术谈快速响应能力,无异于缘木求鱼。不少传统医药流通企业,原来不重视发展自身信息化能力,面对两票制时措手不及,非常被动。


  在国家积极推进新医改的大趋势下,政策监管的变动是可以预见的。医药流通企业应当积极主动,顺势而为。一方面在业务上不断创新探索、升级转型、做大做强;另一方面大力发展信息化数字化能力,用最新最强的IT技术树立医药企业的科技形象,提高服务水平和工作效率,保障国家医疗安全。


  (感谢Yang Fan同学提供的一手项目资料。)


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  适用于任何软件项目的方法论

责任编辑:王兴钊

标签:医药
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