登录 个人注册 企业注册 杂志订阅 | 我的需求 | 下载专区 | English
首页 > 行业 > 石油石化 > 石油化工企业工程项目档案管理问题及对策

石油化工企业工程项目档案管理问题及对策

返回>

2018年01月10日    作者:孟宪波    来源:微信公众号“档案工作”

A-A+

  胜利油田是我国重要的石油工业基地,主要从事石油天然气勘探开发、石油工程技术服务、地面工程建设、油气深加工、矿区管理与服务等业务。油田以勘探开发档案为主体,文书档案和科技档案为辅助,建立了门类齐全、管理标准规范的档案管理体系。工程项目建设是企业发展的重要内容和需要,工程项目档案是企业合法合规建设、设施设备管理的重要凭据,是企业生产经营管理的重要依据。随着国家基本建设项目法人制、监理制以及招投标制的实施,加强安全管理和问责,从国家到各级政府、从国有企业到民营企业,都开始重视工程项目档案的管理,油田工程项目档案管理工作采取标本兼职,加强协作,结合油田项目档案管理实际,对企业工程项目档案管理过程中存在的机制、制度和人才培养等主要问题,做出归纳总结和深入剖析,并提出相应的解决对策,为指导企业项目档案管理工作提供些许借鉴。


  石油化工企业工程项目管理中存在的主要问题如下。


  一是从国家和总部层面看,在项目档案管理制度、标准方面存在不适应企业工程发展实际的情况。一些国家级项目档案标准制定时间较早,内容修订上不够及时,相应管理要求与企业工程管理现状不十分适应,如《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》(DA/T 28)。再就是相关国家标准规范较宏观,针对性、操作性不强,企业工程、档案人员在理解把握上容易产生偏差,如:GB/T50328 《建设工程文件归档整理规范》、(DA/T 28)《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》。《石油化工工程建设交工技术文件规定》SH/T3503-2007在制定时没有涵盖石油化工企业全部业务种类,部分规范不能适应勘探开发类企业、管道运输和海上工程项目管理实际。


  二是企业在项目档案管理机制和管理方法方面存在不适应企业项目档案管理实际的情况。


  企业项目主管部门的相关管理人员缺乏项目档案管理经验,造成项目档案收集不齐全、整理不规范。


  个别单位从来没有参加或组织项目档案专业验收工作,对相关的管理规范不了解,不知道如何操作,不清楚归档范围和归档责任部门,造成项目档案收集不齐全、整理不规范。


  企业个别部门对项目档案管理重视程度还不够,档案管理部门业务指导力度不强。


  单位没有将项目档案管理工作纳入项目管理体制中,档案人员没有参加项目全过程管理,造成项目档案无人抓,职责不清、标准不清,以致出现档案归档不及时、不完整、整理不规范的现象。


  项目档案管理人员与相关部门沟通不及时,相关要求传递不准确,执行标准规范不统一,造成归档文件收集不齐全,整理不规范。


  个别项目运行周期长,项目档案管理跟踪不到位,造成归档文件原件缺失,补救困难。


  项目建设部门放松对项目档案的收集工作,造成部分档案原件丢失,为补救只能重新购买产品说明书等原件材料,造成财务浪费。


  项目档案管理工作没有纳入合同管理,缺乏项目档案归档相关约束制度。项目档案归档的内容和份数,没有在合同中明文做出约束性要求,造成归档时材料不齐全。


  三是在项目档案管理体制方面存在管理责任不明确现象,造成被动接收,坐等移交的局面。诸如项目档案收集不全、准确性不够、案卷整理质量不高的问题比较突出。


  四是工程项目各类文件收集范围、整理要求不统一,形成项目档案管理制度规范照抄照搬,不适应实际,执行起来困难,操作上难以把握。具体有以下表现:


  1、归档完整率低。工程档案材料没有实行集中统一管理,分散在各个部门或在个人手中保存;一些重要的材料,如工程立项前后产生的各种来往函件及批文、招投标、监理文件等材料收集不齐。


  2、归档材料准确性低。问题主要反映在竣工图上,有的未经认真核对就在施工图上随意加盖竣工图章;有的在施工中作了变更却不发修改通知单,也未把局部变更反映在图纸上。


  3、归档案卷质量不高。有的工程文件虽已整理立卷,但案卷组卷不规范、不合理;保管期限区分不准确;档案的制成材料、书写材料不符合归档要求。


  出现以上问题,主要有三个方面原因:


  1、领导重视不够。没有把档案工作列入领导议事日程,对档案工作中存在的实际问题没有及时帮助解决。


  2、档案工作未能与工程建设同步进行。没有把档案工作纳入工程建设程序,也未列入岗位责任制进行考核。


  3、没有设置与工程建设相适应的档案管理部门和档案工作人员,档案工作没有实行集中统一管理。


  4、项目档案管理人员管理经验少,没有参加相关的培训学习,更缺乏丰富的实践经验。


  针对以上项目档案管理过程中存在的问题,我们通过分析总结,提出以下解决办法:


