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海外工程项目全周期风险登记簿的构建与实践

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2019年04月02日    作者:张宏亮    来源:国际工程与劳务

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  海外工程项目的成功发展实质上是正确认识风险、管理风险和把握机会并获得成功的历程。本文基于央企海外项目风险评估经验,介绍海外项目全周期风险登记簿的构建方法和信息化经验,阐述建设项目风险登记簿的必要性以及在管理风险过程中发挥的作用,为工程企业的海外业务高质量发展提供基础和保障。


项目风险登记簿的内涵


  风险登记簿又称风险登记册、风险登记单或风险登记表等。掌握风险登记簿的内容及其演变过程对理解和管理风险非常有帮助。


  风险登记簿内容产生于风险识别。最初的风险登记簿包含已经识别出来的风险描述清单。经过风险定性分析后,这些风险清单被结构化分类并进行管理优先级排序,再经过风险量化分析,风险登记簿中增加项目目标(如费用、进度、净收益等)变化范围和成功概率等信息。


  经过风险管理措施设计,风险登记簿内容被进一步扩大,增加了具体的风险应对负责人、风险管理措施、可能的衍生风险等信息。在后期风险管理和监控阶段,风险登记簿还将补充风险管理措施执行、执行后的风险状况以及新增风险或补充风险管理措施等内容。


  风险登记簿在管理风险过程中具有两方面基本作用:一方面,它记录了风险识别、风险评估和风险管理信息,并促进这些信息在项目管理者之间的传递和交流;另一方面,风险登记簿本身提高了项目管理过程中风险决策的质量及制定效率。


项目风险登记簿的信息化构建过程


  项目风险登记簿的信息化不仅意味着构建电子信息记录载体,而且还构建了一个在功能上涵盖风险评估与管理全过程活动的信息系统。基于此构建思想,一个风险登记簿信息系统被开发用于央企海外项目风险评估实践。它融合了风险评估、知识管理以及互联网思维,功能涵盖风险识别、定性风险分析、风险量化分析、管控措施设计、风险分配、风险管理、监控预警、风险交流和知识管理。除了风险管理主体功能,风险登记簿信息系统还提供了新闻、文件、视频和经验等信息频道,形成综合性项目风险信息平台,实现了项目风险的动态评估和管理。其构建过程如下。


  一、建立风险分解结构


  项目组首先按照项目环境、项目组织、项目任务和项目管理对项目风险进行一级分类,在此基础上再细分为政治风险、经济风险、社会安全风险、基础设施与行政效率风险、社会人文环境风险、人力与资源环境风险、项目融资风险、项目建设风险、项目运营风险、项目财税风险和项目法律风险11个二级分类。二级分类被进一步细分为30个三级分类,风险分解结构的最后一级为具体的项目风险。


  二、建立风险数据库和风险清单


  项目组在识别和评估风险之前,通过翻阅和整理企业风险案例、新闻评述以及学术文献,编辑并建立了包含600个风险的海外工程项目风险数据库。数据库采用结构化方式描述风险信息,包括风险源、风险事件、风险结果和管理措施,并为每条风险增添了案例背景、分析评估、综述评论、管理建议等相关内容。风险数据库的建立为项目风险评估提供了案例和知识基础。


  为了进一步提高风险评估效率,项目组从风险数据库中摘取重要且常见风险,形成供项目不同阶段(市场开发、项目执行)使用的风险清单。清单上的项目风险按照风险分解结构组织排列,为项目人员提示常见项目风险,便于指导项目人员在时间有限的情况下快速、有效辨识风险。


  三、识别和描述风险


  项目风险登记簿采用“风险五要素”法识别和描述风险。风险五要素指风险主体、风险事件、影响主体、风险结果和影响目标。其中,风险主体指风险发生的来源,也可能是风险发生时依附的条件或环境。风险事件指风险主体促使或引发的事件或条件,它们的出现或变化导致了风险的发生。影响主体指项目管理中某个环节、工作内容或者活动的某个步骤。风险结果指风险事件发生后给影响主体带来的直接或间接不利影响。风险结果会影响项目管理目标(即第五个要素)的顺利实现。这五个要素信息可以完整、全面地描述存在于项目管理过程中的各类风险。


  四、评估项目风险


  项目组首先界定描述风险发生的可能性(风险概率)以及风险发生后带来的不利影响(风险影响)的顺序量表,并尽可能给出清晰、量化评判标准,其中风险概率顺序量表采用线性量化标准,风险影响采用非线性量化标准。在此基础上建立概率影响矩阵,其中矩阵横轴表示风险影响,纵轴表示风险概率,并依据风险偏好与容忍度,划分概率影响矩阵为红色、黄色和绿色三个不同区域,红色区域为高风险区域,黄色为一般风险区域,绿色区域代表低风险。项目组成员在风险登记簿信息系统中按照逐点定级的要求对风险进行客观评估打分,个人打分加权平均后形成该风险最后得分。依据风险得分在概率影响矩阵中的位置,确定项目风险的大小和严重程度。


  五、制定风险管理措施


  为了提高风险管理措施的合理性和可执行性,项目组首先为风险选择并指派管理负责人,然后将设计、协调和确定风险管理措施的职责委派给风险管理负责人。在后面项目执行过程中,也是由风险管理负责人负责执行风险管理措施,并负责汇报管理措施的执行效果和项目风险状态。当管理措施的执行涉及多个部门和多个人的时候,由风险管理负责人组织协调。即使风险已经被转移给第三方,风险管理负责人仍然要负责监控风险的动态变化,并做好风险发生后的应急预案。风险管理负责人负责做好该风险管理过程和效果的记录工作,并将完整的记录信息录入到风险登记簿系统。


  六、促进风险管理交流


  为了促进风险管理交流,项目风险登记簿在设计上融入“互联网+”知识社区理念。项目管理者在系统中建立自己的风险登记簿,选择风险登记簿项目组成员,并在项目组成员内部实现信息共享。通过风险登记簿,项目组成员可以协作发布、编辑和完善风险信息,并可以针对每条风险发表产生背景、数据分析以及观点讨论等评论信息,还可以针对观点和评论给出支持或反对投票。当有新的评论信息出现的时候,风险登记簿系统会更新项目风险条目状态,并给相关成员发送信息提醒。风险登记簿系统会记录并显示信息和评论的发布者及发布时间,项目组成员可以通过信息和评论找到对应发布者,进行单独或深入交流。


  七、打造综合信息平台


  除了风险管理主体功能,项目风险登记簿系统还提供了新闻、文件、视频、经验和预警五个信息频道。通过信息频道,项目组成员可以在风险登记簿中添加与项目相关的国内外新闻信息、商务或技术文件、录制的各类视频文件以及企业内外部项目风险管理的经验做法及效果。此外,当项目组成员预测风险即将发生时,可以通过信息频道发布预警信息并将信息发送给所有其他项目组成员。这些频道信息与风险管理主体信息一起形成“立体化”“多层次”项目风险信息平台,为项目风险管理提供丰富的信息支持和决策帮助。

标签:工程
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