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信息技术在物业管理中的应用

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2015年02月02日    作者:章辉赞 张红 季如进    来源:工程经济

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  物业管理作为中国的新兴行业之一,正处于从起步走向成熟的阶段。而信息技术作为各行各业提高工作效率的主要工具,在物业管理中的广泛使用,必将推动行业管理水平的逐步提高。


  1 我国物业管理信息化状况


  我国物业管理信息化起步较晚,但从起步至今已经历了三个阶段。


  (1)初级阶段。起初的物业管理应用软件基本上都由物业管理公司自行开发的,功能简单,仅限于房产资料登记、客户资料管理,而且都是在DOS平台下单机运行。


  (2)专业化阶段。近几年,随着计算机技术的不断发展和物业管理水平的日益提高,特别是在上海、北京等地,物业管理信息化步伐加快,出现了物业管理软件专业开发商。计算机专业人士的参与,极大增强了物业管理软件的功能,基于Windows平台的单机版、网络版等大型管理软件不断涌现。


  (3)智能化阶段。利用现代计算机技术、通讯与网络技术、自动化控制技术和IC卡技术,通过有效的传输网络,实现多元信息服务、物业管理、安保防灾及住宅智能化的系统集成。计算机的广域网络技术的应用、Internet与Intranet技术的应用,办公的自动化以及与智能化系统、金融电子系统的结合,都是物业管理的信息化的发展方向。


  物业管理信息化的发展极大带动了物业管理整体水平的提高。同时,物业管理也只有采用先进的信息技术,才能更强地促进物业管理向规范化、科学化的发展,从而提高物业管理的效率。


  2 物业管理信息系统


  物业管理要实现大的发展,就必须从现在起抓住机遇,大力推广使用现代化的管理手段。其中,信息系统应用水平已成为衡量物业管理公司实力和竞争力的重要标准之一。


  2.1 物业管理信息系统的含义


  物业管理信息系统,是利用计算机硬件和软件,对物业管理中的建筑物、住户、费用、工程、管理人员、绿地、附属设施、治安消防、交通、清洁卫生、投诉等信息资料统一进行一系列收集、传递、加工、存储、计算等操作,反映企业的各种运行状况,辅助企业决策,促进企业实现规划目标的应用系统。


  物业管理信息系统是专用于物业管理的一套事务处理软件,是一个十分庞大的系统,现在国内外许多软件公司开发了这方面的软件。


  国外相关的软件内容非常丰富,且具有高水平的系统完整性,提供了广泛的实用范围。主要的模块有:出租管理、预算管理、支出管理、总会计、协作单位、房屋现状勘察管理、工资与人事管理、物业维修管理、书面材料管理等。


  2.2 物业管理信息系统的特征


  从计算机参与物业管理的角度出发,一个物业管理信息系统应具有如下特征:


  (1)包含物业管理全过程的各种功能模块,并能够将各功能模块的相关数据有机联系起来。物业管理信息系统应能够记录每天发生的各项管理事务,如治安、投诉、房屋维修、设备保养及维护、工程施工等。存储的数据信息格式要多样化,如数字、表格、图纸、录像、声音等。这些数据应能够满足物业管理需要,防止缺失;同时数据要有机结合,避免出现数据冗余、不一致等现象。


  (2)界面友好,输入灵活方便,输出实用、美观。信息系统应采用标准化通用界面,让一般住户无需经过专业培训即可使用。输入方式灵活多样,能够直接将一些设备采集数据引入系统,同时能检测、保障输入数据的安全与准确。输出可选择表格、图像等格式,并能兼容多种输出设备。输出结果要便于管理人员分析、决策。


  (3)具有强大的数据处理能力。物业管理信息系统要能很方便的实现不同数据格式间的相互转换,对输入的各种数据自动分类处理,尽量减少使用者过多参与数据处理的中间过程,以防止因使用者误操作而导致最终结果失真。根据积累的数据资料,信息系统能够辅助分析各类设备的运行情况及存在的问题,并提供可参考的解决方案。


  (4)与其它相关软件具有良好的兼容性。信息系统能够把系统中的数据输出到其它软件中,利用其它软件的特长进行处理或输出(如利用文字编辑工具输出系统中的资料和提供系统中的数据供图形处理软件使用等),也可以把其它系统中的资料输入本系统使用或直接调用其它系统的功能(如把制图软件中的建筑图等自动引入系统或调用三维图形制作软件,显示房屋状况)。


  (5)利用网络系统,实现管理者与住户、住户与住户间的交流。管理者能够很方便的发布相关信息,住户很容易获得物业管理部门的信息,及时了解他们的工作并予以监督。住户间也能够通过信息系统加强交流。


  (6)维护方便,便于升级。随着物业管理在实践中不断发展,其业务也经历着进一步精细、扩展的过程。物业管理信息系统应适应新的发展需求,能够在旧的版本上很方便的进行更新,维护信息系统的完整性和连续性,避免因系统更新导致原有数据等重新整理的困难。


  3  物业管理信息系统的建立与应用


  物业管理公司在建立和应用物业管理信息系统中,需要综合考虑管理范围、管理深度、管理流程的规范化程度、员工计算机水平及投入资金等因素。具体来说,建立、应用物业管理信息系统应当遵循下列步骤:


  (1)分阶段实施,明确阶段目标。物业管理信息系统应根据物业管理公司及其业务具体情况分阶段进行。分阶段实施避免了一次性开发周期过长带来的风险,既能提高当前投资效益,又能满足未来可持续开发。开发物业管理信息系统必须明确各个阶段的目标,不能一味贪大求全,而应采用模块化设计逐步完善系统功能。


  (2)加强宣传,促进各业务部门的积极参与。物业管理信息系统开发的成败,关键在于该系统是否很好的反映了物业管理的业务流程,是否便于使用者操作。物业管理是以人为中心进行的,软件系统等作为辅助工具,必须服从使用者的习惯。因此在系统开发中,物业公司应充分认识到物管信息化的意义,加强宣传,促进各业务部门的积极参与, 真正提高物业管理信息系统的实用性。


  (3)与系统开发商保持密切合作。信息系统的最终实现需要专业的系统开发商来完成。物业管理公司应加强与系统开发商之间的交流,使其明确公司采用信息系统期望达到的要求。同时,系统开发商还应在系统使用、系统更新等方面提供技术咨询和技术支持。


  (4)建立信息系统使用制度。物业管理公司必须采取强有力的措施推动信息系统在物业管理各项工作中的应用。尤其是在信息系统刚开始使用阶段,各种原始数据资料的搜集与输入工作繁重,需要有专人负责完成。进入正常的运行阶段后,要建立定期数据整理与检查的制度,保证系统数据完整并及时更新。信息系统使用制度的建立,能够促进物业管理业务进一步规范。


  (5)对员工进行定期培训。物业管理公司要制定以掌握基本知识和常用软件操作为目标的短期培训计划;同时,要从整体上提高员工使用计算机的熟练性以及使系统的使用走向制度化为目标的长期培训计划。通过认真、系统的培训,使员工充分认识到物业管理信息化的重要性和价值,理解好系统操作模式和相关流程,正确把握技术规程和要领,从而使整个系统资源得到充分的应用和发挥。此外,新软件的采用或系统的升级,都要求对员工定期进行培训,以跟上技术的发展。

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