  一是及时修订出台相应的项目档案管理办法,指导各单位有效开展项目档案管理工作。


  根据中国石化《建设工程项目档案管理规范》(Q/SH0704-2016),修订油田工程项目档案管理规范,针对新建、扩建、改建和技术改造建设工程项目的档案管理,规定了油田建设工程项目档案管理的原则、组织体系、工作职责,明确了项目立项、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收全过程文件材料收集、整理、审查、归档与档案专业验收的原则和方法。从总部层面上要求各单位要认真贯彻执行,按照标准要求,进一步完善工程项目档案管理制度,建立健全项目文件质量、归档范围、整理及移交的实施细则,加强组织领导,加强档案部门与工程、物资采购、参建单位的沟通协调,推动各项制度落实到位。


  二是认真落实项目档案管理主体责任,各单位各部门,尤其是监理部门要加强工程文档过程监控检查和接收审核的把关。档案部门与各职能部门共同参与检查,共同审核把关,确保文件材料准确真实、齐全完整。


  三是严格项目档案管理,各单位经工程主管部门签字认可,形成书面材料报油田档案主管部门,档案主管部门再根据实际情况,与油田工程管理部门结合,形成年度验收计划并严格组织落实。


  四是落实“三纳入”“四参加”要求,做到“五同步”。 建立与工程建设同步的检查、考核工作机制,加强培训指导,确保项目文件真实准确。建设单位应加强对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作的监督指导。按照总部要求,在项目档案管理全过程做到“五同步”:项目档案管理制度与项目管理制度建设同步;项目文件材料质量过程检查通报与项目安全、质量过程检查同步;项目文件材料移交与项目中交同步;项目文件材料审核审查与工程质量生产考核同步;项目档案验收与项目专项验收同步。


  五是加强项目档案管理人员业务技能培训,采取年度定期培训和现场指导教学结合方式,从理论和实践操作两方面切实提升项目档案管理人员业务技能。加强相关标准规范的宣贯和解疑释惑工作,按照项目运作进程,采取前端控制,全面掌握项目从立项、施工、监理、竣工等各环节依据的标准规范,并加强指导和收集工作。项目档案管理人员要深入工程施工现场,了解工程施工工艺及设备仪表等工程有关的现场实际情况,增加对工程项目相关内容的感性认识。


  最后,在项目档案专业验收工作中,要重点做好以下几点:


  一是在项目的立项、设计阶段中,要注意查看工程项目征地和拆迁资料是否收集齐全,尤其是涉及拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全,这部分资料在日后查考中占有很重要地位。例如,征地用地申请书、红线图、坐标图、征地拆迁、安置、补偿相应的批准文件等等。


  二是要注意项目在招投标过程中产生的资料收集是否齐全,尤其是参加招投标人员在评议或评标过程中,针对具体项目不同标段形成的评分表等材料。同时,还应加强对未中标方位标书的收集归档工作。


  三是在项目施工阶段,要注意检查施工基础资料是否齐全,尤其要注意设计变更与测试、沉降、位移、变形监测记录、质量检查等材料,同时应仔细检查施工基础资料的修改方式是否符合有关规定。


  四是要检查监理档案收集是否齐全完整,包括监理月报、开停工令、设备材料报审、计量支付等材料,尤其是在监理规程规定反映履行“三控制”职能的文件材料是否收集齐全。


  五是在工程竣工及试运行期间,注意试运行记录是否齐全完整,竣工图是否能反映竣工后的真实状况,与变更是否一致。另外,预、决算形成的文件材料等应直接整理归入工程项目档案。


  六是要查看声像档案收集是否齐全完整。收集范围包括:建设前原始地形、地貌;形式典礼、或著名人物参加相关活动照片;项目相关评审、纪要会议等具有保存价值的照片、录音等。


  工程项目档案管理应本着问题导向,及时总结归档过程中遇见的各种问题并加以协商解决,为工程施工、竣工投产和运行、技改直至报废等工程全生命周期提供全面准确的服务,充分发挥电子档案利用的优势,不断提升工程项目档案管理水平。


  (作者单位:中石化胜利油田分公司档案管理中心)

责任编辑:王兴钊

0
版权声明©
本网站所有内容版权归项目管理评论杂志社及相关权利人(本网站的资料提供者)所有,未经项目管理评论杂志社明确书面许可,任何组织及个人不得复制、转载、摘编本网站的内容,也不得在本网站所属的服务器上做镜像或以其他任何方式进行使用。凡未经许可擅自转载,均视为侵权行为,本网站将依法追究其责任。
热点:ppp    新能源    敏捷   
关于我们 - 广告服务 - 联系我们 - 诚聘英才 - 隐私声明 - 杂志订阅 - 在线投稿 - 下载专区 - 网站地图
项目管理评论 版权所有
有意与本刊合作者,请与项目管理评论联系。未经项目管理评论书面授权,请勿转载或建立镜像,否则即为侵权。
合作电话:010-58383379 E-mail:pmr@pmreview.com.cn 京ICP证13028000号-3
PMI, PMP, PMBOK and the PMI logo are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

技术支持:原创先锋_北京网站建设