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社会组织如何建立项目管理机制

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2018年02月09日    作者:王世强    来源:微信公众号“尚德公益”

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  1.人员管理机制


  建立人员分工机制。政府购买服务项目不论大小,项目组成员一定要有工作分工。要设立专门的项目管理人员,实行项目负责人制,且负责人拥有带领团队的经验。根据项目任务情况以及机构的职能划分,编制一份工作人员任务书。项目执行团队的架构要清晰合理,有明确的人员分工及责任划分,每项工作都要做到分工明确、责任到人。


  建立人员沟通机制。人员沟通机制分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。上行沟通是指下级的意见向上级反映,有层层传递和越级反映两种形式。下行沟通是领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。平行沟通是组织中各平行部门之间的信息交流。通过有效的沟通机制,把项目管理的信息正确传达到相应的人员。


  2.进度管理机制


  政府购买服务项目实施中要有紧迫感,一定要建立进度管理机制。项目执行机构要及时了解和监控项目实施过程,推动项目体系的规范化和制度化,将过程控制做到精细化和系统化,确保项目按时履约完成。


  编制详细的工作计划。根据项目协议中的时间节点规定,在项目实施方案的基础上编制详细的工作计划,将任务分解到项目团队各部门和责任人,各部门再根据每月实际需要完成的工作,编制月度工作计划。


  形成定期会议机制。定期的会议制度有助于形成项目组成员之间的良好沟通,也有利于人力资源、财务会计等相关人士及时掌握项目的执行状况,以确保项目的沟通顺畅。根据项目周期,可以每半个月召开一次项目执行人员例会。


  3.成本管理机制


  政府购买服务项目都有固定的预算,在项目执行中应严格按照预算执行项目。政府购买服务项目的支出主要包括工作人员劳务费、志愿者补贴、专家费、场地费、材料设备费、交通费、印刷费、管理费、税费等。有些项目在执行过程中,原定预算不合理、外部因素变动是造成项目超支的主要原因。为了避免项目超支,项目执行机构可以采取针对性的应急措施,及时调整项目方案,尽可能减弱它们对项目的负面影响。


  4.财务管理机制


  政府购买服务项目的资金审批下达后,项目资金使用内容应与项目申报预算相一致。政府购买服务项目的资金要做到专款专用,不得挪用。由项目负责人及项目团队根据项目实施需要申请使用,不得用于与项目开展无关的支出,也不得由项目团队以外的人支配使用。政府购买服务项目资金在财务核算上应实行专账核算,即按照资金来源、资金支出分别设立专项明细账,准确核算、明确记录每笔经济业务的发生。


  项目执行机构要建立资金使用审批制度,包括原始票据列支、明细购物清单、人员劳务成本指标造册、较大项目列支。同时,还要建立报表制度,需要编制项目收支决算表和项目收支报表。


  5.质量管理机制


  质量管理是政府购买服务项目管理的核心。要打造精品项目,靠的是良好的质量保证体系,而质量保证体系的正常运行,需要有完善的质量管理制度的严格执行。政府购买服务项目的质量管理是要实现服务效能的要求,实现服务对象满意、购买单位满意、所在社区满意、其他利益相关方满意。负责项目实施的部门要定期进行内部评审,对内审中不达标的进行跟踪记录。要制定管控指标,对服务对象的满意度进行测评,出现不满意的情况要提出调整方案并进行检查。

责任编辑:王兴钊

标签:项目管理
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