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代建制下医院建设项目档案管理工作

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2017年10月19日    作者:陶玥    来源:微信公众号“睿医界”

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  目前我国大多数医院都是建国后新建的,空间规模和形式已远不能适应新的医疗流程和设备要求,尤其是大型医院门诊量剧增,就诊空间拥挤,住院病床面积小,床位少,严重无法满足患者就医需求。大型医院承担着全省医疗事业的重任,政府部门和医院共同投资新建或扩建医院以满足未来发展的需要。为严格控制建设工程的项目投资、工程质量和建设工期,政府部门通过委托或招标的方式,选择专业化的项目管理单位代理投资方和建设单位负责项目建设的具体实施,经过规定的程序,竣工验收后交付医院使用。作为一种新型的管理模式,代建制下相应的工程建设档案工作也有新的变化。


  医院工程档案的特点工程档案是城建档案的重要组成部分,除了具有档案的原始记录性、不可再生性等一般特点之外,还有其自身的特点,既具有普遍性也有特殊性,工程档案涉及的专业极为广泛,形成的部门众多,这种多源性决定了内容的专业性,工程档案真实记载了工程项目建设的全过程,汇集了规划、消防、环保等多个与城市建设相关的专业行政管理部门的审批文件和专业文件,而大型医院的建设又涉及市政工程、公用设施、交通,工业、民用建筑等多个大类,体现形式上又包括了纸质、磁介质、感光材料、光盘以及模型、实物等多种载体。管理好医院建设工程档案,有助于工程本身的顺利进行,有助于工程竣工后后续工作的开展及日常使用和维护维修工作,更有助于为今后其他相关改造工程提供有利经验,真实、直面的反映医院的基本建设历史和现状,因此,医院建设工程档案管理工作的重要性不言而喻。


代建制下工程档案管理中存在的实际问题


      (一)职责分工不明。每个工程项目的建设都遵循基本建设程序,每个程序产生的工程文件都是相辅相成、不可或缺的,有着很强的程序性,大型医院建设过程中,由于长期以往的传统观念,使得工程档案并没有受到广泛重视,工程档案管理往往滞后,科室分工不明也导致工程前期资料的收集分散,没有及时归档导致保存不全,进而可能影响后续工作的开展。有的工程中代建单位仅仅负责工程的建设,在建设管理中行使了业主职权,但开展档案管理工作的意识较为薄弱,造成建设单位和代建单位对档案管理的管辖不明确,档案工作脱节,严重的会影响到工程的顺利进行。


  (二)工作开展不及时。大型医院项目从立项到竣工,工程的建设周期很长,如涉及拆迁历时可能需要十几年,文件积累周期长,积累数量庞大,如不能在早期重视档案管理工作,待缺失后再补资料,势必造成档案管理的混乱。在以往工程建设过程中,个别施工单位只注重经济效益,完成的工作资料没有及时收集,散落在各个项目处不能集中管理,初期档案整理工作缺少专职档案管理员具体负责,难以做到全程跟踪、同步管理。为了完成任务不得不事后补手续,这样形成的档案真实性可想而知。


  (三)查找利用不方便。工程建设期间经常需要查找资料,借阅文件,管理不规范会直接影响办事的效率,有时候一份资料多人找,半天找不到,既浪费时间又浪费人力物力,办事效率低下。


如何加强代建制下工程档案管理


  (一)制定规范的档案管理制度。规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法规和规定,结合医院实际情况和单位领导对档案管理的相关要求特制订档案管理制度是必要前提。规范建设工程档案资料的编集、保管、查阅和报送工作,可以提高建设工程项目管理水平。近年来,我院在库房、设施、人员方面都配备齐全,按照规范的制度要求逐步完善,为档案管理工作规范化、标准化打下基础。


  (二)加强培训,提高素质。医院基层档案人员对行业标准知之甚少,档案管理日常工作仍滞留在对档案的外观整理,基本的分类和组卷上,满足于贮存型、保管型档案管理,对案卷的内在质量的把握、开展文档一体化、深层次编研档案信息的开发等方面不够深入。档案队伍以兼职居多,难以抽出时间来自学档案业务,对档案法律法规、新标准,对档案专业知识了解不深,缺乏档案管理、信息管理的专业人才。由于档案的科学管理直接影响到医院今后的维修、改造、扩建,需要档案人员除了具备较高的档案基础知识技能外,还要加强对档案先进管理方法进行重点学习,建立培训目标,搭构体系框架,国家档案局明确规定,企事业单位从事档案专业管理专业技术人员,均应加强继续教育,不断提高创造能力和专业技术水平,有助于全面提高医院档案管理整体素质。


  (三)做好全程跟踪,同步管理。


  工程档案工作从工程建设的立项、征地、勘察、设计、招投标、施工直到竣工验收、交付使用等,各环节、各步骤之间客观存在着不可颠倒的先后顺序,这个先后顺序是建设工程项目的客观自然规律,工程文件的产生有着很强的阶段性、程序性和过程性的特点,担负着服务工程活动、推动工程进程的任务。工程每一阶段、每一个环节都有相应的资料产生,因此要求档案管理人员对每一个阶段、每一个环节中会产生的文件做到心中有数,按进度及时跟进收集,结合重要性和专业安全存放。随时关注进度和各参建单位人员收集的资料并与之保持密切联系,代建单位要负责业主、监理、施工总包单位定期检查,及时查验资料是否完整、整理是否规范,对遇到的问题给予指导解决,避免验收时大量资料出现遗漏和返工现象。


档案管理工作中的体会


  (一)确保档案的安全性。工程建设中档案工作的安全性是第一位的。尤其是设立在工地现场的办公地点,档案库房的安全十分重要,工地现场情况复杂,人员杂乱,偶有渗水断电情况发生,必须严格做好防范措施,确保库房符合档案管理所规定的防火、防潮、防水、防虫蛀的标准要求,保证档案的安全存放。同时利用有记录,借用有登记,移交有单据,具备条件的及时向院综合档案室移交,有效杜绝安全隐患。


  (二)做好归档检查工作。做好归档前的鉴定工作,根据《建设工程文件归档规范》,结合城建档案馆归档规定,对代建方移交的材料将不属于归档范围的文件剔除,对应归档的文件进行重点检查和及时更正。如有质量不合格、文件不齐全的文件资料予以退回更正,及时与文件来源方联系补充完整并做好相关说明,以备将来有据可查。


  (三)做好档案利用工作。除了做好平时档案的查找和借阅工作,还需加快档案信息数字化建设,档案管理者要改变传统思想观念,把先进的计算机技术有效应用到档案管理中,充分开发档案利用价值,不仅可以提高档案管理的工作效率,还可以对档案信息进行合理配置,从传统的信息保管转变到管理服务职能。信息化管理可以加强档案的利用率,以往一份档案同一时期只能一个人借阅,别人需要用只能等待借阅完毕才能续借,全面信息化就可以满足不同需求,可以实现档案资源的共享,有利于建立一个完整的信息化网络,同时也节约人力、物力、财力。


结语


  代建工程档案工作的重要性不言而喻,责任重大,需要代建方和院方共同努力有效开展,档案人员要积极主动提前介入其中,做好工程档案的建档工作,确保工程竣工后档案的完整、准确、系统、安全,医院今后的改建、扩建、维修和维护工作才得以顺利进行。

责任编辑:王兴钊

标签:建设项目
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